IT・システム全般

離れていても全員が同じ情報(データ)を使える状態をつくる

店舗が離れていたり、出張が多い人がいたり。
ビジネスをする上で必ずしも全員が同じ場所に居るとは限りません。
どんなに離れていても、全員が同じ情報を共有する仕組みが必要です。

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全員が同じ情報をいつでも・どこからでも使う

離れている人同士が、同じ情報を共有できていないと、非常に手間が掛かってしまいます。
例えば、複数の店舗からなる小売店では、各店舗の売上情報を以下のような流れで共有していました。

  1. 各店舗(店長)が日報を本部へメール送信
  2. 本部で取りまとめてレポート化
  3. 本部から店長宛にレポートをメールで送付
  4. 毎週の店長会議で共有

単に売上情報を共有するだけですが、何度も店舗と本部の間でメールが送付されています。
毎日同じフォーマットのエクセルファイルを送付するので、間違った日付の日報(データ)を送ってしまうこともあったようです。

さらに本部では各店舗からの日報を取りまとめていました。
毎日同じ作業をするにも関わらず、VBAなどの自動化の仕組みはなく、本部スタッフの方が毎日手作業で集計していました

店舗にとっても本部にとっても、全く良いことがありません。
実際、「管理負荷が高すぎて、これ以上店舗は増やしにくい」と社長も仰っていました。

本来であれば、売上を共有し分析するための専用ツールを使いたいところですが、取り急ぎの策として、Googleスプレッドシートをご紹介しました。クラウド上に全員で共有できるエクセルのようなものです。

店舗や個人ごとにデータを持つのではなく、全社で共通したデータの入れ物をつくってしまいます。各店長がデータを入力すると、それに連動してレポートが自動的に出力されるようにしました。

日報(売上データ)をメール送付したり、レポート作成する手間が省けて、喜んでいただけました。

これは1つの例ですが、このように全員がリアルタイムで同じ情報を共有するのが原則です。できていないとすれば、ツールの選び方・使い方に何らかの問題があります。

全員で同じ情報を常に見ることができれば、例えば経営者が出張中でも、承認・決済が滞ることがありません。

必要に応じて制限をかける

会社の情報を全員がどこからでも見ることができる。
これが原則ですが、どんな情報でも見れてしまうのは良くないことがあります。

一部の情報は、限られた人しか見たり編集したりできないように、制限をかける必要があります。例えば、社員の給与明細です。
本人は閲覧のみ。経営者(給与担当者)は編集もできるようにする、という感じです。

このような制御が必要になったとき、表計算ソフトであるスプレッドシートは適していません。ファイル全体としての制御はできますが、レコード(特定の情報)ごとの制御はできないからです。

このようなときは専用のツールを使うと良いでしょう。
例えば、こちらの記事でご紹介した kintone などです。

現場でkintoneアプリをつくってみよう(動画で紹介)kintone アプリは簡単につくれるので、ITの内製化にピッタリのツールです。実際につくるところを動画でご紹介します。実業務に使うにはマスタデータの考え方は身に着けておきたいですが、多少の手戻りは許容して、学びながら利用していくと良いでしょう。 ...

kintone の場合はレコードごとに参照・編集権限を変えることができます。

クラウドにデータを集約する

このように原則としては全社員が最新の情報を見られるように、データを一ヶ所に集めます。いつでも・どこからでも見られるようにクラウドのITツールを使うのがお勧めです。

中小企業が選ぶべきITツールは、まずクラウド中小企業におけるITツールの選択肢は、クラウド一択です。自社で購入・運用するオンプレミスには、ほぼデメリットしかありません。この記事では価格の差や得られるものの本質的な違いをご紹介しつつ、クラウドだけで得られるメリットについても解説しました。ITツールを選ぶ方、中小企業経営者は要確認です。...

逆に言えば、パソコンのローカル(ハードディスク)にデータを置いてはいけません。
支店などにファイルサーバーを置かないようにしましょう。
常にデータはクラウドに置くようにします。

その上で、必要に応じた制限をかける。
これが企業における情報共有の原則と言えるでしょう。

まとめ
  • 離れている人同士でも、常に最新の情報を共有する
  • そのために、一ヶ所(クラウド)に情報を集約する
  • その上で、必要に応じて閲覧・編集権限などを制限する



【編集後記】
今日は毎週土曜日恒例、息子と一緒にスイムトレーニングへ。(妻はお出かけ)
先日、自己ベストを更新した息子。
もうなかなか敵いそうにありません。


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