ツール活用

無料のITツールを使いこなして生産性・効率を上げよう

ITツール・システムの値段は、年々下がっています。その価格破壊っぷりには、IT業界20年の私も、ただただ驚くばかりです。
しかし、もっと驚くのはめっちゃ使える無料の便利ツールが世の中に溢れていることです。お金が限られたスモールビジネスやフリーランスにとって、これらを使わない手はありません。
この記事では、便利で無料のITツールをご紹介します。

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便利すぎる無料のITツール群

スケジュール共有

スケジュール共有と言えば、「Googleカレンダー」です。同じ組織に属する人も、そうでない人も、カレンダーを共有することが出来ます。

仕事で無駄な時間を費やす筆頭が「日時調整」ではないでしょうか。一緒に仕事をする関係者でスケジュールを共有しておけば、いちいち連絡を取る必要がなくなります。空いている時間に予定を入れれば良いだけです。

ITに強くなるためにオススメしたいはじめの一歩(スマホでGoogleカレンダーを使う)「ITが苦手」というビジネスパーソンに最初にお勧めしたいのは、スマートフォンでスケジュール管理をすることです。紙の手帳を使うよりもメリットが多々あります。そのやり方と、ちょっとだけ注意点をご紹介します。スマホで電話とメール以外を使ってみましょう。...

ちなみにGoogleカレンダーには、単に予定を管理する以外の機能が色々と提供されています。例えば、私は初めて行く場所は、予定に住所登録をしておきます。するとスマホでカレンダーをタップすると、自動的に地図(Googleマップ)が立ち上がります。

飛行機やホテルを予約したとき、そのメール内容を判断して、勝手にカレンダーに追加してくれる機能も便利です。

地図

これも「Googleマップ」一択です。パソコンでもスマホでも自由に調べられる地図は秀逸です。初めて訪れる場所でGoogleマップが使えなかったらヤバイです。。それくらい必需品ですね。

単なる地図としてではなく、カーナビとしても、ウォークナビ?としても秀逸です。自分の向かっている方向に合わせてナビしてくれる機能は、方向音痴の強い味方になりそうな予感。

電子メール

メールは「Gmail」が秀逸です。以前はメール用のソフトをパソコンにインストールするのが一般的でした。昔のパソコンだとマイクロソフトの「Outlook Express」とかが入っていましたね。

しかし、最近はメールはWeb上で済ませて、パソコンにはダウンロードしない方が良いです。万が一パソコンを落としたり盗まれたときに大きな問題になりやすいですし、ハードディスク容量も無駄に減ってしまいます。

Gmailならネット上でメール対応できます。さらに、タスクとの連携やアーカイブ機能、時間指定でのメール送信機能など、便利な機能に溢れています。gmail.comだけでなく、会社で使っているドメインでも利用できます。(使う場合には会社のIT担当者に確認して下さい)

チャット

仕事で欠かせないのがコミュニケーション。電話やFAXがメインの組織は、正直に申し上げてマズいです。昭和はずいぶん昔に終わっています。最近では電子メールを社内で使うことも減った組織が増えています。(チャットで済むので)

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中小企業でも、いい加減にFAXは止めましょう私は以前から「早くFAXを止めるべし!」と言い続けています。しかし、中小企業の現場からは、なかなかFAXがなくなりません。 <スポ...

プライベートで多くの人が使っているのがLINE。そのまま仕事でも使えるなら、使ってしまいましょう。写真も動画も送れるし、利便性は高いです。いざというときには、電話のように通話もできます。

LINEで遊びまくるだけでも、生産性は上げられますITツールを上手く活用できる組織の特徴とは?ご高齢者の多い組織からのご依頼でLINEを触ってツールに慣れていく勉強会の講師をしました。なぜLINEを選んだのか?どのように勉強会を進行させたのか?背景を知ることで、ITツール活用のヒントが得られます。中小企業の経営者・IT担当者は要チェックです。...

もしプライベートと仕事をきっちり分けたい場合には、仕事版のLINE(LINE WORKS)もあります(有料です)。

チャットで言うと、Slackも無料で使える最強ツールの1つです。ただ見た目が無骨なので、ある程度、ITリテラシーがある人でないと使い方が分からないかもしれません。私の周囲でも、ITに不慣れな人は使えるようになるまで時間がかかりました。LINEの方が簡単です。

ただ、他のツールとの連携など、使える機能が多いのも事実。日頃から様々なツールを触り慣れているのであれば、LINEよりもオススメです。無料版だと直近の1万件のメッセージしか見ることができませんが、元々チャットは保存するものでなく流れていくものなので、全く問題ありません。(用途に応じたツールを選ぶのが大切ですね)

Web会議

毎回、会議室に集まってミーティングするのは大変です。天気が悪いときもあります。何より移動時間がもったいないです。

Web会議の代表例は「Zoom」です。無料版だと1回で40分までしか会議できません。しかし画面共有、会議の録画、会議中のチャットなど、機能が充実していますし、使い勝手も良いです。

また「Googleハングアウト」も良いです。Googleカレンダーと連携するので、予定をクリックするだけで会議を始めることができます。(Zoomも同様のことができます)

Web会議は良いツールを選ぶだけでなく、使い方を覚えることも大切です。どのツールを選ぶかに限らず、以下のようなことはマナーとして身につけましょう。

  • 周りが静かな場所を選ぶ(うるさいと、自分が話すときに雑音が伝わってしまう)
  • ゆっくりはっきりと話す
  • 自分が話していないときにはマイクをミュートする

このようなことを意識せずに「Web会議は使いにくい」と毛嫌いする方を見かけることがありますが、新しいツールに自分を適用させる変化も必要なのではないでしょうか。

クラウドストレージ

データをパソコンに置くのはお勧めしません。クラウドに置きましょう。クラウドに置いておけば、パソコンの容量を節約できますし、スマホや他のパソコンから見たり、他者に共有するのも簡単・安全です。

代表的なのはDropboxやGoogleドライブです。無料版だと容量が少ないですが、まずは試しに使ってみると良いでしょう。これも使い始めたら止められなくなります。新しいパソコンを買ったときにデータの移行がなくなるのも良いです。

Google版エクセル・ワード・パワーポイント

いわゆるオフィススイートですが、絶対に買わなければならないわけではありません。Google版のエクセル・ワード・パワーポイントなどがあります。それぞれスプレッドシート・ドキュメント・スライドという名称です。

スタートアップやスモールビジネスでは、マイクロソフトのOffice365を買わずに、Googleのソフト(無料)で済ましているケースが多いですし、そのままG Suite(有料)化しているケースも多いです。

無料のITツールを使いこなすべき、もう1つの理由

最後に、無料のITツールを使いまくることで得られる、もう1つのメリットをご紹介します。ずばりITスキルが上がることです。

ここでご紹介した良いITツールは、年々、進化し続けています。
見た目も操作性も、変わっていくのです。

変わった瞬間は「面倒くさいな」と思うのですが、長く使っていくうちに後戻りできなくなります。そしてあるとき、昔ながらのソフトウェアを見たときに、「ダサっ!!」と感じるでしょう。(某会計ソフトとか)

それが良いのです。常に進化し続けるツールを触っていると、感覚が新しいものに追随できるようになっていきます。この「ダサっ!!」という感覚が身についたとき、スマホだろうが何だろうが、新しいものを触ることに対する抵抗感がなくなっているはずです。

こうしてITスキルを上げていくことができます。無料で使える上に、自分のITスキルも上がってしまうのですから、使わない手はありませんね。

まとめ
  • 無料で便利なITツールが増えている
  • 使い倒して多くの業務を回してしまおう
  • 使い続けるだけでITスキルがアップする

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