IT・システム企画

ITツールを検討する時間をかけすぎていませんか?(クラウド時代のツール検討手順)

ITツール(システム)を検討する際、時間をかけすぎるシーンを良く拝見します。
昨今、ITツールを選ぶときには、「考えるよりも、まず使う」が推奨です。

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いくら検討したところで結論は出ない

かつて、ITツール(システム)は高いものでした。
しっかり調査をして、間違いのないものを導入しなければ、数年分の投資額が無駄になりかねない。
そういうプレッシャーがあったため、じっくり検討することに意味がありました。
しかし、それでも使えないシステムを導入してしまったケースは、数え切れません。

服を買うときに、最も間違いないのは実際に着てみること(試着)です。
どれだけ検討したとしても、本当に自分に合うのかは、使ってみなければ分かりません
ITツールも、極論言えば同じことです。

最近、私の周りでこんなことがありました。

  • kintoneを導入するかどうか「社内で検討してみます」から早数ヶ月
  • 導入するのを Zoom、Google Meet、Microsoft Teamsのどれにするかで、何時間も費やしている

月額1,000円程度のツールを使うか使わないか?
検討するのに3人集まって、5時間使ったとしたら・・
調査・検討に費やしているコストの方が高いのです。

コストが高い上に、本当に合うものかどうかは、未体験なので分からない。
明らかに矛盾だらけです。
試した方が、早い上に自社に合うかどうかを実体験できます

無償 or 安価に試せる環境がある

多くのクラウドサービスには「お試し」があります

  • 機能限定で、ずっと使える場合(例:Zoom、Google個人アカウントなど)
  • 14日間・30日間など、期限が区切られている場合(例:Microsoft 365、G Suite、freee、kintone、サイボウズOffice、Zoho CRM など)

せっかくこれらのお試しがあるので、試さない手はないでしょう。
お試しがないITツールの場合も、1ヶ月分だけ・1名分だけなど、安価に試せるものがほとんどです。

無料→ミニマム→上位版、と自社の状況に合わせて投資を増やしていくのが基本です。

ITツールは無料から始めて、ステップアップしていく中小企業のIT化では、無料→ミニマム→上位版とITツールを利用するのがお勧めです。IT活用できない理由の1位「コストが負担できない」がなくなり、価値を感じてからお金を払えます。「ITは高い!」とお考えの経営者は、要確認です。...

机上検討→使う→要件整理→ミニマム導入

上述のように、机上の検討だけでは、本当に自分達が必要としているものが分かりません。
だからこそ、調査はほどほどにして、まず使ってみるのです。
探しているITツールの分野にもよりますが、1週間以上は無駄が多くなると感じています。

机上調査で対象外を外す

どんなツールでも外せない点があります。

  • スマホでも使いやすい
  • 自社の会計ソフトと連携できる
  • 自社のグループウェアと連携できる
  • 値段

この外せない点を満たさないツールは、机上調査の時点で外してしまいます。
「まず使え」と言っても、使うものの数が多すぎると大変だからです。

最初の机上調査の時点で、せいぜい3~5個くらいまで、絞り込みます。

絞り込んだツールを使って要件整理

3~5個に絞り込んだら、実際に使ってみます。
事前に試したいことを整理しておくと、スムーズにテストできます。

試したいことをやってみて、それを満たしているかどうか?を確認します。
ただ、それだけで終わりではありません。

実際に使ってみると、自分達が求めているものが変わることがあります
より要件が明確になっていくのです。
これが実際に使ってみることで得られる効果です。

新しい要件を満たすかチェック

より明確になった要件を、検討中のツールが満たすか確認します。
ときには机上検討で外れたツールを再度、検討することもあるでしょう。

ミニマム導入

ここまで踏まえて、必要最小限での導入をはじめます。
一部の部門でテストしてみたり、機能的制限がある最安値のプランで導入したり。

あとは実際に使いながら、全社展開したり、機能アップしていきましょう。
ここでも無理する必要はありません。
自社のペースに合わせて、ステップアップしていきます。

まとめ
  • ITツール企画で、調査や検討に時間をかけすぎない
  • まず使えば、本当に欲しいもの(要件)が明確になる
  • 「机上調査(絞り込み)→試用→要件把握→ミニマム導入」の流れで進める



【編集後記】
気づけば、今週平日、一歩も家から出ていません(笑)
お米がなくなりそうなので、スーパーに行ってこようかと。


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渋屋 隆一
プロフィール
マーケティングとIT、そしてデータを使った「売れ続ける仕組みづくり」「業務改善」が得意。コンサルティングや研修・セミナーで中小企業の経営支援をしています。元IT企業でエンジニア→マーケティング。中小企業診断士。
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