企業においてチャットの利用が進んでいます。社内におけるコミュニケーションの主軸がチャットになっている会社も増えているようです。この記事では、これからチャットの導入・活用を考えている会社に向けて、チャットを利用する上で注意したい点をお伝えします。
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チャットはオープンな空間
チャットには様々なツールがあります。
- ビジネス版のLINEであるLINE WORKS
- 日本初のチャットツールであるChatwork
- IT系企業やスタートアップなどが多く使うSlack
私のお客様や参加しているコミュニティでも、様々なツールを使っています。初めて使う場合には、見た目や操作性など、使いやすいものを使えば良いと思います。細かな機能の差よりも、馴染みやすさが最も大切だからです。
チャットツールを使うときには、大前提となる考え方があります。基本的に「オープン」であることです。
- 対面ではその場に居る人だけ
- 電話は架電した相手だけ
- メールだと宛先に入れた人だけ
と、従来のコミュニケーションは基本的に閉じた（クローズド）ものでした。
しかしチャットツールは基本的にオープンです。「読みたい人は誰でも読んでいいよ」というオープンマインドが前提となります。その上で、最も読んで欲しい相手に間違いなく伝わるようにします。
チャットをコミュニケーションの中心に置いている会社は組織文化がオープンです。オープンだからチャットを使えるのか、チャットを使っているからオープンになったのかは分かりません。
ただ、チャットを使いこなせない会社は、組織文化がクローズドな（閉じた）まま、ということが多いようです。ITリテラシー以上に組織文化がチャットを使えない理由になるのです。
もちろんオープンだからと言って、どんな情報でも公開して良いわけではありません。特に顧客情報や個人情報など、シビアに管理しなければならないものは、しっかりと情報のコントロールを行います（ガバナンス）。
礼儀を持ちつつも、基本姿勢はフラット
もう1つ、今まで以上にフラット・カジュアルになることです。私たちのコミュニケーションは時代と共に頻度が高まってきています。
手紙→電子メール→チャットという流れにおいて、チャットは名前の通り、最もチャッティーなツールです。
chatty【形】
〔人が気さくで〕おしゃべり好きな
〔文体・話し方などが〕くだけた、打ち解けた（アルクより）
おしゃべり好きなくらい、やり取りが多くなります。と言うよりも、そう感じるくらい、多くならないとコミュニケーションがスムーズに進みません。
下手すると1分の間に何往復もコミュニケーションすることになりますから、そのたびに時節の挨拶とか「お疲れ様です。渋屋です」なんてかしこまった文章を書いていたら、切りがありません。
新入社員が社長にチャットするときでも、「〇〇さん、今日のお昼、時間ありますか？」くらいカジュアルにメッセージします。「礼儀がなっとらん！」などと腹を立てるのは止めましょう（笑）。チャットとは、そういうものなのです。
数が増えすぎてきたら、利用するタイミングを自己管理する
このようにチャットの活用が上手くいけばいくほど、
「コメントが多すぎて対応しきれない」
という状況の陥りがちです。そのような状況になったら、やるべきことは2つです。
受信するコメント数を減らす
1つ目は受信するコメントを減らすことです。例えば、Slackだとチャンネルという概念があり、自分がコメントを読む・読まない、通知する・しないを選択することができます。
上述の通り、チャットは基本的にオープンなものですが、かと言って会社のコミュニケーション全てに首を突っ込んでいたら、時間がいくらあっても足りません。
トピックに応じて（Slackでいう）チャンネルを分けて、必要な人だけがそのチャンネルに参加するようにします。
チャットに向き合う時間を決める
もう1つはチャットに対応する時間を自分自身で決めることです。チャットは常に流れますから、気にし始めるとずっと気になってしまいます。それでは自分の仕事に集中できず、本末転倒です。
集中すべきタイミングではスマホの通知をOFFにするなど、集中しやすい環境を自分で整えます。その時間が終わったら、チャットやメールなどに対応するようにしましょう。
こういうコントロールができることが、チャットやメールの良いところです。これが電話だと、自分が集中したい時間に掛かってきて邪魔されたりするので、電話は良くないのです。
最後に、チャットは現代の組織、特にホワイトカラーの仕事にはなくてはならないツールです。失敗を恐れずに、どんどん使ってみましょう。
こちら関連記事です。チャットを含めたテレワークに必要なツール一覧です。
- チャットはオープンに、カジュアルに使う
- コミュニケーションの頻度を上げて、組織のスピードを上げる
- コメントが多くなりすぎないよう、自分でコントロールする
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