ツール活用

テレワーク・リモートワークを実現するためのツール一覧

今どきテレワークも自由にできない会社からは、優秀な人から去っていく傾向が強まっています。

「旧態依然」の典型例が、就業時間や働く時間に自由度がなく、無意味に「オフィスに居ること」を強いることです。あるいは「フェイスtoフェイスでないと、コミュニケーションではない」「膝を付け合わせて・・」という文化です。

空気感を感じるために、同じ空間を共有することは大切です。ただ、そこまでシビアでないときには、自由度を増すことを、優秀な人ほど望んでいるでしょう。無駄を省いて、成果にフォーカスするからです。

テレワーク(在宅勤務)やリモートワークを実現するには、会社の文化、就業規則などの人事制度、そしてツールを揃える必要があります。今回は、このツールをご紹介します。

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データを個人のパソコンに入れないために

データが個人のパソコンに入っていたら、パソコンのある場所に仕事が限られてしまいます。そのため、個人のパソコンにデータを入れないように徹底しましょう。

データを共有する場所として、社内でファイルサーバー(NAS)を利用している会社もありますが、外出先・自宅からアクセスできないと不便です。

中小企業では、ファイルサーバーなど買わずに、クラウドストレージで必要かつ十分です。Dropbox、Google Drive、One Driveなどが一般的です。中堅規模以上の会社になると、Boxを使っているところも多いです。

Dropboxのもう少し詳細については、こちらをご覧下さい。

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これで会社の内外問わず、データにアクセスできますし、チームでのファイル共有も簡単です。スマホアプリもあるので、外出中にスマホからデータを確認できるのも良いですね。また社外の方にファイルを共有するときも、メールに添付するのでなく、URLで共有できます。情報セキュリティ対策上も、最もお手軽な方法です。

チャット&掲示板的なコミュニケーションツール

次に、場所に問わずコミュニケーションするツールです。

社内のやり取りをするのに、メールを使うのは既に不便です。理由は常に「宛先」を考えなければならないからです。そして、「お疲れ様です。渋屋です。」みたいな一文を入れる手間もあります。

それよりは自分の考えたことを「場」に投げ込む方が、チームのコミュニケーションが活性化します。一見、関係ないと思っていた人が突然、会話に乗ってくるなどの動きが生まれるからです。

有名なのはSlackです。IT系企業ではもはや標準ソフトのように使われています。基本的にはシンプルなツールですが、様々なツールとの連携(アプリ)が提供されており、その組み合わせによって、色んな使い方ができます。

他にはZoho Connect、LINE(Works含む)、チャットワーク、Facebookグループを使っているところもあります。

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Webミーティング

社員同士が離れていると、一番問題になるのがミーティングです。コミュニケーションツールが充実していると言っても、会話することも必要だからです。

Webで行うミーティングツールに必要なのは、以下の機能です。

相手の顔が見えること

ミーティングを声だけで行うこともありますが、顔を見ながらミーティングしたいことも多くあります。

画面共有ができること

資料を見ながらミーティングすることもあります。そのときに紙を配布するなんて、時代遅れも甚だしいです。資源の無駄、時間の無駄です。上記のSlackやDropboxなどで資料を共有しておけば良いのです。

そうでない場合も、ふと手元のファイルを共有したいときには、画面共有ができると良いでしょう。

ホワイトボードの変わりになるものがあること

ミーティングのときに、自分の考えていることをホワイトボードに書きたいことがあるもの。あるいは議論があちこちに散らばりすぎたとき、話を整理するためにも、ホワイトボードは使われますね。その変わりとなるものが、Webミーティングのツールにも欲しいです。

簡易的なチャット機能があること

つながらないときや、単語が上手く聴こえないとき、裏でコソッと話をしたいとき・・簡易的なチャットがあると便利です。Slackでチャットしてしまう手もあります。

これらを加味すると、現時点で最強なのはZoomです。次いでSkypeやGoogleハングアウトなどが良いでしょう。Zoomはオンラインでセミナーをやるときにも使えますので、そういう機会の多い会社には、特にZoomをオススメします。

なお、Webミーティングをやるときに、オフィス(社内)に居る人たちが個別に接続するのは面倒です。しかも、各パソコンにマイクとスピーカーがあるので、ハウリングが起こりやすくなってしまいます。会議室に集まって、1台のパソコンだけで、社外に居る人と接続するのがオススメです。

その場合は、会議室にいる人たちは、画面の共有と、音響周り(マイクとスピーカー)が大事になります。画面の共有には、プロジェクターか、大きめのディスプレイを使うと良いでしょう。

会議室の人数によりますが、6名程度でしたら、30インチ以上のディスプレイが欲しいですね。音響には、Web会議用のスピーカー&マイクをテーブルに置くと、会議がしやすくなります。

※(後日追記)
最近はマイクをミュートして、1人1人つなぐことの方が多いように感じてきました。社外にいる人と社内にいる人を区別しない方がフラットだからです。

Webミーティングを活用する上での注意点などは、こちらの記事をご覧下さい。

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情報管理をクラウドで

テレワーク、リモートワークを自由にできるようにするためには、場所によらず、常に仕事に必要な情報にアクセスできることが重要です。ファイルになった情報は、上述の通り、クラウドストレージに入れればOKです。

ただ、アプリケーションとしてのクラウドを使った方が便利な情報もあります。例えば顧客情報。個々の営業が、自分のお客様の連絡先を保持していたら、お休みの日など、困ってしまいます。そういう事態を割けるために、顧客情報は会社として保持しておく必要があります。

名刺管理のクラウドサービスや、もう少し踏み込んでCRMのクラウドサービスを使っても良いでしょう。見積・案件管理をするためにSFAや、サイボウズkintoneを使う会社もあります。

プロジェクト管理ならBrabio!、
経理・会計ならfreeeやMFなどのクラウド会計、
勤怠管理もクラウドが良いでしょう。

などなど、経営をする上で必要な情報はありますが、それらを全てクラウドで管理すること。そうすれば、場所にとらわれない働き方ができるようになります。

最後に、冒頭で少し触れていますが、テレワークを実現するためには、社内文化や規則を変えていくことも必要です。ツールだけに走らず、全てを網羅しながら、会社の運営を変えていきましょう。

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