前回、ITツールでどの分野に投資すべきかについて、以下のようにご紹介しました。
まずはオフィスソフト（ワード、エクセルなど）、電子メール、グループウェア（スケジュール・業務情報共有・コミュニケーション）は揃えましょう。
今回は、この点について、具体的にどんなツールがあるのか？をご紹介します。（2019年3月版）
＜スポンサードリンク＞
Contents
オフィスソフトはマイクロソフトかグーグル
まずオフィスソフト（文書作成や表計算、プレゼンテーションなど）については、王道のマイクロソフトかグーグルで良いでしょう。以下、それぞれの価格です。大企業で使われるようなエンタープライズ版は記載していません。
マイクロソフトのOffice365の価格（1ユーザー・月間）
- Office365 Business Essentials：540円
- Office365 Business：900円
- Office365 Business Premium：1,360円
Essentialsは現実的には使えないでしょう。ワードやエクセルがWeb版しかないからです。グーグルのG Suiteと異なり、マイクロソフトのWeb版は、まだまだ発展途上で実情に耐えうるか？というと、私は疑問です。
事実上の選択肢は900円以上のプランです。（比較はこちら）
グーグルのG Suiteの価格（1ユーザー・月間）
4月2日から価格が上がる予定で、その料金を記載します。
- G Suite Basic：680円
- G Suite Bisiness：1,360円
プランごとの機能の比較はこちらです。
最近は、起業間もない会社ではマイクロソフトよりもグーグルのG Suiteを使うことが増えていることが多いようです。
- 無償版が提供されている
- クラウド・スマホ環境で使える
ことが理由でしょう。特にメールをパソコンに溜めず、ブラウザやアプリで見れてしまう（Gmail）がありがたいですね。
マイクロソフトを利用するときはパッケージ版を買うよりも、Office365を購入した方が、最新バージョンを利用し続けることができますので便利です。間違いなく、マイクロソフトも開発の主軸をOffice365側に移しています。
スケジュール共有はマイクロソフトを使っているならOutlook、グーグルを使っているならGoogleカレンダーになりますが、サイボウズOfficeなどを使っている中小企業も多いです。Webで手軽に見られるのが好まれるのでしょう。
会社独自のアプリをつくりたいときなどは、サイボウズのkintoneが注目を集めています。ユーザ数も激増していますから、私もウォッチしています。
ビジネスチャット・社内SNS
チャットを使っていない企業は、今日からでも使いましょう。メールを使いこなす以上に、むしろ大事です。
- 社外とのやり取りはメールで
- 社内はチャットのみ
という企業が増えています。メールは手間が掛かるからです。選択肢は以下のものになるのではないでしょうか。
- Slack
- chatwork
- LINE WORKS（企業版のLINE）
- Microsft Teams
- Workplace（企業版のFacebook）
Slackとchatworkは無料版があり、それでも十分使えます。使いやすさ・見やすさで言えば、個人的にはSlackが一番です。
下3つは、私がまだ使ったことがないので、あくまでも聴いた話が中心になります。
ITが苦手、でも日頃からLINEに慣れている従業員が多い、という場合にはLINE WORKSが使いやすいようです。無料版があります。Office365 Business Premiumを契約していると、Teamsを使えます。なかなか使いやすいとのことでした。Facebookが好きな方はWorkplaceという選択肢もあります。こちらも無料版があります。
Web会議
これはハッキリ言って、Zoom一択です。ほかにも色々ありますが、Zoomが一気に抜き去った印象です。使い勝手、機能、価格のどれを取っても、「結局Zoomだね」に落ち着きます。パソコンが苦手な人でも比較的、簡単に操作できます。
無償版がありますので、それで体験してみて、良ければプロ版に上げてみると良いでしょう。月額14.99ドルですが、これまでにご紹介したソフトと異なり、全従業員分を用意する必要がありませんので、価格としては手頃です。
他にはSkypeやGoogleハングアウトなどがあります。
ワークフロー
申請や承認などの業務が増えてきたら、ワークフローのツールが必要になります。ただ、この分野は群雄割拠で、選択肢が絞られていません。既に使っているオフィスソフトなどの機能で代替できるなら、それで十分でしょう。
また、kintoneを使っている場合は、ワークフローの機能があります。デモを見たことがあるレベルですが、StreamlineはITスキルを問わず、使いやすそうでした。
プロジェクト管理
昨今、私たちの仕事はプロジェクトが増えています。毎日・毎月、同じことを繰り返すルーチン業務は、確実にITツールに任せられるからです。
プロジェクト管理は、誰が？何を？いつまでに？やるのかを管理するのが基本です。コストもツールで管理したい場合もあるかもしれません。
タスク一覧の見やすさではBrabio!、進捗管理のしやすさではTrelloが個人的にはオススメです。ただ、これまでご紹介したツールにタスク管理のできるものもありますので、上手く選びましょう。
使うツールが増えすぎると、慣れない人ほどつらくなっていくので、ツールの数は絞り込むのが良いでしょう。慣れてきたら、より使い勝手のツールに移行していくのが良いと思います。
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
メルマガ『経営は100種競技！』を毎日配信しています。
マーケティングやITを身につけたい。
ビジネスを楽しみたい。
変化・成長したいというビジネスパーソンにお読みいただいています。
