IT・システム全般

あなたの会社のIT環境チェックリスト

神奈川産業振興センターにて登壇したセミナーのレポートです。今回は第3回です。

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自社のIT環境チェックリスト

初回は働き方改革を行うための3つの要素、

公益財団法人 神奈川産業振興センターにてセミナー登壇しました「働き方改革」とは何でしょうか?「どこから手をつけたら良いのか分からない」という相談を良く受けます。本記事では、働き方を変えるために必要な3つの要素(意識・規則・ツール)について解説します。働き方を変えたいと考えている経営者は必見です。...

2回目は働き方と生産性向上の関係について、お伝えしました。

働き方改革と生産性向上の関係働き方改革と生産性向上の関係とは?働き方改革が叫ばれていますが、一体何のために行うのでしょうか。この記事では、働き方と生産性の関係についてご紹介します。働き方を変えると組織(人材)・効率性・顧客が変わっていくのです。...

この後、いくつかの話を行いましたが、そこは割愛。
参加者の皆さまに問題意識を持っていただくため、自社のIT環境チェックを行っていただきました。

  1. オフィスに出勤しないと仕事がまわらない(オフィスワーク)
  2. 大切な文書は紙の書類として存在する
  3. 社内の承認や、契約書類はハンコが中心
  4. 見積は会社に戻らないと作成できない
  5. 顧客や取引先、社内との連絡は電話が中心
  6. ミーティングは対面でしか行われない
  7. 同じ会社の人の予定・どこにいるかがすぐに分からない(スケジュール)
  8. 名刺はもらった本人しか利用できない

「その通り」と思う人は1点、「そんなことはない」人は3点。
全体として点数が低いほど、IT活用できていません。

この8つに特別な意味があるわけではなく、
私が日々、中小企業を観させていただく中で、
IT活用ができていない企業の一般論を並べただけです。

既に十分にIT活用している企業であれば、ほぼ全ての項目で3点を取るでしょう。
逆にIT活用できていない。スマホやパソコンが使えない企業だと合計10点以下になるでしょう。

仕事内容によって多少は変わりますが、せめて20点以上はとって頂きたいです。
20点未満の場合には、IT活用が遅れてしまっていると認識いただくと良いと思います。

なお本セミナーでは、自社の記入をしてもらった後、周りの方と意見交換をしていただきました。10点強くらいの会社が多かったようです。

IT導入・活用の3ステップ

ITを導入・活用していくには、大きく3つのステップがあります。

社内でITを使う

1つ目は社内でIT使うことです。
いきなりお客様に関係するところで利用すると、失敗したときのインパクトが大きくなってしまいます。

したがって慣れないうちは、お客様から見えない業務をITで効率化します。
例えば日報の共有、日商の計算、経費精算など社内で無駄の多い業務をIT化することで、スムーズに業務が行えるようにします。

なお、どこから止めたら良いのか分からない場合は、電話とFAXを禁止にしてみましょう。これらのツールはビジネスで使うには、無駄しかありません。

最初は反発があるかもしれませんが、現代のツールに慣れてしまうと、こんな化石みたいなモノを使う気が失せるはずです。

外に向かってITを使う

続いてお客様に向かってITを活用します。

レジをタブレット型のスマートPOSレジに変更したり、ホームページやメルマガの活用を行ったりします。
お客様とWebやSNS上でやり取りすることが増えるかもしれません。

社内だけで利用していた頃に比べると、どの情報を社外に公にして良いか?など、
判断基準が磨かれていくでしょう。
今まで以上に組織のITリテラシーが上がっていきます。

そしてお客様に対して活用することによって、顧客満足度が上がります。
直接的に売上やリード(見込客)の増加につながるのです。

ビジネスそのものの変革

3つ目は、ビジネスそのものをITを前提としたものに置き換えます。
これは難易度が高いので、本セミナーでは、ほぼ解説しませんでした。

まずはチェックリストも見つつ、改善できるところ(社内業務)からIT活用してみましょう。

まとめ
  • 自社のIT環境をチェックリストで確かめてみる
  • IT活用を進めるには、自社内→お客様に向かって→ビジネスそのものの変革の順で進める

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