IT・システム企画

月額1,000円の投資で、組織を変えていく

月額1,000円の投資で組織が変わっていくとしたら?
経営者には驚きかもしれませんが、決して大げさではありません。

<スポンサードリンク>



月額1,000円で何が得られるのか?

正確には従業員1人当たり、月額1,000円」で組織を変えていくことを提案しています。
10名の会社なら月額1万円。30名の会社なら月額3万円。
新たに社員やパート・アルバイトを雇うことを考えたら、明らかに安いです。

この投資によって、何が得られるのか?
詳細は追ってお伝えするとして、先に結論をお伝えします。

  • 業務効率化
  • 柔軟な働き方(テレワーク・リモートワーク)
  • 事業継続性の向上
  • 変化し続ける組織力

要するに、この変化の激しい時代において、今後組織として生き残るためのエンジンを手に入れるキッカケとなります。

グループウェア(G Suite)を活用する

ではなぜ、月額1,000円でそんなに組織が変わるのでしょうか?
答えはグループウェアです。

例えば、Googleが提供するG Suiteには、組織が連携して仕事をする上で、必要なツールが詰まっています。

  • メール
  • クラウドストレージ
  • 文書・表計算・プレゼンテーション
  • カレンダー(スケジュール共有)
  • ビデオ会議・音声会議
  • チャット(メッセージ)

など。これらが詰まって1人月額680円です(Basicプラン)。
これらを利用することによって、全てではないにせよ、以下を実現することができます。

業務の効率化

1つ目は業務効率化です。
G Suiteをある程度使えれば、業務効率は圧倒的に変わります。
紙書類と電話を中心とする組織と比較すると、数倍~10倍は変わります。

文書をクラウド上で共有・保管できるようになると、紙書類が無くなっていきます。
印刷するコスト・時間の削減、紙を紛失することによる情報漏洩リスクの削減ができます(情報漏洩事故のトップ媒体は紙です)。
また、上司の承認(ハンコ)を待って数日経過、などということが減っていきます。

会議日程を調整するだけで何日も使うことはなく、関係者が空いている時間をツールが自動的に挙げてくれます。口頭でのやりとりを減らし、チャットを利用すると、少しずつコミュニケーションが円滑・オープンになっていきます。

後述するようにリモートワークもできるようになるので、移動時間も削減できます。

柔軟な働き方(テレワーク・リモートワーク)

コロナ禍で明確になったリモートワークの重要性。
従業員をコロナのリスクにさらすだけでなく、精神的にも疲弊させる満員電車を強いることは、もはやブラック企業のレッテルを貼られるようになりつつあります。

ペーパーレスが実現し、ビデオ会議もできるようになると、場所を選ばずに働けるようになります。ツール面だけで言えば、リモートワークは月1,000円で始められます。

事業継続性の向上

リモートワークに対応する結果、事業継続性が向上します。
大雪や台風が来たら出社する必要はありません。
電車遅延に振り回されることもありません。

なお、ここまで述べてきたことは、Microsoft 365(月額1,360円~、540円プランは限定的)でもできます。また、サイボウズのkintone(月額780円~)を利用することによって、より自社の業務に特化したツール(アプリ)を手軽につくることができます。

自社の業務を分類しつつ、少しずつ使えるツールを増やしていきます。
それによって、より高い効果を得ることができます。

  1. すぐにでもG Suiteなどが適用できる業務
  2. 少し工夫が必要な業務
  3. 当面、ツールは適用できない業務

このように分類して、どの業務からIT活用していくのか?を検討していくと良いでしょう。

変化し続ける組織力

ただ、ここに挙げたようなツールを使いさえすれば、すぐに成果が表れるものではありません。特に最初のうちは、慣れないツールを扱うのに手間取ったり、反発する人も出てくるでしょう。実際、早い組織でも数ヶ月、長い場合は慣れるまでに数年かかります。

そこで必要になるのが、社長の強い意志です

自らツールを使って、その大変さも効果も実感します。
スタッフの苦労を理解しつつ、現場を改善していく。
「苦労は分かるけど、止めないよ。みんなで変えていこう!」と先陣を切るのです。

と同時に、自らは経営とITを融合させていく「IT企画人材」としてスキルアップしていきます。

中小企業におけるIT体制の具体例30名程度までの一般企業における情報システム(IT)体制についてです。IT企画は経営者自身が担い、ITサービス提供は担当者を割り当てます。さらにQ&Aや障害対応は、外注を活用して、業務負荷を分散するのが理想的な体制であると考えています。...

自らが変わり続けることによって、「口だけではなく本気である」ことを、言葉だけでなく行動でも示していきます。それがやがて、組織全体が変化していく原動力になります。

IT導入・活用で得られるのは「変革し続ける組織」ITの導入・活用を通じて得られる本質は、変化し続ける組織力です。技術力よりも、リーダーシップ(組織力)が収益にも影響してきます。慣れないIT活用は、最初は苦労しますが、乗り越えると楽しいイベントに変わります。それが組織が変わった瞬間です。...

ここまで読んでお分かりだと思いますが、大変なのは投資ではなく、組織や自らを変えようとするリーダーシップなのです。1,000円から始める組織改革、チャレンジしてみましょう!

まとめ
  • IT活用の第一歩は1人月額1,000円の投資から
  • G Suite、MS 365、kintoneで業務効率化・リモートワーク・事業継続性向上する
  • トップのリーダーシップが最も重要



【編集後記】
最近、考える仕事が多くて、仕事が予定の時間通りに進みません。。


メルマガ『経営は100種競技!』を毎日配信しています。
マーケティングやITを身につけたい。
ビジネスを楽しみたい。
変化・成長したいというビジネスパーソンにお読みいただいています。