IT・システム全般

中小企業がITを活用していくときの、オススメの順序

ITを活用しようと言われて、早何年が経ったでしょうか。中小企業白書などの政府発行の資料にも毎年のようにIT活用はテーマとして出てきています。しかし、現場を見ている立場の意見ですが、一向に状況は変わっていません。

原因の1つが「IT活用」とマルっと1つにまとめられていることにあると思います。どこから手を付ければ良いのか、分からないのです。
この記事では、中小企業がITを活用する上での効果的な順序についてお伝えします。

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中小企業がITを活用していくときの、オススメの順序

結論から書きますと、以下の順序でITを活用すると失敗しにくいです。

  1. グループウェアを中心とする社内の情報共有ツール
  2. お客様に対する情報発信(Web、SNSなど)
  3. ビジネスそのものをITで変革する

もちろん、全てがこの順番である必要はありません。
例えば社内で使うツールの筆頭であるERPは、ツールというよりも重いシステムですから、社内とは言え、いきなり活用すると苦労してしまいます。

社内でITを活用して、「いつでも・どこでも働ける環境」を整える

まずは社内業務のIT化を中心に行います。不慣れな会社がITを活用する場合、問題が起きたときにもお客様に迷惑をかけないからです。

まず、現時点で以下のチェック項目に当てはまるものが1つでもあれば、そこをIT化すべきです。

  • 事務仕事にも関わらず、オフィスに出勤しないと仕事がまわらない
  • 文書は紙の書類として存在することが多い
  • 社内の承認や、契約書類はハンコが中心
  • 見積は会社に戻らないと作成できない
  • 顧客やパートナー企業、社内との連絡は電話が中心
  • 社内ミーティングは対面でしか行われない
  • 同じ会社の人の予定・どこにいるかがすぐに分からない
  • 名刺はもらった本人しか利用できない

これらは全部、ITツールを活用すれば、問題解決できます。
まず目指すは、いつでも・どこに居ても仕事ができる環境を整えることです。

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この環境が実現すると、以下のようなメリットが得られます。

  • オフィスに出社しにくい高齢者、育児・介護をする方、短時間業務の方が、仕事をしやすくなる
  • その結果、採用が簡単になる
    (「フルリモートワーク可」という求人に対して、人が殺到した小規模企業を見たことがあります)
  • 同じ組織内の人たちの仕事の状況が分かりやすくなり、組織として活動できるようになる
  • ペーパーレス化が進む
  • 無駄な時間が減って、仕事の進捗が早くなる
  • 残業時間が減る

ちなみに、チェック項目を全て良い環境に置き換えるには、ほぼグループウェア(Office365やG Suite)だけで実現可能です。一部、名刺の共有など、そのままでは実現しにくいものもありますが・・

はじめの一歩であるグループウェアを促進するITベンダーがいない

ちなみに、私はIT業界に対して危機感を抱いている部分があります。
お客様がITツールを活用する上で、はじめの一歩となるOffice365やG Suiteを支援するITベンダーが、あまりにも少ないからです。

販売はしているのですが、活用の支援をしているところは限られていると感じています。おそらく、これらの支援を行っても、大した儲けにならないからだと推測しています。

ITベンダーと利用企業の狭間に浮いているもの「カネにならないことはやってくれない」多くのユーザー企業がITベンダーに対して持っている不満です。なぜこういう印象を持たれてしまうのでしょうか?解決策は2つあります。1つは商品ラインナップを設計し直すこと。もう1つは自社が先駆的なユーザー企業になることです。...

しかし、こちらの記事で書きましたが、その考え方はあまりにも短絡的です。

もう1つ、ITベンダーがオフィススイート(Office365やG Suite)を促進しない理由があります。「自分たちが使いこなせていない」からです。

私はIT企業の支援をすることも多いですが、実はIT企業の多くが、これらの優秀なオフィススイートの機能のごく一部しか利用できていません。

IT企業が自らを実験台として、次々と新しいツールを活用して生産性を高めて欲しいと願っています。そこでの経験をお客様に提案すれば良いのです。

まとめ
  • 社内→社外→ビジネスそのものの変革、の順番でITを活用していく
  • 社内業務のIT化を進めるときのゴールは「いつでも・どこでも」働ける環境
  • ITベンダーは、この領域をやりたがらない。自らを実験台として経験を積むと良い

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