Microsoft 365 や G Suite は、文書管理ツールとグループウェアが集まったものと言えます。
生産性を高めるために、色んなITツールが含まれているのですが、実際には使いこなせていない会社も多いようです。
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メールとカレンダーだけの利用が大半
ある調査によると、グループウェアはメールとカレンダーの利用がほとんどという会社が多いようです。これは
- Microsoft 365（旧Office 365）：Outlook
- G Suite ：Gmail と カレンダー
しか使っていないことを示しています。
それなり金額を支払っていますし、使うことによって生産性を高められるツールもありますから、実にもったいない状況です。
「それ以外に何に使うの？」と思われるかもしれません。
あるいは新型コロナ以来、他のツールも利用し始めているかもしれませんが、使っていただきたい順番にご紹介します。
クラウドストレージ
「クラウドストレージ？なんじゃそれ？」と思う方もいらっしゃるかも。
要するに組織共通のファイル置き場です。
ファイルを作成したとき、そのパソコン内にデータを置いてはいけません。
- パソコンが壊れるとデータが失われる
- 他の人とデータが共有できない
- ファイルの変更履歴が取れない（誤操作で消したり、ウイルス感染したら終わり）
- パソコンを落としたり盗まれると、データ漏洩のリスクがある
これらを避けるために、パソコン内部ではなく、組織の共有場所にデータを保存します。
NASと呼ばれるストレージ（ハードディスク）を使う方法もあります。
ただ、特別な理由がない限り、クラウドストレージをお勧めします。
- Microsoft 365：OneDrive
- G Suite：Googleドライブ
クラウドストレージを優先する理由はいくつかあります。
- 会社のオフィスからだけでなく、自宅や外出先からも利用できる
- パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットからも利用できる
- ファイルの更新履歴が取れる（間違って更新したり、ウイルス感染したときに、過去バージョンに戻せる）
- 自社で設備を持たなくて良い
クラウドストレージを利用すると、リモートワーク（在宅勤務）の実現に一歩近づきます。
Webミーティング・チャット
新型コロナによる自粛（リモートワーク・在宅勤務）にて、最も利用が進んだのはWebミーティングではないでしょうか。
巷では Zoom が有名ですが、Microsoft 365・G Suiteを使っている会社であれば、別途 Zoom を契約する必要はありません。（もちろん、必要に応じて契約することもあります。私もその1人です）
- Microsoft 365：Teams（Webミーティング・チャット）
- G suite：Meet（Webミーティング）、Chat（チャット）
社内の連絡はメールではなくチャットがお勧めです。
メールは文章が長くなりがちで、特定の相手にしか届きません。
チャットは基本的にオープンに行います。
また、ファイルの添付は止めて、上述したクラウドストレージのURLを共有します。
それによって無駄にファイルが複製されることや、誤送信のリスクを抑えることができます。
Webミーティングを使うことで、移動が減るなど、メリットを感じている人も増えたでしょう。
情報共有サイト
何らかの連絡事項、マニュアルや業務プロセスなど、社内で共有したい情報をまとめるWebページが必要です。外出先やスマホからでも閲覧できるようにしましょう。
- Microsoft 365：SharePoint
- G Suite：Googleサイト
ただ、このツールは今までご紹介してきた中では難易度が多少上がるので、まずはWebミーティング・チャットまでを利用できるようにしましょう。
フォーム
社内やお客様から、アンケートを取りたい場合や、何らかの情報を入力してもらいたいときがあります。
- Microsoft 365：Microsoft Forms
- G Suite：フォーム
メールで送ってもらって手入力をするのは、二度手間ですから避けたいところ。
紙に書いてもらうなど、もってのほかです。
Webフォームで入力してもらえば、すぐにデータが分析・活用できます。
一気に説明してきましたが、全部同時に使おうとすると大変です。
まずは必要なところ、効果が得られそうなところから、順次活用していきましょう。
- グループウェアではメールとカレンダーだけ利用している企業が多い
- クラウドストレージ、Webミーティング、チャット、情報共有サイト、フォームも利用する
- 一気に展開するのではなく、順次活用していく
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【編集後記】
今日の午前中は、独立・起業の実践塾「礎」のフォローアップ。
3時間ほどZoomでつなぎ、それぞれが集中してタスクを行いました。
メルマガ『経営は100種競技！』を毎日配信しています。
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変化・成長したいというビジネスパーソンにお読みいただいています。
