ツール活用

「支店ごとの売上集計が面倒くさくて限界!」を打破するための方法

支店ごと(店舗ごと)の売上集計が面倒くさい!という相談を受けることがあります。その背景はお客様ごとに様々なのですが、売上集計の手間を省く方法を紹介します。

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メールでエクセルファイルを本部に送信する

最初に、一番手間が掛かる大変な方法です。現在、紙で売上を本部にFAX送信しているケースもあるかもしれませんが、そこは省きます(笑)

売上情報のエクセルファイルをメールで本部(本店)に送るというやり方は、私のお客様先でも良く見ます。しかし、このやり方にはデメリットが多いです。

本部に集計の手間が掛かる

支店の数が増えるほど、本部側で集計の手間が掛かります。メールが支店の数だけ送られてくるので、その添付ファイルを集計するフォルダに集めるだけでも面倒です。

月に1度くらいなら許容範囲かもしれませんが、週単位・日単位で集計する場合には、その負担は無視できません。小売りでは日単位での集計が一般的でしょう。メール送信は、その時点で無理があるのです。

逆に言うと、月に1回くらいしか集計しないなら、メールが許容できるかもしれません。ただ、リアルタイムにデータを見る企業が増えている状況で、本部が全体の状況を把握するのが月に1回というのは、今後は厳しくなるでしょう。

複数ファイルをまとめて集計するにはVBAが必要

エクセルは、1つのファイル(複数シート)の集計は出来ますが、複数のファイルをまとめて集計するのは大変です。VBA(マクロ)を使う必要が出てくるでしょう。

後述するように、現在では他にもっと良いやり方があるにも関わらず、コードを書く(プログラミングする)のは、あまり良い方法とは言えません。VBAが分かる人しか、変化に対応できなくなります。RPAを使って自動化するのは、もっと愚策です。

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無駄がある業務を自動化して、無駄を塩漬けにするだけだからです。

送付ミスが発生する

毎日ファイルを更新して、本部にメールで送付していると、ミスが発生することがあります。

  • 古いファイルを間違って本部に送ってしまう
  • メールの宛先を間違えてしまう

古いファイルを送られた本部は、集計対象のデータがないので、支店に再度問い合わせをします。支店側は新しいファイルを確認して再送信・・と手間が掛かってしまいます。

またメールの宛先ミスは、情報漏洩を招きかねません。特に社内ではなく社外に送ってしまったら、情報セキュリティ事故につながります。人間がメールを使っている以上、ミスをゼロにすることはできません。仕組みで改善すべきでしょう。

メール送信を止めるためにすぐできること

このようにメール送信で売上集計するのは、デメリットが多いです。もしすぐにメール送信を止めるのであれば、ファイルサーバーやクラウドストレージ(DropboxやGoogleドライブ)などにファイルを共有する方法に変更しましょう。

本部側の集計の手間は変わりませんが、メールを送受信するという手間が減り、情報セキュリティ事故のリスクを減らすことができます。

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Googleスプレッドシートで一斉管理

メール送信を止め、さらに集計方法もシンプルにするのであれば、Googleスプレッドシートを活用します。

ファイルを1つにして、支店ごとにシートを分けて入力します。すると、ピボットテーブルなどで集計ができるので、本部は手間が掛かりません。支店がデータを更新するごとに、集計用のシートが更新されるので、常に本部は最新の情報を把握できるようになります。

ただ1つ問題があります。権限管理できないことです。

ファイルが1つになるので、本部・支店の両方が書き込み・読み込み権限を持つことになります。支店担当者に全社の数字を共有したくない場合は、この方法だと限界があります。

スマートPOSレジを利用する

店舗ビジネスでレジを使っている場合、それをスマートPOSレジに変更する手もあります。iPadなどのタブレットで動くレジですね。最近、導入が進んでいるように感じます。もしレジを変更できるなら、小売業には最もオススメしたい方法です。

メリットは以下の通り。

  • 支店側で入力作業が不要になる(レジを入力していればデータは自然に入る)
  • 権限付与が可能(本部は全体、支店は自分の店舗だけが見られるなど)

支店側のレジで入力された情報が、支店・本部に自動連携できます。手間を省きつつ権限管理もできるので、上手くITを活用した方法と言えます。

なお、店舗ビジネスの場合も、実店舗以外にECサイトを持っているようなケースも増えてきました。その場合は、実店舗からのデータに加えて、ECサイトでの売上情報を組み合わせて集計する必要があります。

CRMやkintoneなどを利用する

店舗(小売り)以外のビジネスの場合は、CRMツールkintone(キントーン)などを利用すると良いでしょう。

営業が受注・売上入力をすると、それをレポートに自動連携させることができます。支店は支店専用レポートを見て、本部は全社分を集計したレポートを見ることもできます。ここで得られる効果は上記のスマートPOSレジと同様です。

集計以外の部分では、顧客別・部門別売上など、望む形でレポートを主力するのが、スマートPOSレジよりも容易なことが多いです。

これらのツール、ずいぶん安くなりました。メールで集計する負担(=時間的なコスト・ルーチン作業に時間が取られることによる機会損失)、情報セキュリティ上のリスクを考えると、ツールを上手く活かすことをお勧めしたいです。

何よりも売上を集計することが目的ではなく、集計されたデータを見ながら、経営者が意思決定することが目的です。手段はツールを使って徹底的に効率化して、意思決定するところに資源を集中させましょう。

まとめ
  • メールでエクセルファイルを集めて、支店売上を集計するのは無理がある
  • 集計に関する時間的な負担と、情報セキュリティ上の問題がある
  • スマートPOSレジや、専用ツールを活用して、集計までを効率化する

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