ツール活用

チャットを利用する上で知っておきたいポイント

企業においてチャットの利用が進んでいます。社内におけるコミュニケーションの主軸がチャットになっている会社も増えているようです。この記事では、これからチャットの導入・活用を考えている会社に向けて、チャットを利用する上で注意したい点をお伝えします。

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チャットはオープンな空間

チャットには様々なツールがあります。

  • ビジネス版のLINEであるLINE WORKS
  • 日本初のチャットツールであるChatwork
  • IT系企業やスタートアップなどが多く使うSlack

私のお客様や参加しているコミュニティでも、様々なツールを使っています。初めて使う場合には、見た目や操作性など、使いやすいものを使えば良いと思います。細かな機能の差よりも、馴染みやすさが最も大切だからです。

チャットツールを使うときには、大前提となる考え方があります。基本的に「オープン」であることです。

  • 対面ではその場に居る人だけ
  • 電話は架電した相手だけ
  • メールだと宛先に入れた人だけ

と、従来のコミュニケーションは基本的に閉じた(クローズド)ものでした。

しかしチャットツールは基本的にオープンです。「読みたい人は誰でも読んでいいよ」というオープンマインドが前提となります。その上で、最も読んで欲しい相手に間違いなく伝わるようにします。

チャットをコミュニケーションの中心に置いている会社は組織文化がオープンです。オープンだからチャットを使えるのか、チャットを使っているからオープンになったのかは分かりません。

ただ、チャットを使いこなせない会社は、組織文化がクローズドな(閉じた)まま、ということが多いようです。ITリテラシー以上に組織文化がチャットを使えない理由になるのです。

もちろんオープンだからと言って、どんな情報でも公開して良いわけではありません。特に顧客情報や個人情報など、シビアに管理しなければならないものは、しっかりと情報のコントロールを行います(ガバナンス)。

礼儀を持ちつつも、基本姿勢はフラット

もう1つ、今まで以上にフラット・カジュアルになることです。私たちのコミュニケーションは時代と共に頻度が高まってきています。

手紙→電子メール→チャットという流れにおいて、チャットは名前の通り、最もチャッティーなツールです。

chatty【形】
〔人が気さくで〕おしゃべり好きな
〔文体・話し方などが〕くだけた、打ち解けた(アルクより)

おしゃべり好きなくらい、やり取りが多くなります。と言うよりも、そう感じるくらい、多くならないとコミュニケーションがスムーズに進みません。

下手すると1分の間に何往復もコミュニケーションすることになりますから、そのたびに時節の挨拶とか「お疲れ様です。渋屋です」なんてかしこまった文章を書いていたら、切りがありません。

新入社員が社長にチャットするときでも、「〇〇さん、今日のお昼、時間ありますか?」くらいカジュアルにメッセージします。「礼儀がなっとらん!」などと腹を立てるのは止めましょう(笑)。チャットとは、そういうものなのです。

数が増えすぎてきたら、利用するタイミングを自己管理する

このようにチャットの活用が上手くいけばいくほど、

「コメントが多すぎて対応しきれない」

という状況の陥りがちです。そのような状況になったら、やるべきことは2つです。

受信するコメント数を減らす

1つ目は受信するコメントを減らすことです。例えば、Slackだとチャンネルという概念があり、自分がコメントを読む・読まない、通知する・しないを選択することができます。

上述の通り、チャットは基本的にオープンなものですが、かと言って会社のコミュニケーション全てに首を突っ込んでいたら、時間がいくらあっても足りません。

トピックに応じて(Slackでいう)チャンネルを分けて、必要な人だけがそのチャンネルに参加するようにします。

チャットに向き合う時間を決める

もう1つはチャットに対応する時間を自分自身で決めることです。チャットは常に流れますから、気にし始めるとずっと気になってしまいます。それでは自分の仕事に集中できず、本末転倒です。

集中すべきタイミングではスマホの通知をOFFにするなど、集中しやすい環境を自分で整えます。その時間が終わったら、チャットやメールなどに対応するようにしましょう。

こういうコントロールができることが、チャットやメールの良いところです。これが電話だと、自分が集中したい時間に掛かってきて邪魔されたりするので、電話は良くないのです。

最後に、チャットは現代の組織、特にホワイトカラーの仕事にはなくてはならないツールです。失敗を恐れずに、どんどん使ってみましょう。

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まとめ
  • チャットはオープンに、カジュアルに使う
  • コミュニケーションの頻度を上げて、組織のスピードを上げる
  • コメントが多くなりすぎないよう、自分でコントロールする

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