IT・システム企画

紙書類を生まないためのアプローチ

「何とか紙の書類をなくせないか?」

少しずつペーパーレス化が進んでいるビジネスの現場ではありますが、実際はまだまだです。このブログにも常に、関連キーワードでの検索があります。

この記事では、既存の紙書類はさておき、新たに紙の書類を生まないための工夫をご紹介します。

<スポンサードリンク>



最初からデジタルで入力する

例として自分用のノートを書くことを考えてみましょう。
従来は、紙のノートを準備して、ボールペンなどでメモをしていました。

紙とボールペンですと、書くときは確かにラクなのかもしれませんが、情報の活用に余計な手間が掛かります。

  • パソコンで打ち直す
  • ノートをスキャンしてPDF化する
  • ノートを写真に撮る

などが必要になるからです。

だったら、できる限り最初からデジタルで入力しておいた方がトータルで見るとラクになります。とは言え、常にパソコンでキーボードからしか入力できないと不便で仕方ありません。

  • パソコンを持ち歩くのは邪魔
  • キーボードからしか入力できないと図が描きにくい
  • 紙とペンの方が書くのが速い
    (これはパソコン入力が遅すぎるので、ブラインドタッチの練習をした方が良いでしょう)

人によって最適なデバイスは異なりますが、パソコン・タブレット・スマートフォンなど、自分に合ったデバイスをノートの代わりに持ち歩くようにします。

iPadなどのタブレットですと、ペン入力ができます。

また、Googleドキュメントなどを使うと、パソコン・タブレット・スマホのどれでも音声入力ができます。「デジタル入力=パソコンからのキーボード入力」という考えは、完全に過去のものです。

自分向けのノートに限らず、様々なシーンで、どうすれば紙の書類にペンで書くのではなく、デジタル入力できるのか?考えてみましょう。

ビジネスで良く利用される伝票類であれば、例えばこちらの「Streamline」のように、従来の伝票と同じような見た目で、デジタル入力が可能になります。

(Streamlineのサイトより)

お客様には「デジタル入力1回のみ」が原則

なお、お客様に対しては「デジタル入力1回のみ」をお願いするのが基本原則です。

  • 紙に書かせない
  • 同じ情報を2回以上、書かせない・入力させない

お客様が紙にしか書けない事情がない限りは、紙に書かせるのは避けましょう。

例えば、ホテルの予約をネットでする場合、予約時に名前も住所も入力しています。
なのに当日ホテルに行くと、再度、同じ情報を書かされることが大半です。
サインを求められるのは仕方ありませんが、その他の情報を再度書くのは、手間でしかありません。

病院に行くと、診察券を出しているにも関わらず、名前や住所を再度、書かされることがあります。あれも無駄です。

なお、言うまでもありませんが、何度も同じ情報を紙に書かせる役所は「やってはいけない」の代表例です。

紙に書いてからデジタル化する

ここまでご紹介しましたように、ビジネスシーンで使う入力は全てデジタルが基本です。
とは言え、いきなり全てをデジタル入力に変えることができないかもしれません。

特に社内のことは社内で変えられますが、取引先から送られてくる紙書類をいきなり止めてもらうことは難しいかもしれません。あるいは紙の名刺を頂くのも、今の日本の風習だと、しばらく続くでしょう。

そのような場合は、紙に書かれたものを素早くデジタル化しましょう。
例えば、ScanSnapなどのスキャナーでデジタル化したり、写真に撮ったり。

何れにしても、アナログ(紙)のまま残しておくことが、一番の無駄です。

紙の書類は場所も取りますし、経年劣化していきます。
上述の通り、情報を活用しようとすると手間が掛かってしまいます。

紙・書類の多い組織は、間違いなく生産性が低い見た瞬間に「旧態依然とした職場だ」と感じるのが紙・書類の多さです。ペーパーレスと言われるようになって久しいですが、中小企業の現場を見る限...

新たな情報を作成するとき、入手したとき。
それがデジタル化を行う一番のチャンスです。

まとめ
  • ビジネスシーンでは、新たに紙書類を作成しない
  • お客様に対しては「デジタル入力1回のみ」が基本
  • 紙でもらってしまった情報はスキャナーなどでデジタル化する

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
メルマガ『経営は100種競技!』を毎日配信しています。
マーケティングやITを身につけたい。
ビジネスを楽しみたい。
変化・成長したいというビジネスパーソンにお読みいただいています。