経営者として、できる限り無駄なコストは削減したいもの。にも関わらず、何もしていないつもりなのに、ITコストが増加していく。この記事ではITベンダーとの付き合い方を中心に、コストが上がってしまう3つの理由を解説します。
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IT・システムコストが削減できずに上がってしまう3つの理由とは？
ズバリ、3つの理由は以下の通りです。
- 外部に丸投げしすぎ
- コミュニケーション手法が古い
- やりたいことが曖昧
「自分たちはITやシステムの素人だから」と開き直ることが、全ての元凶です。確かにITやシステムを本業としていないのですから、素人なのかもしれません。しかし、そこで開き直ってしまうことが、あらゆるところに悪影響を及ぼすのです。
以下、3つの理由を解説します。
外部に丸投げしすぎ
1つ目は、何でもかんでも、ITベンダーに丸投げしてしまうことです。
「現状の課題は何なのか？」
「どういうシステムを使って、現状をどのように変えたいのか？」
特に1点目、現状抱えている課題は何なのか？
これは本来、自分たちが一番、真剣に考えるべきことです。
しかし自分たちのことであるにも関わらず、
「ウチの調査を課題の洗い出しをお願いします」
と丸投げする企業が結構、多いのです。
例えば自社の業務フローを自分たちで書かず、ITベンダーに丸投げして、調査・書いてもらうようなケースです。それでは自社のことが、どんどん分からなくなってしまいます。
「他社はどうやっているのか？」を専門家であるITベンダーに聴くことは、確かに有益です。しかし、事例調査とは別に、自社が感じている課題の把握すら外部に投げてしまうのは、止めておきたいもの。
専門家はあくまでも外部の人です。ですから、お客さんの会社に入り込み、調査をするには、時間も手間も掛かります。その分の費用が掛かるのは、当然のことでしょう。
コミュニケーション手法が古い
別の丸投げの例として、議事録作成も外部にお任せするケースを良く見ます。他社に仕事をお願いしているのですから、その分、費用が掛かるのは当然です。
余談ですが、未だに日本では「サービスはタダ」という感覚を持っている方がいらっしゃるように感じます。しかし、人に何かをお願いする以上、費用が掛かるのは当然と考えるべきでしょう。でなければ、良いパートナー（ITベンダー）との関係構築ができません。
また、電話や対面を主体にコミュニケーションしたがるのも多いです。しかし、電話でやりとりするには、その分の時間を確保しなければなりません。「言った・言わない」問題を避けるために、電話で話したことを、文書化する手間も発生します。
電話せずに、最初からメールやチャットでやりとりしていれば、そんな手間はありません。外部の専門家がやりやすいコミュニケーション手法を取れるようにすれば、それだけコストが削減できるのです。
最近では、ITベンダーの多くがSlackなどのチャットツールを使っています。「使い方が分からない」という人も多いのですが、慣れの問題です。毎日使っていれば、自然と慣れます。スマホを使える人なら、誰でも使えるようになります。
一度、使い始めてしまうと、今までのコミュニケーションが何だったのか？と思うほど、効率が上がるのを体験します。そして、組織文化も変わっていくのです。
またミーティングも対面にすると、移動時間がかかってしまいます。その分、費用が高くなってしまいます。移動をなくして生産性を上げるには、ZoomなどのWebミーティングを活用しましょう。
電話や対面は、本当に必要なときだけにとっておきましょう。
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やりたいことが曖昧
1点目の「自社の課題すら丸投げ」に近いのですが、とにかくやりたいことが曖昧すぎるのです。
今の課題を図式化したり、箇条書きにするのを、自分たちでやりましょう。そして、その課題をどう変えていきたいのか？を合わせて文書化します。
すると、実はやりたいことが曖昧なことに気づきます。ITの技術的なことが分からないのは当然として、それ以前に自社の業務に対する理解が曖昧だったりするのです。
「伝票は3種類あります」と言われて、現場調査をしてみたら5種類あった、なんてことは日常茶飯事です。多くの企業が、自社のことをちゃんと把握していません。
ITベンダーの立場からすれば、やりたいことが曖昧すぎると、それを絞り込むための時間が必要です。だからその分、費用が上がってしまうのです。
専門分野以外も、勉強しましょう
総じて言えるのは「自社のことを変えたいのだから、真剣に取り組みましょう」。美容院で髪を切るときも、どうして欲しいのかを伝えるはずです。美容師は髪を切る専門家ですし、多くのケースを見ているので相談には乗ってくれるでしょう。
しかし、長くしたいのか・短くしたいのか、ストレートかパーマか、などのイメージは、自分で考えるべきことです。そこまで具体的でなくとも、キッチリビジネス系にしたいのか、ふわっとカジュアルにしたいのか？など、自分の「こうしたい」は主張しなければなりません。
IT・システムであっても、根本的には同じことです。
技術的なことは分からないでしょうし、必ずしも身につける必要はありません。それでも、専門家と話し続けることで、学ぶことはあるでしょう。少しずつ学んでいくことで、専門家からも、足元を見られなくなります。
そもそもITを活用するのは、ITベンダーのためではなく、自社のためです。その利用者側が「うちらは素人だから」という開き直りをしていたら、何の問題解決にもなりません。
利用者としてどうしたいのか？真摯に追求すること。
そして、コミュニケーション手法を時代の流れに合わせてアップデートすること。
それだけでコストは押さえられるようになります。
最後にIT全部がコストであるわけではありません。IT投資には「攻め」「守り」があります。守りはコストに注目しつつ、攻めは投資と認識しておきましょう。
- ITコストが上がってしまう理由は、ITベンダーに丸投げし過ぎだから
- そして、コミュニケーション手法が古いから
- 最後に、やりたいことが曖昧過ぎるから
- 攻めの投資と、守りのコストを区別すべき
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