データ分析

顧客別・商品別・部門別の売上を割り出す方法

これまで毎月の売上があることを前提にデータ分析したりグラフを書く方法をお伝えしてきました。ただ、毎月の総売上だけでなく、顧客別・商品別・部門別の売上を見たいこともあるでしょう。

この記事ではPOSや会計システムを元に、違った切り口で売上を見る方法をお伝えします。

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POSや会計システムからデータを取りだす(CSVファイル)

売上を出すには、元となるデータを取り出し、エクセルなどの表計算ソフトに読み込ませる必要があります。ちなみにこの記事では、エクセルで分析する方法をお伝えします。POSや会計システム自身で、色んな切り口で売上を分析する機能が提供されていることがありますので、その場合は各ツールのマニュアルなどをご覧下さい。

POSや会計システムから、データをCSV形式で出力します。CSV形式とは、エクセルなどの表計算ソフトで読み込める形式です。システム間でデータを受け渡しするときに良く使われる形式なので、言葉を覚えておきましょう。ファイル名は「〇〇.csv」となります。

次にそのファイルをエクセルで開きます。そのとき、ファイル形式がエクセル形式のみになっていて、開きたいファイルが画面上に出てこないことがあります。その場合、右下(赤枠で囲ったところ)を「すべてのファイル」に変更すると、CSVファイルも選べるようになります。

CSVファイルを読み込んで余計な項目を削除すると、こんな感じになります。この時点では日付や取引先など、順序がバラバラになっていても気にしないで大丈夫です。

この例では商品はなしで、日付・取引先・金額・部門のみにしました。

ピボットテーブルで集計する

エクセルにはピボットテーブルという便利な機能があります。これを使ってデータを集計しましょう。表のどこかのセルを選択した状態で「挿入」→「ピボットテーブル」を選びます。

「ピボットテーブルの作成」が出てくるので、「テーブル/データ範囲」の指定範囲を確認して、「OK」を押します。

するとピボットテーブルの画面が出てきます。

初めて見る方は「なんじゃ、これ?」という感じだと思いますが、慣れれば大丈夫です。画面右側にある「ピボットテーブルのフィールド」に注目して下さい。ここでどのような軸(切り口)でデータを扱うのかを設定します。

ピボットテーブルで顧客別・商品別・部門別の売上を割り出す

まずは発生日を行に、取引先を列に、金額を値の場所にドラッグ&ドロップしてみましょう。

すると、このような毎月の顧客別の売上が出てきます。ついでに毎月の総計と、顧客別の総計も出してくれるました。ピボットテーブル、便利です!
ちなみに、列の取引先を消して、部門を入れると、部門別・月別の売上も出てきます。

また、月のところのプラス(+)マークをクリックすると、中身を展開して日付まで表示してくれます。ピボットテーブル、便利です!(しつこい)

さらに。列ラベルの横にある下向き三角(▼)をクリックすると、表示範囲を選択できます。

B社だけを選択して「OK」を押すと、表の範囲がB社だけになりました。

行も同様に表示範囲をフィルターすることができます。このように読み込ませるデータをいくつかの軸に分けて、表示できるのがピボットテーブルの便利なところです。

この例では商品を加えませんでしたが

  • 取引日
  • 取引先
  • 金額
  • 商品
  • 部門

のデータを読み込ませれば、顧客別、商品別、部門別の売上高を表示することも可能です。ついでにグラフも挿入しましょう。ピボットテーブルの任意のセルを選び、いつものようにグラフを挿入します。ここでは集合縦棒グラフを選んでみました。

ピボットテーブルと同様、このグラフも▼をクリックすることで、対象データを絞り込むことができます。また(+)(-)ボタンを押すことで月を日付まで展開することもできます。

数値データやグラフを見て、顧客・商品・部門別の動向を把握するようにしましょう。

まとめ
  • 総売上だけ見ても、経営の状況は見えてこない
  • 顧客・商品・部門別など、それぞれの切り口で売上を分析する
  • そのためにはピボットテーブルを使うのが便利

本連載の記事を以下にまとめておきます。

  1. 売上の傾向を把握するためのデータ分析(移動平均)
  2. 売上目標(予算)の達成状況を把握するためのグラフのつくり方
  3. 顧客別・商品別・部門別の売上を割り出す方法(←今回はここ)
  4. 売れ筋商品を見つけるためのデータ分析(パレート図をつくる)
  5. 事業ごとの成長率を把握するためのデータ分析(ファンチャート)

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