ツール活用

freeeとkintoneの連携は可能性が広がる(BizTech hack振り返り)

昨晩、「freee & kintone BizTech hack」というイベントに参加しました。
営業などの現場で使われるkintoneと、会計で使われるfreee
この2つが連携することで、より業務がしやすくなる可能性の広がりを感じました。
以下、あくまでも私の理解ですが、ご紹介します。

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kintoneとfreeeが連携すると何が嬉しいのか?

kintoneは自社に合った業務システムを、プログラミングせずに作れるサービスです。
様々なアプリがつくれますが、今回は会計と連携する時点で、顧客や案件(販売)管理に使うことを想定しています。つまり、主に営業部門が使うことになります。

一方のfreeeはクラウド会計です。
銀行口座との自動連携や取引の自動登録など、新しい概念を取り込み続けている会計ソフトです。こちらは経理部門が使うことになります。

ツールが別々に存在する場合

それぞれに良いツールなのですが、連携してくれないと二度手間が発生してしまいます。

営業部門はkintoneで取引先を登録。
その取引先と案件(商談)が発生し、売上が上がると、経理部門はfreeeで取引先と取引データを登録。
同じデータを別部門で2回登録していることになります。

その際、営業部門から経理部門へは、どうやって情報を共有するでしょうか?
メール?エクセル?まさか紙に印刷して渡して、再度手入力?

ちなみに大企業では部門を超えるとシステム・業務が連携しておらず、紙の帳票になることが多いです。部門の壁がシステムの壁として現れているのです。
大企業は取引量も多いので、手入力が多くて、泣いている方を何度も見たことがあります。
役所の問題も同じですね。

ここで情報の齟齬が発生すると、トラブルの原因になってしまいます。
似たような名前の別の会社に請求書を送ってしまうなど・・
考えただけで震えます。

なお、請求後に入金があったかどうかは、経理部門しか分かりません
入金がない場合には、経理部門から営業部門へ連絡して催促してもらう必要があります。
何度も営業部門と経理部門がやり取りをしなければならないのです。

ツールが自動連携する場合

これが自動連携すると、どのように変わるでしょうか?
まずはイメージです。

売上が上がると、営業部門はkintoneにて案件のステータスを変更します。(「請求」など)
それをキッカケとして、取引先・取引内容が自動的にfreeeに取り込まれます。

わざわざメールなどで連絡したり、手入力する必要はありません
もちろん、既に存在している取引先の場合は、取引内容だけを登録します。
手間やミスの発生を抑えていることが分かりますね。

お客様からの入金ステータスは逆にfreee→kintoneに連携させます。
振込期日が過ぎても入金がない場合には、kintone側で担当営業に気づかせることができます。

※現時点でfreeeから自動でデータを送る仕組み(トリガー)がないので、kintone側から取りに行く必要があります。freeeのトリガーは今年中にWebhookとして実装される予定とのことです。

このように営業部門と経理部門が常に同じデータを見ることができます
データを共有するために余計な手間を割くのではなく、共有したデータを元にどうするか?意味のあること・価値を生むことに時間を使うことができるのです。

kintoneとfreeeを連携させるためには、3つの方法があります。
この点については、次回の記事でご紹介します。

kintoneとfreeeを連携する3つの方法kintoneとfreeeを連携させるには3つの方法があります。freee for kintoneを使う、iPaaSを使う、独自開発する。どの方法にも一長一短ありますので、最適な方法を検討しましょう。簡単に自動連携させることで、各人が本来の業務に集中できるようになります。...

マスタは一ヶ所で管理すべき

企業においてマスターデータは非常に重要です。
取引先マスタに関して言えば、それを管理するのは営業部門の責任です。

IT・データを理解するためのスタートラインは「マスターデータ」マスターデータとは何でしょうか?従業員・顧客・商品などをしっかり区別するための基準となるデータのことです。コンピューター登場以前から台帳として存在していました。データやITを活用する経営をするための土台となる考え方ですから、経営者は身につけておきましょう。 ...
  • 同じ取引先を重複して登録していないか?
  • 表記揺れがないか?
  • 取引先のデータは最新に保っているか?

マスターデータは一ヶ所で管理すべきです。
この例で言えば、「取引先」は営業部門がkintoneで管理するのが良いでしょう。

しかし、kintoneとfreeeが連携していなかったら、営業部門と経理部門が取引先マスタを別々に管理することに。そうするとミスが発生やすくなり、お客様に迷惑をかけてしまいます。対応するスタッフも疲弊してしまいますね。

本イベントの振り返りメモ

もし運営の方が見ていらしたら・・と想定して、振り返りメモを残しておきます。
(エゴサをばっちりやっている方が多いようですので、笑)

全体として非常に分かりやすかったです。
ハンズオンもあるので事前の環境準備なども大変だったことと思います。
本当にありがとうございました。

以下、プログラミング経験が浅い私の視点からのメモです。

セミナーの部

説明自体は分かりやすくコンパクトで、プレゼンも慣れていてさすがだなぁ~と感じました。また現時点での実績や、API提供している範囲など、知りたいことが満載でした。

ただ、全体的に時間が押し押しな感じでしたので・・
このイベントに参加している時点でkintone、freeeのことは知っているでしょうから、個別の説明はなくても良かったかもしれません。

kintone・freeeの連携については、短時間ながら非常にまとまった内容で、勉強になりました。これ単体で、1~2時間のセミナーを聴きたいくらいでした。

ハンズオンの部

ハンズオンについては、ちょうど良いレベル感でした。
私は日頃、freeeは触っていますが、kintoneはたまにしかに触らないので、やや手間取りました。特にスペースを超えると自分の現在地が分からなくなりました(笑)

ハンズオンは説明と作業する時間を明確に指示していただけると、ありがたかったです。
最初、集中して説明を聴いていたら、置いていかれそうになりましたので・・

JavaScriptコード解説部分は、私には雰囲気を掴む程度しかできませんでしたが、楽しみました。(エンジニア向けセミナーなのに、初心者が参加したのですみません・・)

上手くいかなかった人の画面を共有してレクチャーするところは、正にハンズオンの醍醐味でした。こうやってトラブルシュートするのか!と。原因追求の過程を通じて、学べることが多いですね。

繰り返しになりますが、短い時間にも関わらず、有益なセミナー&ハンズオンをギュッとまとめて下さり、ありがとうございました。懇親会も楽しませていただきました。

まとめ
  • 部門ごとに使うツールが異なると、余計な手間とミスが発生する
  • マスターデータは一ヶ所で管理する
  • そのためにもツールはできる限り連携させる



【編集後記】
というわけで、昨日はエンジニア向けのハンズオンに参加しました。
全くついていけなかったらどうしよう・・と不安でしたが、何とか最後まで出来ました。
動いたときの嬉しさは格別ですね。


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渋屋 隆一
プロフィール
マーケティングとIT、そしてデータを使った「売れ続ける仕組みづくり」「業務改善」が得意。コンサルティングや研修・セミナーで中小企業の経営支援をしています。元IT企業でエンジニア→マーケティング。中小企業診断士。
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