ツール活用

チームの活動を促進するために知っておきたいITツール

前回、ITツールでどの分野に投資すべきかについて、以下のようにご紹介しました。

まずはオフィスソフト(ワード、エクセルなど)、電子メール、グループウェア(スケジュール・業務情報共有・コミュニケーション)は揃えましょう。

中小企業のITは、何に?いくら?投資すれば良いのか?中小企業には、ITに投資をするための判断材料が、多くありません。 大企業は市場レポートを購入したり、専門の情報システム(IT)部門が活...

今回は、この点について、具体的にどんなツールがあるのか?をご紹介します。(2019年3月版)

<スポンサードリンク>



オフィスソフトはマイクロソフトかグーグル

まずオフィスソフト(文書作成や表計算、プレゼンテーションなど)については、王道のマイクロソフトかグーグルで良いでしょう。以下、それぞれの価格です。大企業で使われるようなエンタープライズ版は記載していません。

マイクロソフトのOffice365の価格(1ユーザー・月間)

  • Office365 Business Essentials:540円
  • Office365 Business:900円
  • Office365 Business Premium:1,360円

Essentialsは現実的には使えないでしょう。ワードやエクセルがWeb版しかないからです。グーグルのG Suiteと異なり、マイクロソフトのWeb版は、まだまだ発展途上で実情に耐えうるか?というと、私は疑問です。

事実上の選択肢は900円以上のプランです。(比較はこちら

グーグルのG Suiteの価格(1ユーザー・月間)

4月2日から価格が上がる予定で、その料金を記載します。

  • G Suite Basic:680円
  • G Suite Bisiness:1,360円

プランごとの機能の比較はこちらです。

最近は、起業間もない会社ではマイクロソフトよりもグーグルのG Suiteを使うことが増えていることが多いようです。

  • 無償版が提供されている
  • クラウド・スマホ環境で使える

ことが理由でしょう。特にメールをパソコンに溜めず、ブラウザやアプリで見れてしまう(Gmail)がありがたいですね。

マイクロソフトを利用するときはパッケージ版を買うよりも、Office365を購入した方が、最新バージョンを利用し続けることができますので便利です。間違いなく、マイクロソフトも開発の主軸をOffice365側に移しています。

スケジュール共有はマイクロソフトを使っているならOutlook、グーグルを使っているならGoogleカレンダーになりますが、サイボウズOfficeなどを使っている中小企業も多いです。Webで手軽に見られるのが好まれるのでしょう。

会社独自のアプリをつくりたいときなどは、サイボウズのkintoneが注目を集めています。ユーザ数も激増していますから、私もウォッチしています。

ビジネスチャット・社内SNS

チャットを使っていない企業は、今日からでも使いましょう。メールを使いこなす以上に、むしろ大事です。

  • 社外とのやり取りはメールで
  • 社内はチャットのみ

という企業が増えています。メールは手間が掛かるからです。選択肢は以下のものになるのではないでしょうか。

Slackとchatworkは無料版があり、それでも十分使えます。使いやすさ・見やすさで言えば、個人的にはSlackが一番です。

下3つは、私がまだ使ったことがないので、あくまでも聴いた話が中心になります。

ITが苦手、でも日頃からLINEに慣れている従業員が多い、という場合にはLINE WORKSが使いやすいようです。無料版があります。Office365 Business Premiumを契約していると、Teamsを使えます。なかなか使いやすいとのことでした。Facebookが好きな方はWorkplaceという選択肢もあります。こちらも無料版があります。

Web会議

これはハッキリ言って、Zoom一択です。ほかにも色々ありますが、Zoomが一気に抜き去った印象です。使い勝手、機能、価格のどれを取っても、「結局Zoomだね」に落ち着きます。パソコンが苦手な人でも比較的、簡単に操作できます。

無償版がありますので、それで体験してみて、良ければプロ版に上げてみると良いでしょう。月額14.99ドルですが、これまでにご紹介したソフトと異なり、全従業員分を用意する必要がありませんので、価格としては手頃です。

他にはSkypeGoogleハングアウトなどがあります。

ワークフロー

申請や承認などの業務が増えてきたら、ワークフローのツールが必要になります。ただ、この分野は群雄割拠で、選択肢が絞られていません。既に使っているオフィスソフトなどの機能で代替できるなら、それで十分でしょう。

また、kintoneを使っている場合は、ワークフローの機能があります。デモを見たことがあるレベルですが、StreamlineはITスキルを問わず、使いやすそうでした。

プロジェクト管理

昨今、私たちの仕事はプロジェクトが増えています。毎日・毎月、同じことを繰り返すルーチン業務は、確実にITツールに任せられるからです。

プロジェクト管理は、誰が?何を?いつまでに?やるのかを管理するのが基本です。コストもツールで管理したい場合もあるかもしれません。

タスク一覧の見やすさではBrabio!、進捗管理のしやすさではTrelloが個人的にはオススメです。ただ、これまでご紹介したツールにタスク管理のできるものもありますので、上手く選びましょう。

使うツールが増えすぎると、慣れない人ほどつらくなっていくので、ツールの数は絞り込むのが良いでしょう。慣れてきたら、より使い勝手のツールに移行していくのが良いと思います。

テレワーク・リモートワークを実現するためのツール一覧今どきテレワークも自由にできない会社からは、優秀な人から去っていく傾向が強まっています。 「旧態依然」の典型例が、就業時間や働く時...

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
メルマガ『経営は100種競技!』を毎日配信しています。
マーケティングやITを身につけたい。
ビジネスを楽しみたい。
変化・成長したいというビジネスパーソンにお読みいただいています。