中小企業がITを導入・活用できない理由と、その解決方法をご紹介します。
中小企業の経営者、システム担当者は自社に当てはまるところを確認してみましょう。
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中小企業がITを導入・利用できない理由トップ3
平成30年版の中小企業白書によると、中小企業がITを導入・利用する上で困っている点は、上位から以下のようになっています。（）は私が追記したものです。
- コストが負担できない（お金）
- 導入の効果が分からない、評価できない（目的・効果）
- 従業員がITを使いこなせない（人材）
これらについて、確かにそうだよなと思いつつ、解決方法もあります。
コストが負担できない
まず最初に「ITは高いもの」という認識を改める必要があります。
ITに関わるコストは、間違いなく安くなっています。
かつてはIT（システム）を導入しようとすると、サーバー（大きいパソコン）を購入する必要がありました。サーバーにWindowsなどのOSと、利用するソフトウェアをインストールしていたからです。
しかし、今はサーバーを購入する必要はなくなりました。このブログでは何度も繰り返して書いていますが、中小企業はクラウドを（購入ではなく）利用するので十分です。
サーバーを購入すると、それだけで数10万円とか100万円がすっ飛びますが、クラウドを利用するだけなら、月額数100〜数万円で済みます。IT導入のコストは10年前と比べると10分の1以下になっています。
とは言え、お金が掛かるのは確かです。システムそのもののコストは安くなっても、それを導入してくれる専門家のコストは、あまり変わっていません。今はシステム費用よりも、専門家の費用を意識しておく必要があります。
どうしてもお金が足りない場合は、融資を受けたり、補助金・助成金を活用しましょう。IT投資に関しては活用できる補助金・助成金が増えてきています。国も中小企業の生産性向上を大きな課題と捉えているからです。
導入の効果が分からない、評価できない
この悩みは、すごく真っ当な悩みだと感じています。システムを導入する、つまり投資をする以上、その効果を把握したいというのは、経営者としては当然のことです。
システムを導入することが目的なのではなく、利用して結果を出すことが目的です。
ですから、システムを検討する以前に、何のためにシステムを活用したいのか？を明確にしておく必要があります。（この点、大事なので何度でも強調したいです）
ホームページやCRM（顧客管理）ツールなど、マーケティング・営業に関わるシステムは、比較的効果が測定しやすいです。
一方、チャットやWebミーティングなどのコミュニケーションツールは、効果測定がしにくいものです。コミュニケーションツールだけでなく、パソコンやスマートフォンなど、ITインフラについては、金額的な評価は難しいです。
働き方がどう変わったか？どの程度活用されているか？など、別の評価基準を設けておいたほうが良いでしょう。従業員アンケートを取るのも良いですね。
システムを導入する前に、導入したら何をKPI（評価指標）にするのか？を明確にしておくことが望ましいです。
従業員がITを使いこなせない
「従業員が使いこなせない」、この言葉に、私は強く違和感を感じます。
この答えが出てきた背景を想像しながら、コメントしていきます。
従業員以前に経営者が使いこなせない
「中小企業あるある」なのですが、「従業員が・・」というコメントには、経営者自身が棚上げされていることが多いです（笑）
「従業員が使いこなせない」ではなく「経営者が使いこなせない」なのです。自分が使えないのにも関わらず、「いや〜、うちの従業員はITが弱くて」という経営者には、何度もお会いしたことがあります。
従業員の立場からすると「あんた（経営者）が使わないから、うちらも使わないんでしょう。どうせ入力しても見てくれないんだから。」と。中小企業においてIT導入・活用の旗振り役は間違いなく経営者です。従業員任せにしないようにしましょう。自分が苦手でも。
単に操作方法が分からない
単に操作方法が分からないという問題です。これは慣れの問題だけです。確かに画面構成が分かりやすい・分かりにくいなど、色んなシステムがあります。分かりやすいシステムが増えているとは言え、まだまだ分かりにくいものも多いです。（e-Taxとか最悪です・・）
操作方法が分からないのは、慣れの問題です。「今までのやり方」にとらわれすぎているかもしれませんので、一度アタマを白紙にして、慣れていきましょう。どんなシステムでも、慣れるまでは大変です。
使いこなす必要はない
システムは、そもそも使いこなす必要はありません。エクセルの全機能を使いこなしている人は、この世の中には居ないのではないでしょうか。あんな安価なソフトでも、使いこなせないのです。
システムは何らかの目的を達成するために使うものです。そのために必要な最低限の操作を身につければ、それで十分です。
IT的な思考法ができない
システムの問題というより、前提となる知識・思考法の問題があることが多いです。例えば「マスタ」という考え方ができていないと、システムを使うのを苦労します。
一般的な会社ですと
- 顧客マスタ
- 商品マスタ
- 社員マスタ
などが存在しています。ある顧客に対して商談が発生した場合、提案中の商品が関連付けられます。そして担当している社員が商談に関連付けられます。
社内にどんな情報があって、どういう関係にあるのか？構造化するアタマの使い方ができないと、「何をやっているのか？良く分からない」ということになります。「マスタ」とか「ルックアップ」という考え方を身につけると、大抵のシステムは使うのがラクになります。
日頃からツールやアプリを使いまくれ
実はスキルに関しては、悩みを解決する簡単な方法があります。
無償のクラウド・スマホアプリを使いまくることです。
- 個々人のスケジュールはGoogleカレンダーを組織で共有（紙の手帳は禁止）
- 社内のコミュニケーションはSlack（メール禁止）
- ミーティングはリモートからZoomやGoogle Meetで参加（顔を合わせて・・は禁止）
- ファイル（データ）はDropboxやGoogleドライブに保管・共有
- プロジェクトのタスク管理はTrello
あくまでも例に過ぎませんが、ここに挙げたものは無料で利用できます。
日頃から新しいツールを使うことで、新しいシステムを導入するときにも適用しやすくなります。操作を間違えたところで大した問題は起こりませんので、気軽に始めてみましょう。（重要なデータを入れるのは、操作に慣れてから）
本当に苦手という方は、まずはスマートフォンでスケジュール管理をすることをお勧めしたいです。
中小企業がITを利活用できない理由トップ3と、その対策をご紹介しました。
「自社も当てはまる」と感じるところは、ぜひ改善してみて下さい。
こちらは関連記事です。どうしてもITが苦手という経営者は、何をスタッフに任せて、何を自分で取り組むべきかを整理しました。
はじめてIT活用に取り組まれる企業向けのサービスも提供しています。
- IT導入・活用コストは10年前の10分の1
- 導入前に目的を明確にして、評価指標を決めておく
- 日頃から無償のツール・アプリを使ってスキルを上げる
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【編集後記】
妻と息子が、明日行われる静岡マラソンに向かって出かけていきました。
私は怪我が長引き、トレーニングすら復帰できてないのでお留守番。
そろそろランナーであることを忘れてしまいそうです。。
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