ツール活用

RPAを使うときに守りたい3つのこと

RPAは使いどころ・使い方が難しいツールです。

しかしそれを分からずに、つまり何も学ばずに、適当に使って失敗する例が後を絶ちません。この記事ではRPAを活用する上で気をつけたい3つ(+α)のポイントをお伝えします。

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業務プロセスを自分たちで把握する

1つ目は、業務プロセスを自社で把握できるようにすることです。
業務プロセスの分析や把握を他人任せにしてはいけません。

業務プロセスを見える化するために、コンサルタントやITベンダーを活用することがあります。しかし、外部に丸投げしてしまうと、自社の業務プロセスが完全に「ブラックボックス化」してしまいます。

後述するように、それでRPAも自社で扱えないと、自社が何をやっているのか?全く分からなくなってしまいます。それは例えるなら、カレーのつくり方が分からないのに、カレー屋さんを営業するようなものです。

自社でやる仕事(=業務プロセス)は、ちゃんと自社で把握することが大切です。仮に他社に協力してもらうにしても、自社が積極的に関与していくことが求められます。

こちらの記事で業務プロセスを把握することのメリットをお伝えしています。

業務プロセスを見える化(可視化)する3つのメリットとは?業務プロセスを可視化することで、大きく3つのメリットが得られます。1つ目は業務に関わる関係者を洗い出せること。2つ目は管理項目を定義して、改善のキッカケができること。3つ目は、共通認識を持って教育に活用できることです。今の仕事をあいまいにせず、まずはしっかりと可視化してみましょう。...

RPAを自分たちで使えるようにする

2つ目はRPAを使うなら、自社で全ての操作ができるようにトレーニングをする必要があることです。自社で使えないままなら、他のツールを使ったりシステム化してもらった方が、よほど確実です。

RPAは他のツールに比べて、ちょっとしたことでエラーが出やすいものです。例えば、

  • 画面の配置がほんの少し変わった
  • RPAを使うパソコンを他のパソコンに変えた

というくらいでエラーを出して動かなくなることがあります。他のツールを使っていれば、基本的にそのようなことはありません。

RPA導入のメリットは(自社で使えるから)素早く自動化することができることです。自社で使えないなら、その一番のメリットを捨てることになります。

RPAを使える人を増やすなら、その人の業務を止めて、フルタイムで1〜3週間くらいトレーニングを受けてもらう必要があります。一般的な人が、RPAを使って業務を自動化できるようにするには、このくらいのトレーニング時間・投資が必要になることを予め知っておかねばなりません。

元々ITリテラシーが高かったり、プログラミングの知識があったりすると、もっと短いケースもあります。

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パソコンのスペックは高めにする

忘れがちなことですが、RPAを使うパソコンのスペックは高めにしましょう。

RPA化する業務プロセスによりますが、人間が操作するよりもRPAを使ったときの方が、当然、処理スピードは速くなります。しかも、その処理を自動で何度も繰り返すことになるので、パソコンのスペックが高い方が、処理も速く終わります。

ただ、これはオマケに考えるくらいで大丈夫です。
RPAを使い始めてから、スペックの低さがボトルネックになっていることが分かったら、スペックを上げても良いでしょう。

他の手段も忘れない

最後に補足です。

これまでも述べてきていますが、RPAは数ある手段の1つに過ぎません
なぜかRPAに異様なこだわりを見せる人がいるので、何度もしつこく伝えます。

そもそもRPAとは何なのか?他の選択肢との違いは何か?そういう基本を、これらの記事で紹介しています。

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基本を理解した上で、使うべき場所でRPAを使いましょう。適材適所です。

まとめ
  • 業務プロセスの把握は絶対に自社で行う
  • RPAを自社で使えるように。それができないならRPAは使用しない
  • RPAを使うパソコンのスペックは高めに
  • 基本を理解して、他のツールと比較する

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