ツール活用

中小企業が基幹システムを活用する上で知っておきたいこと

システムに関する話をしていると、たまに「基幹システム」という言葉が出てきます。果たして基幹システムとは何なのか?他のシステムと何が異なるのか?

そして、中小企業が基幹システムを活用する上で知っておきたいことをお伝えします。

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基幹システムとは何か?

まず最初に基幹システムとは何でしょうか。企業がビジネスを営む上で根幹となる部分を支えるシステムです。具体的には、以下のようなものを管理するシステムです。

  • 見積、販売・受注(販売管理システム)
  • 顧客(販売管理システム)
  • 購買(発注管理システム)
  • 生産(生産管理システム)
  • 在庫(在庫管理システム)
  • 請求・入金(財務会計システム)
  • 財務・会計(財務会計システム)
  • 社員(人事給与システム)

もちろん業種によって使うもの、使わないものがあります。在庫がなければ在庫管理はしませんし、製造していなければ生産管理も必要ありません。

企業は良く「ヒト・モノ・カネ」と言われますが、これらの重要な要素を管理するのが基幹システムと言えます。

この「基幹システム」と似た言葉に「ERP」と呼ばれるものがあります。ERPは管理対象を個々に管理するのではなく、統合的に管理するシステムです。

厳密には基幹システムとERPは異なるのですが、概ね、似たようなものだと考えて結構です。上述の通り、どちらも「ヒト・モノ・カネを管理する大事なシステム」です。

情報系システムとの違い

基幹系システムとの対比として、「情報系システム」という言葉が使われます。メールやグループウェアなど、チームコミュニケーションを促進させるようなシステムのことです。

かつて、情報系システムは基幹系システムに比べて、「止まっても大丈夫なシステム」と言われていました。販売や在庫管理が止まったら企業活動ができなくなります。その一方で、スケジュール管理や社内SNS(チャット)が止まった程度では、企業活動は止まらない、と言うわけです。

しかし、昔と異なり、ITはより深く様々なところで活用されるようになりました。企業のホームページを訪れると、チャットが出てきてやりとりできるのも、珍しくなくなりました。

この例はシステムの種別で言えば「情報系システム」になりますが、お客様とやり取りしている途中に突然止まってしまったら。他には、GoogleやAmazonなど、ITそのもので企業活動を行っている企業も増えている時代です。

似たような例は枚挙に暇がありません。顧客や社内とのコミュニケーションや情報が企業活動の基盤とも言えるようになってきましたので、情報系だからと言っていい加減で良いわけではないのです。

「基幹系に比べれば、情報系は軽くて大丈夫」と言う方は、技術には強いかもしれませんが、ビジネスには強くないかもしれません。

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中小企業にはパッケージが重すぎることが多い

ここまでご紹介してきた基幹システムですが、多くの基幹系システムは大企業向けです。「中小企業向け」とうたわれているものであっても「中堅企業」が対象で、小規模企業は(事実上)対象になっていません。

ですから小規模〜中堅くらいの企業が基幹システムを使おうとすると、問題が発生します。

機能が多すぎて使いこなせないのです。その割に欲しいと思っている機能がないことも多いのです。例えば、今どきの販売管理や会計などは場所を選ばずに行いたいものですが、スマホに対応していないなどです。

そんなわけで、今市場に出回っている基幹システムは、一言でいうと「重すぎる」ことが多いです。高い割には使いこなせない・・と。少なくとも100名程度までの会社では、そう感じられることが多いように思います。

管理対象を決めて、ブレークダウンする

では、どんなシステムをどうやって使えば良いか?です。具体的なシステムに入る前に、そもそもなぜ基幹システムが必要なのか?をより具体的にしましょう。

販売・受注から請求まで、各業務プロセスがあるはずです。それらの業務プロセスのうち、どれを見える化して改善したいのでしょうか?

またどんなデータが見える化されることが改善につながるでしょうか?事業の内容によって、顧客・商談だったり、プロジェクトだったり、在庫だったりするでしょう。

業務プロセスと、その対象データをまずは絞り込んで下さい。企業活動は、ヒト・モノ・カネが複雑に絡み合うのが現実ですが、それを最初から全部追いかけようとすると、何もできなくなってしまいます

絞り込むことによって、使うシステムを小さく・軽くすることができ、かつ使い勝手が良くなります

まとめ
  • 基幹システムとは、ヒト・モノ・カネなどの企業活動の根幹を管理するシステム
  • 小規模〜中堅未満の企業にとっては、従来の基幹システムは重すぎて使いにくいことが多い
  • まずは自社にとって必要な業務プロセスとデータを絞り込んでみる

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