ツール活用

現場でkintoneアプリをつくってみよう(動画で紹介)

前回、ITスキルが高くなくとも自社で欲しいシステム(ITツール)をつくってみることをご提案しました。

自社で必要なときに必要なシステムを使えるように中小企業では、自分達でITツールを活用し育てていくのが良いです。理由は4つ。1. 本当に欲しいシステムが得られる 2. お金が掛からない 3. 組織の変革スピードが上がる 4. ITスキルが上がる。必要に応じてプロを頼りつつ、自社でITツール・システムを活用していきましょう。...

「本当に自社でできるのか?」と感じられると思いますので、動画でアプリをつくっているところをご紹介します。

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kintoneで問い合わせ一覧アプリをつくってみた

百聞は一見に如かずということで、kintoneで「問い合わせ一覧」アプリをつくってみました。

動画は4倍速にしています。
完全ノーカットですので、実際の作成時間は4分ちょっとです。
さすがに初めて作る場合には、操作を覚えなければいけませんので、もっと時間が掛かります。

それでも「自分達にもできそうだ」と感じて頂けるのでは?と思います。
実際、私もお客様の目の前で、このような画面操作をお見せすると、「これならできます!」と言われることが多いです。

実際には画面(アプリ)を作る前に、どんな項目(データ)が必要なのか?を考えておかなければなりません。今回は以下の項目を準備しました。

  • 顧客名(文字列1行)
  • ご担当者名(文字列1行)
  • 対応担当者(自動入力)
  • 受付日時(自動入力)
  • 対応状況(ドロップダウン)
  • 問い合わせ種別(ラジオボタン)
  • 期限(日付)
  • 対応日時(日時)
  • 対応内容(文字列複数行)
  • 添付ファイル(添付ファイル)

実際に業務で入力するときの画面は、このようになります。

問い合わせ状況(未対応、対応中、完了)を元に、グラフを作成すると、こんな感じになります。

このようなグラフを見て、問い合わせへの対応を迅速化することができます。
受付日時と完了日時もデータに取っているので、完了に至るまでの時間をグラフ化して、それを目標値にすることもできるかもしれないですね。

ちゃんと作るには、設計も必要

ここまで簡単さをアピールしてきましたが、業務として利用するには、ある程度の設計が必要になります。

例えば、今回は顧客名を文字列として入力しましたが、本来なら顧客管理用・社員管理用のアプリをつくっておいた方が良いでしょう。

他のアプリからも利用できるように、顧客マスタ・自社の社員マスタを準備しておいた方が今後の使い勝手が良くなります。
顧客名を入力するのではなく、顧客マスタから選ぶようにすれば、入力ミスも削減できます。

このマスタデータの考え方は、ITツールを利用する上でも、データをビジネスに活かすためにも必要になります。

IT・データを理解するためのスタートラインは「マスターデータ」マスターデータとは何でしょうか?従業員・顧客・商品などをしっかり区別するための基準となるデータのことです。コンピューター登場以前から台帳として存在していました。データやITを活用する経営をするための土台となる考え方ですから、経営者は身につけておきましょう。 ...

多少の手戻りは学習コスト

とは言え、最初から難しく考え過ぎる必要もありません。

  • 他のアプリからでも参照しそうな顧客・社員はマスタにしておき、後はその都度考える
  • 多少の手戻りは学習コストとして許容する

このように、まずは気楽に使い始めて、新しい課題が出てきたら、その都度、調べていけば良いでしょう。多少の手戻り(作り直し)は発生しますが、この学びが組織全体でのITスキルを高めてくれます。

今まで仕組みが見えなかったITツールの仕組みが見えてくるほどに、楽しくなってしまうでしょう。実際、IT素人だった人が、このようなツールを通じて、業務改善に目覚めてしまう例は、後を絶ちません。楽しみながら、学んでいきましょう!

まとめ
  • kintone アプリは簡単につくれる
  • 実業務に使うにはマスタデータの考え方は身に着けておきたい
  • 多少の手戻りは許容して、学びながら利用していく



【編集後記】
大してトレーニングしていないのですが、昨日は身体が重くて、全然パフォーマンスが出ませんでした。数値には表れていないのですが、カラダの感覚を優先して、早々に寝ました。


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渋屋 隆一
プロフィール
マーケティングとIT、そしてデータを使った「売れ続ける仕組みづくり」「業務改善」が得意。コンサルティングや研修・セミナーで中小企業の経営支援をしています。元IT企業でエンジニア→マーケティング。中小企業診断士。
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