IT・システム全般

経営者がIT企画・導入する上で必要なこと

ITを活用できているスモールビジネスには、特徴があります。
経営者がITを企画・導入の旗振り役をしていることです。
この記事では、そんなIT企画人材である経営者に、必要なことをお伝えします。

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経営者が現場深くまで入っていく

1つ目の特徴は、経営者が現場深くにまで入っていくことです。
30人規模くらいまでのスモールビジネスでは、現場の経営者の距離が近いです。

経営者自身が、全ての仕事を自分ではできないかもしれないですが、何をやっているのか?何を期待しているのか?は、自分の言葉で説明することができます。

経営者がIT企画人材

最適なITツールを探し、企画して社内に導入・展開していく役割を経営者自身が担います。
このような役割を「IT企画人材」と呼びますが、スモールビジネスでは、経営者が担うのがベストです。

中小企業におけるIT体制の具体例30名程度までの一般企業における情報システム(IT)体制についてです。IT企画は経営者自身が担い、ITサービス提供は担当者を割り当てます。さらにQ&Aや障害対応は、外注を活用して、業務負荷を分散するのが理想的な体制であると考えています。...

間違っても名ばかりの「IT担当者」に丸投げしないようにしましょう。
予算権限を持っていて、将来の理想像を描ける経営者が判断するのが理想です。

  1. 経営者が現場に深く突っ込んでいく
  2. 現状を理解し、どうすればより良くなるのか?を描く
  3. 最適なITツールを探し、現場の協力を仰ぎながら展開する

必ずしも高いITスキルは必要ではありません。
ネットショッピングができる・エクセルで関数を使えるくらいのスキルがあれば、何とかなります。

それでも最初は大変でしょうから、そのようなときは専門家を頼りましょう。

業務プロセスを理解する

上述の通り、一般的にはスモールビジネスは経営者と現場の距離が近いので、業務は知っていることが多いです。
ただ、ITツールを活用する上では、業務プロセスの整理方法を知っておくと、より効果的です。

  • その業務の目的は何か?
  • 何に時間が掛かっているのか?(効率化したい点)
  • その業務で必要となるデータは何か?
  • 新たに入力されるデータは?
  • 次の業務プロセスに引き渡すデータは?

というように、データを中心に考えられると、ITツールを活用しやすくなります。

「入力→処理→出力」というイメージや「マスタデータ」が理解できると、各ツールでできること・出来ないことが判断しやすくなります。

業務プロセスとデータ処理の関係業務とはデータの視点で見ると、入力→処理→出力を行うことです。データを処理する際に重要な役割を果たすのがマスターデータです。マスタが無い、管理運用されていないことが原因で、請求漏れ・二重請求・スパムメール送信などが発生してしまいます。...
IT・データを理解するためのスタートラインは「マスターデータ」マスターデータとは何でしょうか?従業員・顧客・商品などをしっかり区別するための基準となるデータのことです。コンピューター登場以前から台帳として存在していました。データやITを活用する経営をするための土台となる考え方ですから、経営者は身につけておきましょう。 ...

現場と一緒に進める

2つ目の特徴は、IT企画人材である経営者が単独ではなく、現場と一緒に進めることです。

現場としても、「上から押し付けられた」ものよりも、自分達の意見も含まれたものを使う方が気分が良いはずです。
ツールを選ぶ基準としては、一般的に以下の点を気をつけると良いと感じています。

  • 画面の見た目が分かりやすいものを選ぶ
    特にITが苦手な人が多い組織では、機能よりもUI(見た目・分かりやすさ)優先
  • オンラインショッピングで買い物ができるくらいのレベルを想定
    ITスキルが高い人ではなく、ギリギリのレベルを想定してツールを選ぶ
  • 操作マニュアルはできる限りつくらない
    クラウド時代は、画面(見た目)が頻繁に変わるので、マニュアルに頼らずとも、何とか操作できる易しいものを選ぶ
  • 業務プロセスマニュアルは必要
    操作マニュアルは不要である一方、業務プロセスそのものはマニュアル化しておいた方が、何かと便利

また、特定の業務(バックオフィス)については、最初から専用ツールを使う方が良いです。
例えば会計や給与、勤怠などはエクセルなど汎用ツールに頼らず、専用ツールを使いましょう。

一方、顧客管理・商談管理・商品管理など、いわゆるフロントエンド業務は、会社ごとに必要なデータ項目が変わります。
この場合、欲しいものを自分達でつくれるツールを選ぶ方が、現場に浸透しやすいです。
この手のツールは増えてきていますが、現時点で一押しは「kintone」です。

自社で必要なときに必要なシステムを使えるように中小企業では、自分達でITツールを活用し育てていくのが良いです。理由は4つ。1. 本当に欲しいシステムが得られる 2. お金が掛からない 3. 組織の変革スピードが上がる 4. ITスキルが上がる。必要に応じてプロを頼りつつ、自社でITツール・システムを活用していきましょう。...

このように経営者が現場に深く入り込みつつ、現場と一緒になってIT企画・導入を推進していく。そんな体制がベストだと考えています。

まとめ
  • IT企画人材である経営者が現場に深く入り込んでいく
  • 現場と一緒になりITツールを企画・導入・活用していく
  • 経営者が「入力→処理→出力」「マスタデータ」を知っておくと効果的



【編集後記】
今日は約4ヶ月ぶりに東京都内に行きました。
改めて行ってみると、コンクリートジャングルで気持ち良くないですね。。
人間の感覚は、慣れてしまうと麻痺することを痛感しました。


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渋屋 隆一
プロフィール
マーケティングとIT、そしてデータを使った「売れ続ける仕組みづくり」「業務改善」が得意。コンサルティングや研修・セミナーで中小企業の経営支援をしています。元IT企業でエンジニア→マーケティング。中小企業診断士。
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