ツール活用

グループウェアで生産性を上げるためには

Microsoft 365 や G Suite は、文書管理ツールとグループウェアが集まったものと言えます。
生産性を高めるために、色んなITツールが含まれているのですが、実際には使いこなせていない会社も多いようです。

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メールとカレンダーだけの利用が大半

ある調査によると、グループウェアはメールとカレンダーの利用がほとんどという会社が多いようです。これは

  • Microsoft 365(旧Office 365):Outlook
  • G Suite :Gmail と カレンダー

しか使っていないことを示しています。

それなり金額を支払っていますし、使うことによって生産性を高められるツールもありますから、実にもったいない状況です。

「それ以外に何に使うの?」と思われるかもしれません。
あるいは新型コロナ以来、他のツールも利用し始めているかもしれませんが、使っていただきたい順番にご紹介します。

クラウドストレージ

「クラウドストレージ?なんじゃそれ?」と思う方もいらっしゃるかも。
要するに組織共通のファイル置き場です。

ファイルを作成したとき、そのパソコン内にデータを置いてはいけません

  • パソコンが壊れるとデータが失われる
  • 他の人とデータが共有できない
  • ファイルの変更履歴が取れない(誤操作で消したり、ウイルス感染したら終わり)
  • パソコンを落としたり盗まれると、データ漏洩のリスクがある

これらを避けるために、パソコン内部ではなく、組織の共有場所にデータを保存します。

NASと呼ばれるストレージ(ハードディスク)を使う方法もあります。
ただ、特別な理由がない限り、クラウドストレージをお勧めします。

「いつでもどこでも働ける」を実現するクラウドストレージ「どこでも働ける環境」をつくるにはデータが場所に縛られないことが大切です。そのためにはクラウドストレージを活用するのが最適。この記事ではパソコン内部やNASにデータを保存するのと比べて、クラウドストレージが優れている点をご紹介します。...
  • Microsoft 365:OneDrive
  • G Suite:Googleドライブ

クラウドストレージを優先する理由はいくつかあります。

  • 会社のオフィスからだけでなく、自宅や外出先からも利用できる
  • パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットからも利用できる
  • ファイルの更新履歴が取れる(間違って更新したり、ウイルス感染したときに、過去バージョンに戻せる)
  • 自社で設備を持たなくて良い

クラウドストレージを利用すると、リモートワーク(在宅勤務)の実現に一歩近づきます。

Webミーティング・チャット

新型コロナによる自粛(リモートワーク・在宅勤務)にて、最も利用が進んだのはWebミーティングではないでしょうか。

巷では Zoom が有名ですが、Microsoft 365・G Suiteを使っている会社であれば、別途 Zoom を契約する必要はありません。(もちろん、必要に応じて契約することもあります。私もその1人です)

  • Microsoft 365:Teams(Webミーティング・チャット)
  • G suite:Meet(Webミーティング)、Chat(チャット)

社内の連絡はメールではなくチャットがお勧めです。
メールは文章が長くなりがちで、特定の相手にしか届きません。
チャットは基本的にオープンに行います。

チャットを利用する上で知っておきたいポイントチャット活用できていますか?この記事はこれからチャットを導入・活用する企業に向けて、前提として知っておいた方が良いことをご紹介しています。目の前のツールに振り回されないよう、失敗を未然に防ぐ「考え方」を知りたい方は、ご確認下さい。...

また、ファイルの添付は止めて、上述したクラウドストレージのURLを共有します。
それによって無駄にファイルが複製されることや、誤送信のリスクを抑えることができます。

Webミーティングを使うことで、移動が減るなど、メリットを感じている人も増えたでしょう。

Webミーティングの必要性・機能・注意点Webミーティングは必須のツールです。活用できるかどうかによって、生産性が大きく変わることは間違いありません。この記事では、Webミーティングツールが持つ機能や利用する上での注意点をご紹介します。...

情報共有サイト

何らかの連絡事項、マニュアルや業務プロセスなど、社内で共有したい情報をまとめるWebページが必要です。外出先やスマホからでも閲覧できるようにしましょう。

  • Microsoft 365:SharePoint
  • G Suite:Googleサイト

ただ、このツールは今までご紹介してきた中では難易度が多少上がるので、まずはWebミーティング・チャットまでを利用できるようにしましょう。

フォーム

社内やお客様から、アンケートを取りたい場合や、何らかの情報を入力してもらいたいときがあります。

  • Microsoft 365:Microsoft Forms
  • G Suite:フォーム

メールで送ってもらって手入力をするのは、二度手間ですから避けたいところ。
紙に書いてもらうなど、もってのほかです。

Webフォームで入力してもらえば、すぐにデータが分析・活用できます。

一気に説明してきましたが、全部同時に使おうとすると大変です。
まずは必要なところ、効果が得られそうなところから、順次活用していきましょう。

まとめ
  • グループウェアではメールとカレンダーだけ利用している企業が多い
  • クラウドストレージ、Webミーティング、チャット、情報共有サイト、フォームも利用する
  • 一気に展開するのではなく、順次活用していく



【編集後記】
今日の午前中は、独立・起業の実践塾「礎」のフォローアップ。
3時間ほどZoomでつなぎ、それぞれが集中してタスクを行いました。


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