「もっと生産性を高めろ！」という風潮になってから、何年経ったでしょうか。
あなたの、あなたの組織の生産性は高まりましたか？
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生産性が高まらない、たった１つの理由
結論から言うと、生産性が上がらないのは「タスクを細かい単位に分解できないから」です。
大きな仕事を、大きなまま処理すると、以下のような問題が発生します。
- リスクを想定できない
- 仕事を完了させるまでの時間が推測できない
- 進捗が分からない
リスクが読めないから、後になって、大きな問題が発生してしまいます。
そんな状態だから、仕事を終わらせる時間が推測できないのです。
さらに、いったいどれだけ仕事が終わっているのか、進捗が分かりません。
そのために無駄な日報が生まれます。
「進捗は80%です」
などという報告が何週間も続いてしまう。。
これらの悲劇は、全て仕事を小さな単位に分解できないことが原因です。
私は何年か前、この考え方を複数の人たちから教わりました。
アジャイル開発の達人や、働き方を変える専門家など。
仕事を小さなタスクに分解する
では、どうやって仕事を小さなタスクに分解すれば良いのでしょうか？
全ての仕事に共通していることを挙げてみましょう。
- 仕事の目的を確認する
- 納期を確認する
- 使えるリソース（お金・人・情報など）を確認する
いわば仕事のスタート地点ですね。
この確認を怠ることによって、ボタンの掛け違いが生まれてしまいます。
上司がちょっと知りたいことを「レポートして」と言ったばかりに、
パワーポイントにまとめる苦労が生まれてしまったり。。
「あ、口頭で良かったのに」とか、悲劇しかありません。
この基本的な確認を終えたら、
その仕事を完遂するまでに必要なタスクに分解していきます。
1つのタスクは、30～60分程度に収まるようにします。
タスクの時間が長すぎると、仕事を大きな単位で処理することになるので、冒頭に挙げた問題が発生しやすくなります。
逆にタスクが細かすぎると、余計な手間が増えすぎてしまいます。
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この記事を書くまでのタスク分解
例として、この記事を書く仕事をタスクに分解してみましょう。
30分未満のタスクが多々ありますが、あくまでも例ということで。
- この記事の目的を設定する
- 記事の構成を決める
- 記事のタイトルを決める
- 記事のカテゴリーを決める
- 本文を書く
- アイキャッチ画像を探して、大きさを調整する
- meta descriptionを書く
- 公開する
- OGP設定が正しいか確認する
- FacebookページとTwitterに公開する
ここまで分解できると、色々なメリットが出てきます。
タスクは全部で10個ですから、進捗が把握できるようになります。
記事を今書いている最中ですから、4番まで終わっています。
記事を書く上で、最も大変なのは本文を書くことです。
1番から5番までは自分でやりたいですが、逆に言うと、6番以降は人に任せることもできます。
つまり、タスクに分解することで、仕事の優先順位をつけて、チームで仕事ができるようになります。
タスクに分解したときに、全くの未経験の仕事があれば、そこがリスクになります。
早めに取り組んだり、経験者に聞くことで、リスクを回避することができます。
分解することで、1つ1つのタスクの予想時間の精度も上がります。
こうして、推測→実行→改善の繰り返しができるようになるので、
結果として生産性が上がっていくのです。
イマイチ生産性が上がらないと感じる場合は、
とにかくタスク分解を徹底的に行いましょう。
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