ITを活用できているスモールビジネスには、特徴があります。
経営者がITを企画・導入の旗振り役をしていることです。
この記事では、そんなIT企画人材である経営者に、必要なことをお伝えします。
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経営者が現場深くまで入っていく
1つ目の特徴は、経営者が現場深くにまで入っていくことです。
30人規模くらいまでのスモールビジネスでは、現場の経営者の距離が近いです。
経営者自身が、全ての仕事を自分ではできないかもしれないですが、何をやっているのか？何を期待しているのか？は、自分の言葉で説明することができます。
経営者がIT企画人材
最適なITツールを探し、企画して社内に導入・展開していく役割を経営者自身が担います。
このような役割を「IT企画人材」と呼びますが、スモールビジネスでは、経営者が担うのがベストです。
間違っても名ばかりの「IT担当者」に丸投げしないようにしましょう。
予算権限を持っていて、将来の理想像を描ける経営者が判断するのが理想です。
- 経営者が現場に深く突っ込んでいく
- 現状を理解し、どうすればより良くなるのか？を描く
- 最適なITツールを探し、現場の協力を仰ぎながら展開する
必ずしも高いITスキルは必要ではありません。
ネットショッピングができる・エクセルで関数を使えるくらいのスキルがあれば、何とかなります。
それでも最初は大変でしょうから、そのようなときは専門家を頼りましょう。
業務プロセスを理解する
上述の通り、一般的にはスモールビジネスは経営者と現場の距離が近いので、業務は知っていることが多いです。
ただ、ITツールを活用する上では、業務プロセスの整理方法を知っておくと、より効果的です。
- その業務の目的は何か？
- 何に時間が掛かっているのか？（効率化したい点）
- その業務で必要となるデータは何か？
- 新たに入力されるデータは？
- 次の業務プロセスに引き渡すデータは？
というように、データを中心に考えられると、ITツールを活用しやすくなります。
「入力→処理→出力」というイメージや「マスタデータ」が理解できると、各ツールでできること・出来ないことが判断しやすくなります。
現場と一緒に進める
2つ目の特徴は、IT企画人材である経営者が単独ではなく、現場と一緒に進めることです。
現場としても、「上から押し付けられた」ものよりも、自分達の意見も含まれたものを使う方が気分が良いはずです。
ツールを選ぶ基準としては、一般的に以下の点を気をつけると良いと感じています。
- 画面の見た目が分かりやすいものを選ぶ
特にITが苦手な人が多い組織では、機能よりもUI（見た目・分かりやすさ）優先 - オンラインショッピングで買い物ができるくらいのレベルを想定
ITスキルが高い人ではなく、ギリギリのレベルを想定してツールを選ぶ - 操作マニュアルはできる限りつくらない
クラウド時代は、画面（見た目）が頻繁に変わるので、マニュアルに頼らずとも、何とか操作できる易しいものを選ぶ - 業務プロセスマニュアルは必要
操作マニュアルは不要である一方、業務プロセスそのものはマニュアル化しておいた方が、何かと便利
また、特定の業務（バックオフィス）については、最初から専用ツールを使う方が良いです。
例えば会計や給与、勤怠などはエクセルなど汎用ツールに頼らず、専用ツールを使いましょう。
一方、顧客管理・商談管理・商品管理など、いわゆるフロントエンド業務は、会社ごとに必要なデータ項目が変わります。
この場合、欲しいものを自分達でつくれるツールを選ぶ方が、現場に浸透しやすいです。
この手のツールは増えてきていますが、現時点で一押しは「kintone」です。
このように経営者が現場に深く入り込みつつ、現場と一緒になってIT企画・導入を推進していく。そんな体制がベストだと考えています。
- IT企画人材である経営者が現場に深く入り込んでいく
- 現場と一緒になりITツールを企画・導入・活用していく
- 経営者が「入力→処理→出力」「マスタデータ」を知っておくと効果的
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【編集後記】
今日は約4ヶ月ぶりに東京都内に行きました。
改めて行ってみると、コンクリートジャングルで気持ち良くないですね。。
人間の感覚は、慣れてしまうと麻痺することを痛感しました。
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