GASでfreeeから請求書データをダウンロードする方法

前回、請求書データを活用して、顧客との関係構築に活かすことをお伝えしました。

請求書データの活用：私が最初に行う理由請求書データを活用することで、売上を向上させることができます。これから始める理由は、既にデータがあり、すぐに取り組むことができるからです。将来的には、適切なタイミングに適切な連絡を取ることで、顧客と関係強化できる仕組み・組織文化をつくっていきます。...

でも実際に請求書データをエクセル一覧にするのは、どうすれば良いのでしょうか？
この記事では、クラウド会計freeeで請求書を発行している場合の事例をご紹介します。

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請求書はまとめて管理できるように

この記事では例として、クラウド会計「freee」で請求書を発行している場合を想定します。

中小企業の場合、エクセルで1枚ずつ請求書を発行している場合も良く見かけます。
しかし、この方法はお勧めできません。

• データを活用には、Excel VBAなどを使って、散らばったデータをまとめる必要がある
• 状態管理（下書き・発行済み・送付済み、入金待ち・入金済み・催促中etc）が管理しにくい
• 案件管理・販売管理などの他ツールとの連携がしにくい

特に2点目が経理の視点から見て致命的です。
また業務効率や事故防止の視点から見ると、3点目も厳しいです。
できる限り専用ツールを使って、他の業務と連携できるようにしておきましょう。

今回ご紹介する「freee」は請求書の状態管理も、業務ツールとの連携もできます。

GAS x freee で請求書を一括ダウンロード

クラウド会計freeeにて、請求書を一括ダウンロードできれば良いのですが、残念ながら標準機能ではサポートされていません。
PDFでまとめて出力できるだけですから、データ活用には向いていません。

そこでGAS（Google Apps Script）を使って、freee APIにアクセスして、請求書を一括でダウンロードしてみます。

全体の流れ

コードをご紹介する前に全体の流れをお伝えしておきます。

1. 会計freeeのAPIを利用できるようにする（認証）
2. freee APIにて請求書データを取得
3. そのデータから必要な項目（日付・取引先・金額）を抜き出す
4. スプレッドシートに貼り付け

以下、具体的にご紹介していきます。

まずはfreeeの認証が必要

その前にGASでfreeeにアクセスできるようにしなければなりません。
会計ソフトですから、誰にでもデータにアクセスされたら困ります。
そのためにfreeeにログインするとき同様、認証しないといけないのです。

やり方はこちらのブログの手順通りにやれば大丈夫です。
私もこの記事を、まんま真似させていただきました。

https://tonari-it.com/gas-freee-api-auth/

APIって何？というような方も、目を通していただくと良いでしょう。

freee APIにて請求書データを取得

認証を終えたら、早速、freee APIにて請求書データを取得します。
freeeのリファレンスを見ると、こちらに情報があります。

請求書一覧を取得するには、最低限、「事業所ID（company_id）」が必要と書いてあります。
事前に調べておきました。

ではコードをご紹介していきましょう。
スプレッドシートのコンテナバインドスクリプトを使っています。

1. function getInvoices(){
2.   var accessToken = getService().getAccessToken();
3.   var company_id = “XXXXXX”;
4.   var startDate = ‘2019-01-01’;
5.   var endDate = ‘2019-12-31’;
6. //省略
7. }

3行目で事業所ID（company_id）を定義しています。

実際にデータを活用するときには、期間を指定して利用します。
この例では、請求書の発行日（～売上計上日）の開始日を2019年1月1日、終了日を2019年12月31日としています。

1.   var invoiceUrl = ‘https://api.freee.co.jp/api/1/invoices?’ +
2.     ‘company_id=’ + company_id +
3.     ‘&issue_date_start=’ + startDate +
4.     ‘&issue_date_end=’ + endDate +
5.     ‘&invoice_status=issued’ +
6.     ‘&payment_status=settled’ +
7.     ‘&limit=100’;
8.   var headers = {“Authorization” : “Bearer “ + accessToken };
9.   var options ={
10.     “method” : “get”,
11.     “headers” : headers,
12.   };
13.   var res = UrlFetchApp.fetch(invoiceUrl, options).getContentText();

1行目でfreee APIの請求書一覧を取得するためのURLを定義しています。
このURLの中に、2～7行目として、パラメータを付与しています。

• 事業所ID
• 開始日
• 終了日
• 請求書のステータス（発行済み）
• 入金ステータス（入金済み）
• 上限数（100　※freee APIの仕様で上限が100になっています）

過去のお客様との取引を元にデータ活用したいので、請求書と入金のステータスも指定しておきます。

13行目でfreee APIにアクセスして、取得したデータ（HTTPレスポンス）を変数resに格納しています。ここまででAPIの出番は終わりです。

JSONからスプレッドシートに貼り付けまで

あとはGASだけで頑張ります。

1.   var parsedRes = JSON.parse(res);
2.   var data = parsedRes.invoices;
4.   var issueDate = [];
5.   var partnerName = [];
6.   var subTotal = [];
8.   for (var i = 0; i < data.length; i++) {
9.     issueDate.push([data[i].issue_date]);
10.     partnerName.push([data[i].partner_long_name]);
11.     subTotal.push([data[i].sub_total]);
12.   }

1行目で、HTTPレスポンス（文字列）をオブジェクトにします。【変数：parsedRes】
2行目で、オブジェクトのうち、請求書に該当するところだけを抜き出します。【変数：data】
（そのままだと、自社の情報などが含まれてしまうので、余計なところをなくす）

この時点でも、変数dataには、非常に様々なデータが含まれています。
請求書番号、明細、コメントとか、請求書に含まれる情報全てが含まれているからです。

この中からデータ活用に必要なところは

• 日付（issue_date）
• 取引先（partner_long_name）
• 金額（sub_total）

だけです。
厳密には金額は今回は使いませんが、色んな用途に使えるので、ついでに抽出しておきます。

それぞれに該当する空っぽの配列を準備しておきます（4～6行目）。
その空の配列に、請求書の枚数分だけ繰り返し処理（for文）を行います。（8～12行目）
上記3つの要素だけを取り出して、pushメソッドを使い、空っぽの配列に追加していきます。（9～11行目）

1.   var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
2.   var sheet = ss.getSheetByName(‘invoices’);
4.   sheet.getRange(2, 1, issueDate.length, 1).setValues(issueDate);
5.   sheet.getRange(2, 2, partnerName.length, 1).setValues(partnerName);
6.   sheet.getRange(2, 3, subTotal.length, 1).setValues(subTotal);

あとはスプレッドシートに貼り付けます。
「invoices」という名前のシートを事前につくり、

• A1セル：売上計上日
• B1セル：取引先
• C1セル：金額

としておきます。

4～6行目で、スプレッドシートの2行目以降にデータを貼り付けているのは、1行目を使っているからです。（赤文字のところ）

このコードを実行してみると、スプレッドシートにデータが貼り付けされます。

この後は、スプレッドシート上で加工して、取引が途絶えている顧客を抽出します。
その具体的なやり方は、こちらの記事です。

顧客流出を防ぐためのデータ活用方法前回、集客の真の問題は「新規顧客獲得」ではなく、むしろ「既存顧客の流出」であることをお伝えしました。 https://100ath...

ここまでGAS上でやってしまうのもありですね。
（今後の課題・・汗）

また、CSVでダウンロードして、別の用途に活用することもできます。
（例：顧客別の売上を確認する）

このようにGASとfreee APIを組み合わせると、freeeの標準機能だけでは取得できないデータも取得できます。freeeのレポート機能だけで不足するときには、参考にしてみて下さい。

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【編集後記】
最近、結構な時間をGASに使っています。
パズルを解くみたいで、少しずつハマっている気がします。

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