ツール活用

「出勤簿・タイムカードをなくす」ことで勤怠から紙帳票をなくす

新しい情報をつくるときに、紙(アナログ)をやめて最初からデジタルにすることをお勧めしています。

紙書類を生まないためのアプローチ紙の書類は、場所をとる・経年劣化する・情報活用に手間が掛かるなど、無駄が多いです。この記事では、新たな紙書類を生まないようにするための工夫をご紹介します。現在、デジタルでの入力手段は多様化していますので、最も適した手段を選びましょう。...

今回は勤怠に特化して出勤簿やタイムカードをなくすことを考えてみます。

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出勤簿・タイムカードが7割以上!

中小企業には、まだまだ出勤簿やタイムカードが残っています。
大企業で見ることはなくなりましたが、中小の製造業や小売などでは、まだまだ現役というよりも主流です。

タイムカードは、紙のカードを”ガシャポン”とタイムカードに通すと印字されるアレです。

昔は自動で時刻印字してくれるスグレモノだったのでしょうが・・今はこのタイムカードを見ながら、再度、エクセルへデータ化(転記)する手間を生んでしまう悩みのタネです。同じように紙の「出勤簿」が残っている会社も多いです。

勤怠管理システムの「KING OF TIME」の調査によると、出勤簿とタイムカードを合わせると、なんと70%以上が紙を使っています。私も中小企業を訪問しますが、IT企業を除くと、ほぼ紙を使っている印象です。

出勤簿やタイムカードを止めてシステム化する

最近は初期費用が安く、スマホやタブレットを1台準備するだけの勤怠システムも出てきています。そのようなものに変更すれば、データ化の手間を省くことができます。仮に従業員数30名で、1名当たりデータ化に15分掛かっていたとすると、1ヶ月に450分(7.5時間=約1日)の手間が省けます。

しかも勤怠データを毎日でも把握できますので、従業員の変化にマネージャーはいち早く気づくことができます。特に「急に遅刻しがちになった」「残業が増えがち」というような傾向は、早めに手を打つ必要があるでしょう。

システム化することで、その他にも以下のような改善が見込めます。

  • 複数拠点があるときに紙を郵送するための金銭的・時間的なコスト
  • 保管場所が不要になる
  • 過去の情報など、検索性が高くなる
  • 他者がなりすまして打刻するなどの不正がしにくくなる

またクラウド型の勤怠システムを利用することで、給与計算ソフト(クラウド)と連携すれば、給与計算までを一気通貫で行うこともできるようになります。人手が足りない中小企業は、こういうところに無駄な時間を割かないようにしましょう。

紙・書類の多い組織は、間違いなく生産性が低い見た瞬間に「旧態依然とした職場だ」と感じるのが紙・書類の多さです。ペーパーレスと言われるようになって久しいですが、中小企業の現場を見る限...
まとめ
  • 中小企業の勤怠管理は7割以上が出勤簿・タイムカード
  • 紙(出勤簿・タイムカード)を運用していると、デメリットが目立つ
  • システム化することで無駄な時間を省き、本業に集中できる

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