支店ごと（店舗ごと）の売上集計が面倒くさい！という相談を受けることがあります。その背景はお客様ごとに様々なのですが、売上集計の手間を省く方法を紹介します。
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メールでエクセルファイルを本部に送信する
最初に、一番手間が掛かる大変な方法です。現在、紙で売上を本部にFAX送信しているケースもあるかもしれませんが、そこは省きます（笑）
売上情報のエクセルファイルをメールで本部（本店）に送るというやり方は、私のお客様先でも良く見ます。しかし、このやり方にはデメリットが多いです。
本部に集計の手間が掛かる
支店の数が増えるほど、本部側で集計の手間が掛かります。メールが支店の数だけ送られてくるので、その添付ファイルを集計するフォルダに集めるだけでも面倒です。
月に1度くらいなら許容範囲かもしれませんが、週単位・日単位で集計する場合には、その負担は無視できません。小売りでは日単位での集計が一般的でしょう。メール送信は、その時点で無理があるのです。
逆に言うと、月に1回くらいしか集計しないなら、メールが許容できるかもしれません。ただ、リアルタイムにデータを見る企業が増えている状況で、本部が全体の状況を把握するのが月に1回というのは、今後は厳しくなるでしょう。
複数ファイルをまとめて集計するにはVBAが必要
エクセルは、1つのファイル（複数シート）の集計は出来ますが、複数のファイルをまとめて集計するのは大変です。VBA（マクロ）を使う必要が出てくるでしょう。
後述するように、現在では他にもっと良いやり方があるにも関わらず、コードを書く（プログラミングする）のは、あまり良い方法とは言えません。VBAが分かる人しか、変化に対応できなくなります。RPAを使って自動化するのは、もっと愚策です。
無駄がある業務を自動化して、無駄を塩漬けにするだけだからです。
送付ミスが発生する
毎日ファイルを更新して、本部にメールで送付していると、ミスが発生することがあります。
- 古いファイルを間違って本部に送ってしまう
- メールの宛先を間違えてしまう
古いファイルを送られた本部は、集計対象のデータがないので、支店に再度問い合わせをします。支店側は新しいファイルを確認して再送信・・と手間が掛かってしまいます。
またメールの宛先ミスは、情報漏洩を招きかねません。特に社内ではなく社外に送ってしまったら、情報セキュリティ事故につながります。人間がメールを使っている以上、ミスをゼロにすることはできません。仕組みで改善すべきでしょう。
メール送信を止めるためにすぐできること
このようにメール送信で売上集計するのは、デメリットが多いです。もしすぐにメール送信を止めるのであれば、ファイルサーバーやクラウドストレージ（DropboxやGoogleドライブ）などにファイルを共有する方法に変更しましょう。
本部側の集計の手間は変わりませんが、メールを送受信するという手間が減り、情報セキュリティ事故のリスクを減らすことができます。
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Googleスプレッドシートで一斉管理
メール送信を止め、さらに集計方法もシンプルにするのであれば、Googleスプレッドシートを活用します。
ファイルを1つにして、支店ごとにシートを分けて入力します。すると、ピボットテーブルなどで集計ができるので、本部は手間が掛かりません。支店がデータを更新するごとに、集計用のシートが更新されるので、常に本部は最新の情報を把握できるようになります。
ただ1つ問題があります。権限管理できないことです。
ファイルが1つになるので、本部・支店の両方が書き込み・読み込み権限を持つことになります。支店担当者に全社の数字を共有したくない場合は、この方法だと限界があります。
スマートPOSレジを利用する
店舗ビジネスでレジを使っている場合、それをスマートPOSレジに変更する手もあります。iPadなどのタブレットで動くレジですね。最近、導入が進んでいるように感じます。もしレジを変更できるなら、小売業には最もオススメしたい方法です。
メリットは以下の通り。
- 支店側で入力作業が不要になる（レジを入力していればデータは自然に入る）
- 権限付与が可能（本部は全体、支店は自分の店舗だけが見られるなど）
支店側のレジで入力された情報が、支店・本部に自動連携できます。手間を省きつつ権限管理もできるので、上手くITを活用した方法と言えます。
なお、店舗ビジネスの場合も、実店舗以外にECサイトを持っているようなケースも増えてきました。その場合は、実店舗からのデータに加えて、ECサイトでの売上情報を組み合わせて集計する必要があります。
CRMやkintoneなどを利用する
店舗（小売り）以外のビジネスの場合は、CRMツールやkintone（キントーン）などを利用すると良いでしょう。
営業が受注・売上入力をすると、それをレポートに自動連携させることができます。支店は支店専用レポートを見て、本部は全社分を集計したレポートを見ることもできます。ここで得られる効果は上記のスマートPOSレジと同様です。
集計以外の部分では、顧客別・部門別売上など、望む形でレポートを主力するのが、スマートPOSレジよりも容易なことが多いです。
これらのツール、ずいぶん安くなりました。メールで集計する負担（＝時間的なコスト・ルーチン作業に時間が取られることによる機会損失）、情報セキュリティ上のリスクを考えると、ツールを上手く活かすことをお勧めしたいです。
何よりも売上を集計することが目的ではなく、集計されたデータを見ながら、経営者が意思決定することが目的です。手段はツールを使って徹底的に効率化して、意思決定するところに資源を集中させましょう。
- メールでエクセルファイルを集めて、支店売上を集計するのは無理がある
- 集計に関する時間的な負担と、情報セキュリティ上の問題がある
- スマートPOSレジや、専用ツールを活用して、集計までを効率化する
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