ツール活用

中小企業でも使いやすいITツール一覧(2020年3月版)

ITツールって数が多すぎて、自社に合うものを選ぶのが大変ですよね。
業界を問わず、これらをまずは利用してみてはと思うものを挙げてみました。

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ITツールはクラウド一択

個別のツール紹介に入る前に、中小企業が利用するITツールは、基本的にクラウド一択です。自社で設備を購入する「オンプレミス」はできる限り避けましょう。

中小企業が選ぶべきITツールは、まずクラウド中小企業におけるITツールの選択肢は、クラウド一択です。自社で購入・運用するオンプレミスには、ほぼデメリットしかありません。この記事では価格の差や得られるものの本質的な違いをご紹介しつつ、クラウドだけで得られるメリットについても解説しました。ITツールを選ぶ方、中小企業経営者は要確認です。...

クラウドを利用すると、素早く・安く・簡単にITツールを活用できるようになります。

オフィスソフト&グループウェア

オフィスソフトは Office 365 or G Suite

まずはどこでも使うことになるオフィスソフトです。
最も有名なのはマイクロソフトのOffice 365
もう1つの選択肢として、グーグルのG Suiteがあります。

クラウドの良さを発揮するならG Suiteです。
全てのツールがWebブラウザで利用できるので、スタッフのパソコンにソフトをインストールする手間が不要です。リモートワークにも対応しやすいのはG Suiteでしょう。

ただグーグルは色んなことが良く変わります
画面の見た目やG Suiteに含まれる商品ラインナップなどが頻繁に変わるのです。
変化に寛容・柔軟な組織でないと、ちょっと厳しいかもしれません。

一方のマイクロソフト Office 365は、多くの会社で使われている安心感があります。
ただ、ライセンス体系の複雑さは、もう少し何とかして欲しいですね。

パソコンにエクセルなどをインストールしなければなりません
Web版もあるのですが、まだまだ使い勝手が良いとは言えません。

グループウェアもオフィスソフトと同じものを

皆でスケジュールを共有したりするのは、グループウェアの役割です。
今はオフィスソフト(Office 365 や G Suite)に含まれています。

Office 365の場合は、Outlook(メール・予定表)、Teams(チャット・Web会議)、One Drive(クラウドストレージ)など。

G Suiteの場合は、Gmail(メール)、Googleカレンダー(予定表)、Hangout Chat(チャット)、Hangout Meet(Web会議)、Google Drive(クラウドストレージ)など。

WebミーティングはZoom

社内でミーティングするだけなら、マイクロソフト TeamsやGoogle Meetを使えば十分です。しかし、お客様とのミーティングやWebセミナーを多用する場合には、Zoomを利用した方が良い印象です。

日頃、Webミーティングを使っていない人でも、Zoomだけは使ったことがあるとい人が増えてきました。使い勝手の簡単さでは、Zoomが一番だと感じています。(慣れもありそうですが)

Zoomであれば、社外の人はURLにアクセスするだけです。
アカウント登録も必要ありません。

チャットはSlack

社外も含めたチャットをするのであれば、お勧めはSlackです。

最初は慣れるまで少し時間が掛かるかもしれません。
既にガッツリ使っている組織のSlackを見せてもらえると、使い方が分かるでしょう。

最も大切なのは、コミュニケーションのやり方を変えること。
対面で話したりメールを送ったりするのとは、文化を変えていく方が良いです。

  • 情報をオープンに出す
    (一部の人が情報を抱え込まないようにする)
  • 細切れでも、次々に情報を出す
    (長文を送るのではなく、細かいものを早く出す)

会計ソフトはfreee

これから独立・起業する場合でも、最初に必要になるのが会計ソフト。
個人的には freee を選んでおけば間違いないと感じています。
私自身、2014年後半あたりから使っていますが、全く困っていません。

何よりも会計ソフトの世界で閉じずに、他のツールと連携するオープンな戦略を描いているのが素晴らしい点です。

顧客管理システムと連携すれば、商談情報(見積・請求書)がそのまま会計ソフトに取り込めます。営業部門と経理部門で余計なやり取りをせずに同じ情報を利用できるようになるのです。

顧客管理システム(CRM)など

顧客や商談を管理する必要性が高い場合には、専用のシステムを使います。
エクセルやスプレッドシートで管理すると、すぐに限界がやってきます。

顧客管理(営業・案件管理)をエクセルでやってはいけない企業にとって大切な顧客・案件データをエクセルで管理してはいけません。エクセルには顧客情報を守る仕組みがありません。SNS/Web/名刺など多様な入り口からデータを取り込む仕組みもないからです。汎用的なエクセルではなく、専用のSFAやCRMが適しています。営業管理者・経営者は必見です。...

スモールビジネスに対しては、Zoho CRMがお勧めです。
コストパフォーマンスが非常に高いからです。

強いマーケティング・営業チームをつくるにも、Zoho CRMがあると良いでしょう。
データを活かしたチームづくりができます。
私自身、これまでに何社かに導入・活用の支援を行いました。

利用者が自分でアプリをつくるには

専用のCRMよりも、もっと幅広い用途に使いたい場合には、kintoneを勧めています。

利用者がプログラミングの知識がなくとも、自分の欲しいアプリをつくれるのが最大の特徴です。同じような分野では、マイクロソフトのPowerAppsや、グーグルのAppSheetなどもあります。

ただ、IT専門家がいないスモールビジネスでも学びやすいのは、kintoneが一番手です。

まずはこれらのツールを使いこなしてみましょう。
これだけでリモートワークなど、微塵も怖くなくなるはずですし、生産性向上も間違いありません。

関連して、私が使っているマーケティングツールを、こちらの記事で紹介しています。

私がマーケティングに利用しているITツール一覧(2020年5月版)フリーランスである私が日頃から使っているマーケティングツールをまとめてご紹介。本ブログを中心に、CRM(顧客・案件管理)・メールマーケティング・SNS管理・Webフォーム・Web解析など。これら全てで年間6万円程度で実現できています。...
まとめ
  • 中小企業はクラウドを使いこなすべし
  • Office 365 / G Suite を中心に、コミュニケーションツールを補足する
  • 会計や顧客管理もクラウドで



【編集後記】
昨日のトレイルランニング(20kmちょっと)で筋肉痛と疲労が強く、
今日はゆっくりプールで身体を動かす程度でした。


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渋屋 隆一
プロフィール
マーケティングとIT、そしてデータを使った「売れ続ける仕組みづくり」「業務改善」が得意。コンサルティングや研修・セミナーで中小企業の経営支援をしています。元IT企業でエンジニア→マーケティング。中小企業診断士。
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