IT・システム企画

ITツールは無料から始めて、ステップアップしていく

「ITは高い!」とお考えの経営者の皆さん。それは20年前の話です。
今は無料から始めて、無理なくステップアップできるツールが溢れています。
使わない手はありません。

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無料お試し→ミニマム導入→上位プラン

中小企業がITを導入・利用できない理由の1位は、「コストが負担できない」です。

中小企業がITを導入・活用できない3つの理由とその対策中小企業がITを使いこなせない理由トップ3は以下の通りです。1.コストが負担できない 2.導入の効果が分からない、評価できない 3.従業員がITを使いこなせない。本記事では、これらの悩みを解決してITを使いこなす方法について解説します。なかなかITを活用できないと悩んでいる経営者は必見です。...

このように考えている中小企業こそ、無料プランから始められるITツールを活用していただきたいです。

無料のITツールを使いこなして生産性・効率を上げよう世の中には便利で無料のツールが溢れています。使わなきゃ損です。この記事ではスモールビジネスやフリーランスが活用したい無料のITツールをご紹介します。予算の限られた組織には助け舟になるだけでなく、生産性向上にもなるでしょう。しかも使い続けるとITスキルが上がっていきます。...

価値を感じなければ、投資の意思決定ができないからです。
しかし、使ってみなければ価値は分かりません。

無料から始めて、本当に必要な少しお金を使ってみる。
さらに機能が必要になったら、投資金額を上げる。
このように、効果を感じながら利用範囲を広げていくので納得感があります。

ちなみに、ミニマムな導入では、多くのツールが従業員1人当たり、月額1,000円程度です。

月額1,000円の投資で、組織を変えていくIT活用の第一歩は1人月額1,000円の投資から。G Suite、MS 365、kintoneなどを活用することで、業務効率化・リモートワーク・事業継続性向上が得られます。ただ、大変なのは投資コストよりも、組織変革です。トップのリーダーシップが成功可否を決めます。...

無料・ミニマムプランから始める具体例

では具体例を見てみましょう。
最初にご紹介するのはグループウェアです。

グループウェアで生産性を上げるためにはMicrosoft 365やG Suiteを契約していても、メールとカレンダーしか使っていない中小企業が多いそうです。この記事では、メールやカレンダー以外に活用したいクラウドストレージ、Webミーティング、チャット、情報共有サイト、フォームについて解説しました。...

G Suite

Googleが提供するグループウェア(G Suite)は、一部は無料で個人でも使うことができます。いわゆるGoogleアカウントです。

カレンダー・メール・スプレッドシート(表計算)・ドキュメント(文書)・スライド(プレゼンテーション)・ドライブ(クラウドストレージ)などが無料で使えてしまいます。

まずは個人で効果を体験しつつ、組織で利用する場合にはユーザー管理などをした方が良いですから、法人向けのG Suiteを契約することになります。

G Suite(個人Googleアカウント)→G Suite(14日間無料)→Basic(680円)→Business(1,360円)→Enterprise(3,000円)

基本機能を備えたBasicでも1人当たり月額680円ですから、スモールビジネスでも無理のない金額です。と言うより、1時間のアルバイトより安いのですから驚愕です。

Microsoft 365

既にExcel、Wordなどのパッケージを既に使っている場合、チーム連携のためのTeamsやクラウドストレージだけを利用するBasicプランから始めるのも現実的です。

Business Basic(540円)→Business Standard(1,360円)→Business Premium(2,180円)

ExcelやWordを数年使ったら、Standardに上げて乗り換えていくのが現実的でしょう。

サイボウズOffice

日本の中小企業では良く見かけるサイボウズOfficeです。
以前は無償の「サイボウズLive」がありましたが、2019年4月にサービス終了しました。

30日間お試し→スタンダードコース(500円)→プレミアムコース(800円)

G SuiteやMicrosoft 365と異なり、表計算・文書・プレゼンテーションなどのツールはありません。ですから実際には、G SuiteやMicrosoft 365と組み合わせて使うことになるでしょう。

Zoom(Web会議ツール)

リモートワーク(在宅勤務)と共に一気に広がったZoomです。
1対1のミーティングなら、どれだけ使っても無料です。
3人以上のミーティングの場合、無料版だと40分で切れてしまいます。

無料→プロ($14.99)→ビジネス($19.99)→エンタープライズ($19.99)

余談ですが、Zoomは日本円で契約すると損です。ドルの方が安いです。

Slack(チャット)

こちらも利用者が増えているSlack。
チームのコラボレーションを推し進める情報のハブです。
こちらも無料プランがあります。

無料→スタンダード(850円)→プラス(1,600円)→エンタープライズ

会計freee

会計ソフトを乗り換えるのは大変ですが、30日間の間に日常の取引登録から、月次決算まで済ませておくと、良し悪しが判断できます。

30日間お試し→ミニマム(1,980円)→ベーシック(3,980円)→プロフェッショナル(39,800円)

どのツールに関しても、必要がなければ上位プランに上げる必要はありません
「もう限界だ!」と感じたとき、つまりある程度使い込んで価値を感じてから、上位プランに変更すると良いでしょう。

納得感を持って投資できるはずです。

ステップアップしつつ、組織のIT活用スキルを上げていく

ここまでご紹介したような形でITツールを活用すれば、「コストが負担できない」ということは無いでしょう。

仮に有料プランを利用するとしても、スタッフ1名当たり月額1,000円も投資すればITツールは使えてしまうのです。使い込んでいっても月額1万円もあれば、相当色んなことができます。

ちなみに私は月額2万円ちょっとをITツールに使っています。

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まずは月額1,000円から。
そして必要に応じて利用金額を上げていく。

そうすることによって組織のITリテラシーが上がっていきます。
さらに「変化すること」に組織が慣れていきます。

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私自身、IT導入・活用を支援する中で、お客様の組織そのものが変化していくのを見てきました。

最初は硬直的な組織で、新しいITツールを導入するたびに抵抗・反発がありました。そんな組織でも、IT活用を続けていくうちに、少しくらいの変化は日常的という組織文化に変わっていくのです。

ITを活用して事業の成果を上げつつ、変化に強い組織になっていく。
そのためにも、無料→ミニマム→上位版とITツールを活用していきましょう。

まとめ
  • 無料→ミニマム→上位版とITツールを利用していく
  • 価値を感じてからお金を払うので、納得感が強い
  • 「コストが負担できない」がなくなり、組織が変わっていく



【編集後記】
IT活用企業への取材を進めています。
その会社ごとに置かれた状況が全く異なるので、常に新たな気づきをいただけます。


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