ツール活用

口頭から文字にコミュニケーションの主体を移す

テレワーク・リモートワークが上手い組織のコミュニケーションとは?
非同期・文字中心・オープンです。

リモートワークが進む企業のコミュニケーション術リモートワークが上手く進む会社のコミュニケーションは、非同期・文字中心・オープンです。単にITツールを導入しただけでは、コミュニケーションは良くなりません。社員への教育・周知徹底が必要ですから、IT担当者に丸投げはできないのです。...

この記事では、2番目の「文字でコミュニケーションすること」の重要性を掘り下げます。

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「残らないコミュニケーション」のリスク

以前、恐ろしい場面に出くわしたことがあります。
社員がFAXで送った発注書にミスがあり、慌てて社長が先方に電話。
その電話で発注内容を修正したのです。

ここまで読んで「何か問題ある?」と疑問に思った方は重症です。

受発注というお金が関わる重要な業務を記録に残らない口頭で行っているのが恐ろしいのです。
後になって問題が発生したらどうするのでしょうか。

  • (発注側)発注内容と納品物が異なるのだけど
  • (受注側)FAXの情報に基づいて発送しました
  • (発注側)いや、電話で修正内容を伝えましたが
  • (受注側)記録に残っていませんが
  • (受注側)なので請求書の通りに支払いをお願いします
  • (発注側)いや、そう言われても・・・

こんなことがあったら、発注側・受注側ともに不幸ですよね。

上記の例で言えば、電話で急ぎ修正を伝えた上で、せめて再度FAXすれば良かったのではないでしょうか。
それ以前にFAXも止めた方がいいのですが、それは本題ではないのでこちらにて。

中小企業でも、いい加減にFAXは止めましょう私は以前から「早くFAXを止めるべし!」と言い続けています。しかし、中小企業の現場からは、なかなかFAXがなくなりません。 <スポ...

この事例のように、口頭(対面・電話)でのコミュニケーションは記録に残りません
記録に残らないため、「言った・言わない」の問題になりがちです。

その場に居なかった人に、情報共有することもできません。
トレーサビリティ(追跡可能性)もなくなってしまいます。

文字は再利用することで資産になる

せっかく時間や労力をかけてやり取りしたのであれば、それを記録しておきたいものです。
ミーティングの際、議事録を取るのは、そのためでしょう。

文字という記録に残しておくことで、以下のような価値が生まれます。

  1. その場に居なかった人にも情報共有ができる
  2. 記録を振り返ることができる(証拠になる)

端的に言えば、文字を再利用することで資産になります。
インターネットが一般企業に浸透した2000年以降、社内でのコミュニケーションでメールが増えたのは、このような理由があったためです。

「隣の席に座っているのにメールでやり取りするな!」

という指摘を見かけることがあります。
しかし、敢えて文字に残すことで、上述のような価値が生まれるならメール(今ならチャットなど)の方が良いのです。

※もちろん、直接話すのが嫌・苦手だから話さないでメールに逃げる・・というのは別問題としてあるでしょう。

特に1点目、その場に居なかった人にも情報共有できる価値は、非常に高いです。
思いもよらなかった意見が得られることもあります。

その端的な例が、SNSなどで発信し続ける経営者です。
社内のみならず、社外に向けても発信することで、価値のある情報が得られます。

「この人なら、その問題解決できるかも」

と人を紹介してもらうこともあります。
文字に残しながらコミュニケーションすることで、このような価値を得ることができるのです。

「直接話した方が早い」のウソ

「直接、話した方が早い」

ITを活用したコミュニケーションを推進する過程で、1万回くらい(嘘)言われてきました。

その場の相手に伝えるだけなら、確かに対面・電話で話した方が早いでしょう。
しかし、文字に残すことで上述のような価値を生むことができるのです。
話した時間限りにせず、その後も価値を生むことを考えると、文字にした方が良いのです。

※もちろん、対面などでしか得られないものもあります。
それを否定するものではありません。

Webミーティングができたら、次は文字コミュニケーション

昨今、リモートワークのためにZoomなどのWebミーティングの利用が増えています。
Webミーティングは録画することができるので、再利用可能です。
しかし、情報を得るには、同じ時間の録画を観なければなりません。
何より参加者全員が時間を合わせる必要があります。

Webミーティングができるようになったら、次は文字によるコミュニケーションにも挑戦してみましょう。

メールだと(宛先を入力するなど)余計な手間が掛かります。
できるなら Slack、Chatworkなどのツールを使うと良いでしょう。
初めてチャットを使うなら、Chatworkの方が簡単です。

まとめ
  • 記録に残らない口頭コミュニケーションは、リスクが高い
  • 記録に残すと、再利用やトレーサビリティの価値が生まれる
  • Webミーティングができたら、次はチャットを活用しよう



【編集後記】
今月から新たな仕事が増えています。
慣れないことがあるので調査や手戻りに時間が掛かっていますが、こういう経験がスキルアップにつながると期待しています。


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渋屋 隆一
プロフィール
マーケティングとIT、そしてデータを使った「売れ続ける仕組みづくり」「業務改善」が得意。コンサルティングや研修・セミナーで中小企業の経営支援をしています。元IT企業でエンジニア→マーケティング。中小企業診断士。
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