RPAは使いどころを間違えると、期待した効果が得られにくいツールです。RPAに限らずツールには適材適所があるからです。
この記事では、スモールビジネスにおいてRPAが上手く効果を発揮しやすいケースをお伝えします。
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単純な繰り返し作業である
まず前提として、RPAが上手くハマるのは、比較的単純な繰り返し作業であることです。逆に人間の判断が都度必要になるような利用方法は、ほとんど効果が得られません。
RPAを使うには、まず最初は以下の2つを対象にしましょう。
- 大きく時間を取られている業務
- 頻繁に行われる業務
この2つを対象にすることで、まずは分かりやすい効果が得られます。つまり時間が浮くということです。RPAを使いこなしてきたら、少しずつ細かな業務も対象にしていくと良いでしょう。
現在のシステムを入れ替えるまでの繋ぎとして
前提を踏まえて、RPAが活きるケースを2つお伝えします。1つ目は、現在のシステムを入れ替えるまでの繋ぎとして利用するケースです。
- 今現在、利用しているシステムがある
- 導入したのが何年も前で、構造が古くなってきている
- 具体的には、他のツール（クラウド）との連携ができない
- さらに使い勝手が悪く、利用するのに時間が取られている
- しかし追加開発するには、大きな投資が必要で、すぐには実施できない
- 他のシステム・ツールにすぐに乗り換えるのも現実的ではない
ある程度、長く運営されてきた会社には、このようなシステムが残されているケースが多いです。使い勝手が悪い上に、アーキテクチャーや基本的なポリシーが古いので、今世の中に出てきている便利なツール群と全く連携できないのです。
しかし業務に直結しているシステムだから使わざるを得ず、かなりの時間が取られている。私自身、このようなシーンに何度も出会ってきました。こんなシーンにこそ、RPAは上手くハマると考えています。
使いにくいシステムは当面、利用し続けなければならないので、その繰り返し操作をRPAにやらせてしまうのです。ちなみに、RPAの良いところは導入してから効果を得るまでの期間が、他のツールに比べて短いことです。人の操作を真似して繰り返すだけなので。
こうして短期的にはRPAで業務負荷を下げて、中長期にシステムをどうより良くしていくのか？を企画します。
使いにくい外部のシステムへの対応として
2つ目は、外部のシステムです。
業務をしていると、自社だけでは改善することができない、外部のシステムがあります。私の例で言うと、確定申告時に利用するe-taxです。見た目や操作感が、優しめに言って最悪なんですよね。。国税庁さん、本当に何とかして下さい。。
同じように「取引先から使うように指示されたシステムが使いにくい」などという話は、実に良く聴きます。自社では手が出せないシステムで手間が掛かっているものは、RPA活用の対象になります。
使いにくいシステムをそのまま利用して疲弊するのは賢明ではありません。RPAを活用して、余計な手間は省いてしまいましょう。
- RPAを最初に使うのは、時間が掛かり・頻度の高い業務
- 現状システムを改善するまでの繋ぎとして利用する
- 使いにくい外部システムをRPAで簡略化する
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