私は中小企業、特に小規模企業におけるIT活用は、まずはクラウドだと言い切っています。
ただ、色々な会社を拝見すると、そもそもクラウドを活用するための環境が整っていない会社が、まだ多いようです。この記事では、その最低限の環境についてお伝えします。
中小企業の経営者、IT担当者にお勧めです。
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スタッフ1名につき、1つのメールアドレスを配布
クラウドの多くは、メールアドレスをID（ログイン名）にして活用します。そのため1人1人にメールアドレスが必要です。様々なクラウドサービスが「会社」だけでなく「個人」を特定した上でのサービスを提供しているからです。
今でも会社代表のメールアドレスを全員で使いまわしている企業を見ることがあります。しかし、このような状態ではクラウドを上手く活用することができません。仮に使えたとしても、利用規約上の違反になることもあります。
まず自社のドメインを取りましょう。このブログの場合は「100athlon.com」が独自ドメインです。無料サービスを活用して、aaa＠nifty.com というようなアドレスを見ることがありますが、「この会社、本当に大丈夫かな？」と思われてしまいます。
信用問題ですから、きちんと自社のドメインを取るべきです。その上で、スタッフ1人1人に独自のメールアドレスを配布しましょう。例えばGoogleのG SuiteやMicrosoftのOffice365を会社で契約すると、個々人にメールアドレスが付与できるようになります。
Wi-Fiでどこでもインターネットがつながるように
製造業などで敷地面積が広い場合、事務所しかインターネットにつながらないことが多いようです。しかし、これからは製造現場での実績入力をしたり、電子化されたマニュアルを見たりすることが一般的になっていくでしょう。
そのためにも、社内のどこでもインターネットにつながるよう、環境を整える必要があります。LANケーブルを敷設するよりも、アクセスポイントを設置してWi-Fiで接続する方が一般的です。パソコンも有線LANの接続口がないことが増えましたし、スマホやタブレットはWi-Fiでしかネットにつながらないからです。
また、営業職など、外出することが多い場合には、オフィスから外出した場合でも、ネットにつながるようにしましょう。
パソコンやスマホ・タブレットを最新OSに保つ
スタッフ1人1人にパソコンやスマートフォン・タブレットを配布するかは、仕事内容によって異なるでしょう。必要な台数を準備すれば良いと思います。
ただ、端末台数をケチるのは止めましょう。人が作業し終えるのを待つようなことがあるくらいなら、端末が余っている方が良いです。端末よりも人件費の方が高いのですから。
なお、OSのバージョンは最新に保ちましょう。Windowsであれば、今はWindows 10です。
今でも古いOSを見つけることがあります。Windows XP/7は今でも良く見かけますし、少し前にWindows 95を見つけて驚いたことがあります。まだ動いているのか・・と。
現時点で古いOSが動いている場合、絶対にネットには繋がないで下さい。メーカーは古いOSのサポートを終了していますので、セキュリティ上の問題が残されたままになっています。ネットにつないだら、あっという間にウイルス・ワームなどに感染する恐れがあります。
タブレットやスマホも同様です。新しいOSが出たら、すぐにバージョンアップしましょう。クラウドを利用すると、OSバージョンアップの影響は小さくなりますので、常に最新バージョンに保ちやすくなります。
- IT・クラウドを活用するための環境を整える
- スタッフごとに個別のメールアドレスを付与する
- どこでもインターネットにつながるように
- OSは最新バージョンにする
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