ツール活用

現地(オフィス)とテレワーク(在宅)が混在する場合のミーティング方法

何人かのスタッフは出社してオフィスに居る。
他の何人かは自宅でテレワーク(在宅勤務)している。
そのような混在環境でオンラインミーティングをする際、セッティングを間違えるとミーティングが上手く進みません。

この記事では、どのようにセッティングすれば良いかをご紹介します。

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疎外感を受けるセッティング

4人がオフィスの会議室に居て、2人がテレワークしている場合を考えてみます。
最初に、大企業など設備が整った会社で良く見かける例です。

会議室にいる4人が1台のディスプレイとマイクを使ってミーティングに参加しています。
一見、何の問題もないように思います。

しかし、テレワークの参加者から見ると、このような画面になります。

(テレワーク参加者が3名に増えてますが・・イメージです)

疎外感が半端ないのです。
「あっちばかりで勝手に色々と話しやがって・・」と。

実際、会議室に居る人たちだけで話が盛り上がってしまい、テレワーク側は参加している意義を感じない。
そういう光景を何度も見たことがありますし、やられたこともあります。
(気づかずにやってしまっていたこともあるでしょう)

自分でオンラインミーティングに参加できないようなお偉いさん(被IT介護者)がいる場合に、こういうやり方をすることが多いのではないでしょうか。
すると、お偉いさん側(会議室)が余計に情報密度が濃くなってしまいます。

オンラインミーティングの基本は、情報をフラットにすることです。
特定の誰かや場所に偏らないように利用すると、成果をあげやすくなります。

そのため、ここで挙げたようなセッティングは、できる限り避けましょう。
大企業にある億円単位の会議システムなど、見ると「すげぇ~」と思いますが、ハッキリ言って不要です。

できる限り全員をフラットにする

先に理想論を書きますと、全員があたかもテレワークしているかのように、バラバラの場所からオンラインミーティングするのがベストです。

1人1台で、全員がビデオ・マイクONにして参加します。
これなら先ほどのような情報の偏りも生まれません。

ただ実際にはオフィスが狭くて、出社している全員が離れることが出来ない場合があります。
その場合には、ハウリングを避けるために、以下のようなセッティングにすると良いでしょう。

フラットなセッティング

図のように1人ずつパソコンを用意して、オンラインミーティングに参加します。
これで見た目は、全員が横並びになります。
しかし、会議室内の全員がマイク・スピーカーONにするとハウリングが発生してしまいます。

それを避けるために、1人を除いて全員がマイクとスピーカーをOFFにします。
1人が卓上型マイク&スピーカーを準備して、会議室の真ん中に置きます。
その1人のパソコンだけマイク・スピーカーをON。

卓上型マイクは、360°対応でありながらも、指向性のあるものを選ぶと良いでしょう。
話している人の方向からだけ音を拾うようになるので、周りのノイズを押さえやすくなります。

あと充電式だとケーブルがなくて、場所を自由に移動できるので便利です。

(会議室側が4人程度のミーティングなら、1万円台くらいのもので十分です)

話すときには名乗る

ただ、このようにすると、オンラインミーティング(Zoom)から見ると、会議室内の誰が発言しても、マイクONにしている1人が喋っているように認識してしまいます。
(で、その1人の画面が大きくなったりする)

そのため、発言する人は先に名乗ると良いでしょう。
会議室にいる人たちには、少し煩わしさを感じるかもしれませんが、テレワークしている人にとっては、スムーズに感じられるはずです。

本当はこんなハイブリッドはせず、全員がオンラインで仕事ができてしまえば良いのですが。
現実にはすぐにそうできないことも多いでしょうから、ハイブリッドなミーティングのやり方をご紹介しました。

まとめ
  • オフィスとテレワーク混在のミーティングは、少しややこしい
  • 1人1台のパソコン・スマホから参加するのが基本
  • 会議室側を代表するマイク・スピーカーを置く



【編集後記】
昨日は、独立・起業の実践塾「礎」で、このハイブリッド型のセミナーを行いました。
プロジェクターやビデオを使わない分、会場に行っても荷物は少なくて済みました。

夜はドラッカーを学ぶ活動にて、パネラーとして登壇。
併せて Zoom を8時間以上つないでたので、さすがにグッタリ。


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