ツール活用

オフィス電話をなくすための手法

オフィス電話、仕事の役に立っていますか?

「営業電話ばかり掛かってくる」
「集中しているときに限って邪魔される」
「自分宛じゃない電話を取り次がなければならない」

このように電話が掛かってくることに嫌気がさしている方が多いようです。
本記事では、電話をなくすためにできることをご紹介します。

<スポンサードリンク>



電話受付代行サービスを利用する

会社の代表番号への電話はどうしても掛かってきてしまうもの。しかし、その多くが営業電話ではないでしょうか。本当に必要な電話を受けるために、何回・何10回も余計な営業電話/迷惑電話に苦しめられるのです。

そのような手間を省くために、電話受付代行サービスを利用する企業が増えています
レンタルオフィスを借りている企業なら、電話受付代行オプションが付いていることも多いです。営業電話は適当に対応してもらい、本当に必要な連絡だけを伝えてくれます。

また専用サービスもあります。
「電話代行」「電話受付代行」などで検索すると様々なサービスが出てきますので、比べてみて下さい。

なお、私としては代行先から自社への連絡はメールやチャットにしてもらうのが良いと考えています。電話を避けたくて代行を頼んでいるのに、その代行から自社に電話が掛かってきたら嫌だからです。

ちなみに余談ですが、電話対応を自社スタッフに押し付けるのは、個人的には好みません。
自分が嫌なのに、スタッフに任せるというのは、経営者としてどうなんだろう・・と。
(もちろん、それ専用に雇っているなら良いのですが)

代行サービスは、そういう仕事をしたい人が集まっているので、堂々とお願いできます。

一見さんには電話番号を教えない

代行サービスを利用する前に、そもそも一般の方には電話番号を教えない方が良いでしょう。

  • ホームページに電話番号を掲載しない
  • 名刺に電話番号を載せない(特に携帯電話番号)

狙いたいお客様が電話しか使えない層なのであれば仕方ありませんが、そうでない場合は、電話番号を載せなくてもビジネスには全く問題ないケースも多いです。本当に電話番号が必要になれば、そのときに伝えれば良いからです。

ビジネスは基本的に100人の新規顧客よりも、10人のリピーター・優良顧客を獲得した方が、上手くいきます。10人にだけ番号を伝えれば十分なのです。

特に展示会やセミナーなど、第3者が多く集まる場所で配布する名刺には電話番号・メールアドレスは載せない方が良いでしょう。名刺をかき集めて、名簿屋さんに販売している輩もいるからです。これで営業電話を多少は減らせるはずです。

電話前にアポイントを取ってもらう

上述の通り、電話番号はリピーターや優良顧客にのみ電話番号は伝えます。
その上で、実際に電話が必要なときには、事前にチャットやメールで予定を調整します。

せっかく代行サービスを利用しているのに、突然、自分宛の電話が掛かってきてしまったら、仕事を中断させられてしまいます。

事前に予定を調整した上で、時間を決めて電話をしてもらう方が良いでしょう。
そのときにも直前にチャットなどを交換した方が、より都合が良いかもしれません。

なお、電話する長さにもよりますが、1時間を超えるような電話をするなら、最初から追加料金にするのも良いでしょう。お互い貴重な時間を割いているのですから。事前にサービスメニューに入れておけば、トラブルにもなりません。

スマホに仕事用の電話番号を追加する

スモールビジネスの場合、スタッフ1人1人に仕事用スマートフォンを配布するのは、かなりの重荷です。金額的な負担だけでなく、管理する負担も生まれてしまいます

電話の受付代行サービスを利用したとしても、何らかの理由で電話が必要な場合があります。上述の通り、リピート顧客・優良顧客が電話を望むような場合です。その場合、個人保有のスマホに仕事用の電話番号を追加するサービスが利用できます。

これらのサービスを利用した上で、仕事用の通話分だけ会社が支払うようにすると良いでしょう。お客様にプライベートの番号を知られずにすみますので、スタッフの安全を守ることができます。
電話料金を下げる効果もあるので、お客様との電話が多い場合には、一石二鳥です。

ただ、これらのサービスを利用する前に、LINE・Slackなどのチャットツールを使っているなら、それで通話してしまった方が無料で済んでしまいます。お客様がチャットツールを許容して下さるなら、その方が良いですね。

まとめ
  • 電話は仕事の邪魔をされる
  • 一見さんには電話番号を教えない
  • 会社の代表番号は代行サービスを利用する
  • リピーター・優良顧客にだけ電話番号を教える



【編集後記】
今日は目黒→関内→新宿三丁目と移動。
横浜市民としては、完全に予定の組み方を間違えました。。


メルマガ『経営は100種競技!』を毎日配信しています。
マーケティングやITを身につけたい。
ビジネスを楽しみたい。
変化・成長したいというビジネスパーソンにお読みいただいています。

渋屋 隆一
プロフィール
マーケティングとIT、そしてデータを使った「売れ続ける仕組みづくり」「業務改善」が得意。コンサルティングや研修・セミナーで中小企業の経営支援をしています。元IT企業でエンジニア→マーケティング。中小企業診断士。
\ Follow me /