ツール活用

神エクセル(ネ申エクセル)から脱却するための思考の基本

未だに間違ったエクセルやワードの使い方が氾濫しています。いわゆる「神エクセル」です。下記の記事で2年以上前にも指摘しているのですが、本記事では、神セクセルを回避し、エクセルやITと上手に付き合うための思考法をお伝えします。

神エクセルの弊害そのものについては、こちらの記事をご覧下さい。

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神エクセルをつくってしまう間違った思考法

神エクセルとは、このような間違ったエクセルの使い方です。

1つのセルに1文字しか入れませんので、データが意味をなしません。例えば生年月日のデータから、年齢分布をつくろうしても、一筋縄ではいきません。ここまでヒドイのは、そう頻繁に合いませんが、このレベルなら頻繁に出会ってしまいます。

年月日を入力しようとするとズレてしまい、入力後にスペースを消して・・と無駄な作業が多くて困ってしまいます。

このような間違った文書をつくってしまうのは、思考法が間違っているからです。具体的には、データを入力する段階と、データを出力する段階を混在して文書を作成していることが問題なのです。

コンピューターを正しく使う思考法

エクセルやワードに限らず、コンピューターを正しく使うには、入力・処理・出力の3つのフェーズを切り分けて考えることです。

役所などで、何度も何度も名前や住所を書かされることありますよね?入力者の手間を省くことが考慮されていないからです。入力・処理・出力を分けて考えていれば、入力は1回(最小限)にして、処理の段階でコピーをして、必要な文書を必要な数だけ出力することができます。

逆に大量の入力があっても、3つのフェーズを分けて考えていれば、処理も出力も簡単になります。例えば、100人からアンケートを取る際も、ほぼ手間ゼロでレポートまで出力できます。

入力と処理、そして出力の3つを、ごちゃまぜにして考えない。それだけでエクセルを使うにせよ、他のツールに使うにせよ、スムーズな使い方ができるようになります。

それぞれのフェーズで意識したいこと

入力のフェーズでは、簡単にデータ入力ができて、間違わないことが大切です。この段階では、印刷するフォーマットなどは一切考えません。それは出力のフェーズで考えることだからです。

例えば、生年月日を入力すれば、年齢は分かります。つまりこの場合は、年齢を入力させることは無駄です。また郵便番号を入力すれば、住所の途中までは分かります。都道府県を入力させるのは無駄なのです。

書かせるよりも選ばせると、入力間違いが減ります。(例:性別や都道府県)
半角/全角を指定すれば、バラツキを押さえることができます(例:2丁目1番地と、2-1)

人間はミスをする生き物ですから、できる限り作業をさせないように設計する。これが入力フェーズでの大切なことです。

処理のフェーズは色々なパターンがあるので、割愛します。上記のようにコピーしたり集計したりします。エクセルの場合は、関数やピボットテーブルを使うのは、この段階です。VBAを使って処理を自動化することもあるかもしれません。

出力のフェーズで初めて、印刷する必要があるのなら、そのフォーマットを考えます。罫線を引いたりするのも、出力の段階です。入力しやすさを追求して罫線を引くことがありますが、それは出力とは別の話です。

入力・処理・出力を混同せず、使い分けることでエクセルなどのIT利用が上手くなります。

まとめ
  • 神エクセルが生まれてしまうのは、入力・処理・出力を混同しているから
  • 3つのフェーズを分けて考えると、エクセルやITが上手く利用できる
  • 入力フェーズでは負担や無駄を減らすことを優先する

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