ツール活用

ガラケーをスマホに変えない限り、生産性は向上しない

仕事で昔ながらの携帯電話(ガラケー、フィーチャーフォン)を利用している限り、生産性は向上しません。スマートフォン(スマホやタブレット)に変えましょう。

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スマホを活用して生産性を高める

ガラケーを使っていると、電話とメールしかできません。それが生産性の向上を妨げています。スマホやタブレットを使えると、以下のようなことができるようになります。

車の中から会議に参加

今まで会議をするには、会社に戻らなければなりませんでした。移動距離の短い都市部であっても大変なのに、移動距離の長い地方では、さらに大変です。スマホがあれば、外出先からでも会議に参加することができます

  • 音声だけで会議に参加し、資料をスマホ・タブレットで閲覧
  • ビデオ会議で声も顔も参加、資料は会議主催者が画面で共有

など、様々なパターンで会議を行うことができます。Zoom(ズーム)Skype(スカイプ)Googleハングアウト辺りがスモールビジネスでは一般的です。パソコンだけでなくスマホでも使いやすいです。また、1対1ならLINEでもビデオ会議ができます。

外出先の会議で気になるのは、周りの騒音とセキュリティです。

都市部であればレンタルオフィスなどを活用することもできますが、地方部の場合は移動に車を使っていることが多いでしょう。車はなかは静かですので、会議をするにも最適です。電源とネット環境を確認したら、落ち着いて会議ができます。

チャットで即レス

電話で面倒くさいのは、相手とつながるまでに時間が掛かることです。電話しようとしている相手が、今、手が空いているかどうかは分かりません。

自分:電話するも、相手が忙しくて出られず。留守録を残す。

相手:折り返し電話するも、今度は自分が忙しくて出られず。

自分:再度、電話をする。

何てやり取りは、傍から見るとコントでしかありません。要件をチャットしてしまえば、お互いに手が空いたときに、コメントすることができるので、結果的にコミュニケーションが円滑に進みます

こういうと「文字を入力するのが面倒くさい」と言われることがあります。ただ、例えばLINEの場合は以下のようなことができます。

  • 音声そのものを留守番電話のように相手に届けられる
  • 音声認識入力でコメントを送信できる

要するに文字入力なしでもチャットはできるのです。先日、横浜で実施したIT活用勉強会で、これらの動作を見せたら、感動する人が続出でした。お年を召された方も、楽しそうに自分でやられていました。それくらい、簡単なんです。

カフェで提案書をチェック

大事な提案の前には、何度も内容を確認したくなるものです。しかし外出先で紙の提案書を広げるのは、情報セキュリティの問題があります。そんなところを目撃されたら、提案内容以前に、「御社とは取引できません」ということになるでしょう。

そんなときこそ、スマホの小さな画面が役立ちます。周りに見えないように、自分だけで見ることができます。

提案の内容自体は既に覚えているでしょうから、説明するときの流れを確認すれば良いのです。余談ですが、私は企業研修の前には、こうやって説明の流れを復習しています。

電車でメールチェック

ガラケーでもやっている人が多いですが、出先でのメールチェックです。それでもスマホの方が良いです。ワードやエクセル、またはPDFファイルなどが添付されていても、そのまま内容を確認出来るからです。

サッと確認して、そのまま返信してしまいましょう。生産性を上げる有力な方法の1つは、ボールを自分で持ち続けず、相手にすぐボールを渡してしまうことです。

商談の進捗を直後に更新

営業にとって日々苦痛なのは、商談の進捗を日報に書かなければならないことです。しかし、スマホにCRM/SFAのアプリが入っていれば、その内容を商談の直後に入力するだけです。

日報を書くためだけに、わざわざオフィスに戻らねばならなかった生活から卒業できます。さらに、商談の進捗がデータ化されますので、管理職が分析するのも容易です。

ノートパソコンをネットにつなぐテザリング

出先でもっとガッツリ仕事をする場合には、スマホだけでなくノートパソコンを持ち歩くこともあるでしょう。その場合、スマホがノートパソコンをネットに接続するのに役立ちます。

最近はノートパソコンをネットに直接つなげられるSIMカードスロット搭載のものも出てきましたが、まだまだ数は少ないです。スマホのテザリングを使うとノートパソコンをネットに接続できます

この辺は用語がややこしいです。こちらの記事もどうぞ。

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電話したときの音質は悪くなる(が、関係ない)

スマホにしても普通に電話をすることはできます。ただ、せっかくならアプリを使って通話料を無料(正確にはパケット代は掛かる)にすると良いでしょう。

例えばLINEで友達になっている相手とは、無料通話ができます。その他にも無料通話ができるアプリは多々あります。

ただ、これまでガラケーを使っていた人にとっては、スマホでの通話は音質が悪くなったように感じるでしょう。これは、もうそういうものとして受け止めましょう。インターネットを利用した通話は、電話専用網を使っている通話よりも、どうしても音質は悪くなります。

それでも無料で済みますし、そもそも音声通話自体の重要性が落ちていますので、気にしなければ十分通話できます。

FAXもなくすべし

なお今回はガラケーと音声通話をなくす方向で記事を書きましたが、FAXも無用の長物です。FAXの何が問題か?どうやってなくすか?などは、こちらの記事をご覧下さい。

中小企業でも、いい加減にFAXは止めましょう私は以前から「早くFAXを止めるべし!」と言い続けています。しかし、中小企業の現場からは、なかなかFAXがなくなりません。 <スポ...

コストはすぐに回収できる

スマホに変えるのにはコストが掛かる、と言われることもあります。

ただ、ここまでご紹介してきたような利用方法を徹底すれば、すぐに元は取れます。

  • 無駄な移動時間が減る
  • 残業が減る
  • 印刷コストが減る
  • 電話代が減る

などの効果が得られるからです。
人を増やしたり、設備投資することを考えれば、投資額としても非常に小さいです。

どうせすぐに回収できる投資なのですから、どんどんやるべきだと思います。

まとめ
  • 昔ながらの携帯電話(ガラケー・フィーチャーフォン)に頼っている限り、生産性は上がらない
  • スマホには生産性を高めるツールを利用できる
  • 音声通話とFAXはやめる方向がベスト

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