ツール活用

LINEで遊びまくるだけでも、生産性は上げられます

先週、地元の横浜グランドインターコンチネンタルホテルにて、IT活用勉強会の講師・ファシリテーターを行いました。「IT勉強会」とたいそうな名前ですが、やったことはLINEで遊んだだけです。それでも中小企業の生産性を上げるヒントが隠されているからです。

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ITを活用できる組織の2つの条件

勉強会の主催者は、100社以上の組合員が属する、ある協同組合様。

組合員数が多いので、日程調整をするだけでも大変です。しかし現在は電話とFAXで日程調整などをしているため、事務局の方の苦労が絶えません。せっかく仕事の依頼を頂いているにも関わらず、連絡が取れないために諦めることもあるそう。

早くITを活用して効率的な方法に変えていきたい

そう考えているものの、高齢者が多くてパソコンやスマホに抵抗感のある人も多い。一般の企業と異なり、トップダウンで方針決定できないところが、組合運営の難しいところです。

そのため内部主導ではなく、外部から講師を呼んで、啓蒙活動をして欲しいという狙いでした。本件に限らず、こういう形で外部から語って欲しいというご要望は多いです。

私が選んだのは日本人が最も多く使っている「LINE」。
法人向けのLINE WORKSでもなく、個人が使っている、あのLINEです。

私はITを活用して生産性を高められる組織には、2つの条件があると考えています。

  1. 自分たちに合った、使いやすいツールを選んでいること
  2. お互いに教え合う・助け合う文化の醸成

ご高齢の方が多い組織ですので、日本人では多くが使っているLINEを選びました。最終的に利用するのは別のツールになるかもしれませんが、まずは慣れることが第一だからです。

しかもLINEなら既に使っている人もいるので、勉強会の間に教え合う文化を創り出すことができます。一番の狙いはそこでした。

スマホを使えると、生産性が上がる

LINEごときで生産性が上がるのか?というご意見もあると思いますが、私は「間違いなく上がる」と考えています。

スマホに慣れることが、生産性の向上に直結するからです。

  • 地図アプリを使って行き方を調べる
  • 分からないことをその場で調べる
  • カレンダーを共有して、日程調整を円滑に行う
  • 思いついたことや、ネットで調べたことをメモに残しておく
  • 相手の状態に関わらず、連絡したいことをチャットで伝えておく

このようなことを含めて、様々なことができるのがスマホです。これらをアナログでやったら大変ですし、わざわざパソコンを立ち上げるまでもないことも多いです。

ガラケーをスマホに変えない限り、生産性は向上しない昔ながらの携帯電話(ガラケー・フィーチャーフォン)を使っていると生産性は上がりません。スマホに変えると何ができるようになるのか?をお伝えします。これを機会にスマホに変えましょう。...

ただ、ゼロからスマホの扱いに慣れるのは大変です。様々なことができるからこそ、iPhoneやAndroidというOSの機能全体を身につけるには時間が掛かります。

なので今回の勉強会では敢えてLINEに絞り、コミュニケーションをすることに集中していただきました。

  1. まずチャット(文字)を送る
  2. 絵文字・スタンプを送る
    いちいち文字を入力しなくてもコミュニケーションできることを体感。
  3. 文字入力せずに音声認識入力で文字を送る
    音声認識入力の便利さを知って頂ければ、LINE以外のシーンでも活用できます。
  4. 留守番電話のように音声のまま送る
  5. 写真を送る
  6. 無料通話を行う
    電話代も浮きますし、間違い電話も減ります。
  7. ビデオ通話を行う
    映像を確認しながら通話を行うことで、従来の電話よりも便利であることを確認いただきました。

このように電話と異なり、LINEを使うことで、文字・スタンプ(絵)・音声・写真・動画などの選択肢を持てるようになります。また相手が電話に出られない状況でのコミュニケーション(非同期)と、従来の電話のような同期コミュニケーションの使い分けもできるようになります。

総合的に、よりコミュニケーションの質が上がることを体験していただきました。

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教え合う組織文化が、生産性を上げる

この勉強会では「操作を覚えた人・既にできる人は、積極的に隣の方を教えて下さいね!」と教え合う文化の大切さを事前にお伝えしました。

スマホの操作そのものが覚束ない方には、スタッフが手厚くフォローし、そうでない方にはお互いに教え合うことで、最終的に全員が全てのコミュニケーションを体験いただきました。

音声認識入力をお伝えしたときや、ビデオ通話を初めて体験した方からは、感嘆の声が上がります。

「うぉっ!すげぇ〜!!」
「これ、メチャメチャ便利じゃないですか!!」

こういう反応を見るの大好きです(笑)
本来、ITって便利で楽しいものなんですよね。

なのに業者が利用者の利便性を無視した、仕様に則っただけのイケてないシステムを、強引に使わされたりした経験が、IT嫌いを増やしていきます。またちょっとITに強いだけで、できない人を鼻で笑うような態度も、同じようにIT嫌いを増やします。

組織のなかで、苦手な人を助け合う文化が生まれれば、間違いなく生産性は上がります。特にスマホであれば、お互いに画面を見せ合いながら教えることができます。

次回以降のリクエストも頂いたので、次はスケジュール共有(Googleカレンダー)に挑戦していただこうと考えています。

まとめ
  • ITを活用するためには、使いやすいツールと、教え合う文化が大切
  • スマホは1つのアプリを徹底して練習して慣れていく
  • 小さな成功体験を次につなげていく

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【編集後記】
昨日は、ある企業研修の講師でした。
社員全員に「コンサルティング」スキルを身に着けて欲しいという、先見性のある中小企業からのご依頼。全4回、合計24時間の研修を、充実したものにしていきます。

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