仕事術

生産性が低い組織・人に共通している、たった1つの理由

「もっと生産性を高めろ!」という風潮になってから、何年経ったでしょうか。
あなたの、あなたの組織の生産性は高まりましたか?

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生産性が高まらない、たった1つの理由

結論から言うと、生産性が上がらないのは「タスクを細かい単位に分解できないから」です。
大きな仕事を、大きなまま処理すると、以下のような問題が発生します。

  • リスクを想定できない
  • 仕事を完了させるまでの時間が推測できない
  • 進捗が分からない

リスクが読めないから、後になって、大きな問題が発生してしまいます。
そんな状態だから、仕事を終わらせる時間が推測できないのです。

さらに、いったいどれだけ仕事が終わっているのか、進捗が分かりません。
そのために無駄な日報が生まれます。

「進捗は80%です」

などという報告が何週間も続いてしまう。。

これらの悲劇は、全て仕事を小さな単位に分解できないことが原因です。

私は何年か前、この考え方を複数の人たちから教わりました。
アジャイル開発の達人や、働き方を変える専門家など。

仕事を小さなタスクに分解する

では、どうやって仕事を小さなタスクに分解すれば良いのでしょうか?
全ての仕事に共通していることを挙げてみましょう。

  • 仕事の目的を確認する
  • 納期を確認する
  • 使えるリソース(お金・人・情報など)を確認する

いわば仕事のスタート地点ですね。
この確認を怠ることによって、ボタンの掛け違いが生まれてしまいます。

上司がちょっと知りたいことを「レポートして」と言ったばかりに、
パワーポイントにまとめる苦労が生まれてしまったり。。
「あ、口頭で良かったのに」とか、悲劇しかありません。

この基本的な確認を終えたら、
その仕事を完遂するまでに必要なタスクに分解していきます。

1つのタスクは、30~60分程度に収まるようにします。
タスクの時間が長すぎると、仕事を大きな単位で処理することになるので、冒頭に挙げた問題が発生しやすくなります。
逆にタスクが細かすぎると、余計な手間が増えすぎてしまいます。

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この記事を書くまでのタスク分解

例として、この記事を書く仕事をタスクに分解してみましょう。
30分未満のタスクが多々ありますが、あくまでも例ということで。

  1. この記事の目的を設定する
  2. 記事の構成を決める
  3. 記事のタイトルを決める
  4. 記事のカテゴリーを決める
  5. 本文を書く
  6. アイキャッチ画像を探して、大きさを調整する
  7. meta descriptionを書く
  8. 公開する
  9. OGP設定が正しいか確認する
  10. FacebookページとTwitterに公開する

ここまで分解できると、色々なメリットが出てきます。

タスクは全部で10個ですから、進捗が把握できるようになります
記事を今書いている最中ですから、4番まで終わっています。

記事を書く上で、最も大変なのは本文を書くことです。
1番から5番までは自分でやりたいですが、逆に言うと、6番以降は人に任せることもできます。

つまり、タスクに分解することで、仕事の優先順位をつけて、チームで仕事ができるようになります

タスクに分解したときに、全くの未経験の仕事があれば、そこがリスクになります。
早めに取り組んだり、経験者に聞くことで、リスクを回避することができます。
分解することで、1つ1つのタスクの予想時間の精度も上がります。

こうして、推測→実行→改善の繰り返しができるようになるので、
結果として生産性が上がっていくのです。

イマイチ生産性が上がらないと感じる場合は、
とにかくタスク分解を徹底的に行いましょう。

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