ツール活用

Webミーティングの必要性・機能・注意点

Webミーティングは必須のツールです。フリーランスから大企業までなくてはならないツールと言えるでしょう。Webミーティングが活用できるかどうかによって、生産性が大きく変わることは間違いありません

この記事では、Webミーティングツールが持つ機能や利用する上での注意点をご紹介します。非常に多く利用されているZoomの画面を例にご紹介します。

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Webミーティングが必須の理由

今、多くの企業が人材不足です。働き方を変えて、今までよりも生産的な働き方に変えなければならないのは間違いありません。無駄な時間の代表例が移動時間です。Webミーティングを活用すると、その無駄な移動時間を省くことができます。

移動が困難な高齢者や障害者、あるいは育児・介護などの用事がある方。今まではオフィスに出社しなければできなかったミーティングがWebでできるようになると、より多様な方が働きやすい環境を整えることができます。

お客様先を頻繁に移動する営業も、移動の合間にちょっとしたミーティングを行うことができます。ミーティングをするためにわざわざ会社に戻るという非生産的な事をしなくて済みます。また、地方では車での移動が多いですが、車の中は音が外部に漏れにくいので、都会以上にミーティングがやりやすいです。

また上述の通り、多様な方が働きやすくなりますので採用も楽になります。実際、私の周りを見ていても、この採用困難なご時世において、リモートワーク環境での採用は比較的うまくいってるように見えます。

Webミーティングの現状

Webミーティングと言うと、行ったことのない方にとってはややこしいもののように感じるようです。しかし、少しでも体験した方はその便利さに驚きます。

しかも最近のWebミーティングツールは操作も簡単です。最初の何回かは慣れた人のフォローが必要かもしれませんが、それも私の経験上では数回程度です。ITが苦手なご高齢の社長なども、最近は利用するようになってきています。

テレビ会議システムと言うと、大企業に導入されているような高価なシステムを想像してしまうかもしれません。しかし、はっきり言ってそのような高価なシステムはもはや不要です。1人1人が持っているパソコンやスマートフォンから Webミーティングツールを使えば十分です。

Webミーティングで有名なZoomの場合、月間14.99ドルです。高く見積もっても月に2,000円あれば十分利用できます。無料バージョンもありますが、その場合は1回のミーティングは40分までに制限されます。まずは無料版を試しても良いでしょう。

Webミーティングの機能

相手の顔が見えること

ミーティングの代わりとなるものですから、相手の顔が見えた方が良いです。カメラをOFFにすることもできますが、基本的にはカメラをONにして、お互いの顔を見て話しましょう。(電波状況が悪くて通信量を減らしたい場合などにカメラをOFFにします)

お互いの顔を見ながらミーティングするためには、カメラ付きのノートパソコンを利用すると良いでしょう。 USB タイプで後からつけられるカメラもありますが、持ち歩くのが面倒です。スマホやタブレットの場合は、標準でカメラが(ほとんど)ついているので、設定もより簡単です。

ちなみにWebミーティングあるあるですが、自宅が見られて嫌という問題があります。Zoomではありませんが、Microsoft TeamsというWebミーティングツールでは、自分の顔・身体以外をぼやかすことで、背景を隠す機能があったりします。

余談ですが、女性の場合はWebミーティングのためにお化粧するのが面倒という声を聴いたことがあります。そのうち、アバター(キャラクター)でミーティングする日が来るかもしれません。

画面共有ができること

資料を見ながらミーティングする場合、大きく2つの方法があります。1つはクラウドストレージやチャットツールなどで前もって資料を共有しておくこと。もう1つはWebミーティングツール上で画面共有してしまうことです。

話の流れで事前共有していた資料以外を見たいことも出てきますから、Webミーティングに画面共有は必須です。画面の共有方法は2つあります。

  • 画面全部を共有する
  • アプリケーションを特定して共有する

上図ではブラウザ(Chrome)だけを共有しています。緑の線で囲われています。見られたくない部分がある場合には、できる限りアプリケーション共有を利用します。

私はデスクトップにはゴミ箱しか置かないので問題ありませんが、たまにデスクトップにゴチャゴチャと置いているファイルが見えてしまうことがあったりします。そのような場合に全画面共有すると美しくない・集中力を削がれるなど・・

ホワイトボードの機能があること

画面共有に比べると優先度は下がりますが、ホワイトボードの機能があると便利です。リアルに合うミーティングでもホワイトボードがあることによって、今までの議論内容が整理されたりすることがありますよね。

タッチペン対応のタブレットやパソコンで参加した場合には、この機能は強力なのではないでしょうか。

ミーティングの録画機能があること

ミーティングに参加できなかった人がその内容理解するには議事録を見るのが1番です。しかし議事録だけでは詳細が分からないことがあります。そのような時に録画機能があるとミーティングの録画を見ることによって内容を理解することができます。

また何らかの説明資料など、動画で配布したいようなことがある場合には、この機能を使うとビデオやマイクなどの大げさな撮影機器を準備しなくても簡単に動画を共有することができます。

一般的に利用されているMP4で動画を共有できるので、1.5〜2倍速などで見ると、短時間でミーティングの状況が確認できます。

Webミーティングに必要なこと

当然ですが、 Web ミーティングは実際に会って行うミーティングとは異なります。通信環境の影響も受けます。ツールが思ったように動いてくれないこともあるかもしれません。

利用する道具が変わっているのですから、私たちのミーティングのやり方を少し変える必要があります。その変化を受け入れなければなりません。具体的には以下のようなことを変えると良いでしょう。

はっきり、明確に話す

ゴニョゴニョ喋って「俺の言ってることを理解しろ」というのは、会って行うミーティングでも本来は良くないことです。ただ、その場の空気感でなんとなく伝わってしまっていただけです。自分が何を言いたいのか考えをまとめてから発言するようにしましょう。

ミーティングの目的とゴールを明確にする

そのミーティングの目次を作成し順序よく進めます。何もなく集まって、ダラダラと進めると Webミーティングは非常に進行しにくくなります。進行役を決めて、目次に沿って、そのミーティングのゴールに向かって進んでいきます。

喋らない人はマイクをミュートする

喋らない人がマイクをオンにしたままだと、周囲の雑音が入ってミーティングがやりにくくなります。特に同じミーティングに参加する人が近くにいると、音がハウリングしてしまいます。喋らない人はマイクをミュートにしておきます。この点はWebミーティング特有ですね。

マイクのミュート以外は、実際に会って話すミーティングでも本当は必要なことばかりです。それがなんとなく空気感で許されてしまっていただけです。ミーティングのスキルが低かったことが、Webミーティングを利用したことによってあぶり出されます。このようにWebミーティングに慣れてくると、会って行うミーティングも進行が上手くなるということが良くあります

Webミーティングを活用して、リアルに会うミーティングも含めた生産性の向上をしていきましょう。

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まとめ
  • Webミーティングは生産性向上に必須のツール
  • いくつかの必須機能を使いこなそう
  • Webミーティングに慣れるための「お作法」を通じて、会うミーティングでも無駄をなくしていく

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