セミナーを開催するときに、意外と大変なのが「最適な会場探し」。
良い会場を見つけることができると、それだけで運営が楽になります。
では、少人数セミナーを行う際に、どのような点をチェックすれば良いのでしょうか？
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Contents
会場の雰囲気
言葉にしにくいのですが、会場の雰囲気は大事だと考えています。
コストを抑え過ぎたために、あまりにボロボロの会場になってしまうと、主催している会社自体のイメージも悪くなってしまいます。
そういう意味で、セミナーの会場選びは、ブランドイメージに直結します。
最低限、清潔なところを選びたいですね。
コストとの兼ね合いもあるので難しいのですが、雰囲気は大事です。
私が最近、良く使っているのは、こんなところです。（定員6名程度）
予約前に確認しておきたい項目
まずは予約する前に確認しておきたい項目をご紹介します。
価格
言うまでもなくまずは価格は重要です。
特にフロントエンド（他の商品・サービスにつなぐため）としてセミナーを行う場合には、利益が稼ぎにくいのでコストを抑える必要があります。
もちろん、バックエンドへの転換率などから適切なコストを算出することもできますが、最初からそこまでは考えられないでしょう。
バックエンドのセミナーだとしても、無駄にコストを使い過ぎるのは考えものです。
私が目安にしているのは、高くとも2時間8,000円くらいまでです。
（当然ながら、主催するセミナーの値付けなどによって、許容範囲が変わってきます）
8名くらいまでの少人数セミナーであれば、このぐらいの価格帯で、それなりに良い会議室が見つかると思います。（東京・神奈川エリア）
最近だと公民館など公的な場所でも、綺麗な会議室が増えつつあるので、その辺はねらい目です。先日行った千代田の神保町区民館とか、良い感じでした。
なお、プロジェクターなどを借りてしまうと、追加で費用がかかりますので注意しましょう。
人数と標準レイアウト
会議室を探すときには、部屋の最大人数は確認すると思います。
ただ可能であれば、標準レイアウトがどうなっているかも確認すると良いでしょう。
毎回、レイアウトを変更するのは面倒ですし、
セミナーを1人で運営していると、セミナー終了後の片づけで、お客様を待たせてしまう場合もあります。（その後に懇親会がある場合など）
レイアウトは一般的に、スクール形式かロの字型の形式が多いです。
8人ぐらいまでの会議室であれば向かい合わせやロの字が多いでしょう。
ホワイトボード
ホワイトボードの有無も確認しておきましょう。
元々ホワイトボードを使わない予定だったとしても、質問を頂いた時などに使うことがあると思います。予約ページにはホワイトボードの有無が書いてないところもありますので、その場合は別途、確認しておきます。
プロジェクター・スクリーン
多くのセミナーではパワーポイントなどの資料を投影するでしょう。
プロジェクターの有無を確認するの忘れなかったとしても、どこに映すのかは現地に行かないとなかなか確認できないケースが多いです。スクリーンやディスプレイが設置してある会議室であれば、間違いないですね。
スクリーンや良い位置に壁がなかったりすると、投影する場所に迷うことになると思います。また、時間帯によって日の当たる場所が異なったりするので、いつのも場所に映せない場合もあります。
なお、ホワイトボードに投影すると反射してしまうので要注意です。
（私の主催セミナーですが、投影場所がホワイトボードしかなく・・）
また、ディスプレイを利用する場合には、レーザーポインターが反射してしまって使えません。（少人数セミナーなら、自分で指させば良いのですが）
ちなみに、継続的にセミナーを主催するのであれば、プロジェクターは購入してしまった方が安心です。
- レンタルの度にコストが掛からない
- パソコンとの接続に悩まなくて済む
- セッティングで迷わない
などメリットが多いからです。
主催するセミナーの人数規模に応じて、最適なプロジェクターを選びましょう。
できれば部屋の電気を消さずともクリアに見える明るさが欲しいものです。
なお短焦点型だと、プロジェクターから投影場所までの距離が短くできるので、場所を取らずにお勧めです。
マイク・演台
少人数セミナーではマイクは不要です。
動画撮影する場合には、ピンマイクなどをつけることもありますがそれはまた別の話です。
なお、20名を超えるセミナーをする場合には、マイク（及びスピーカー）を確認した方がいいと思います。
同様に20名を超えるくらいの規模になってきたら、講師がパソコンやマイクを置くのに演台があった方が便利です。（少人数セミナーでは全く要りません）
Wi-Fi（ネット環境）
セミナーでネット接続してブラウザの画面を見せたり、パワーポイントなどの資料に動画を仕込んでいる場合など、インターネット接続が必要です。特に動画を活用する場合には Wi-Fiがないとパケットを激しく消費してしまいます。
また、セミナー中にネットにつないでワークを行う場合も、Wi-Fiがある方が親切ですね。
会場にWi-Fiはあっても、非常に遅い場合があるので、現地についてから確認します。
Web予約ができるか
セミナーは1回だけ行うものではありません。定期的に何度も継続するのが理想です。
それを考えると電話やFAXでしか予約ができないのは非常に不便です。Web で予約できる会議室を選びましょう。私がこの2～3年で、複数回利用してきた会議室には、以下のようなところがあります。
なお最近は、レンタルオフィスの会議室でセミナーをやることが多いので、どちらも利用頻度は下がっています。
日程変更・キャンセルポリシー
どうしても都合で日時を変更したい場合や、キャンセルしたい場合が出てくると思います。
- 何日前まで変更・キャンセル可能なのか？
- キャンセルする場合の返金
などについてのポリシーは予め確認しておきましょう。
会場で確認する項目
次に会場（現地）についてから、確認しておきたい項目です。
初めて行く会場の場合には、早めに入って、じっくり確認しておきましょう。
電源
電源がどこにあるか？確認します。
電源の位置から、プロジェクターや講師のパソコンに電源まで距離が遠い場合に備えて、電源の延長ケーブルとタップを持って行った方が良いでしょう。
最近はセミナーでもパソコンを持ち込む人が多くなるようになりました。長時間のセミナーの場合には、参加者にも電源供給が必要です。追加で延長ケーブルとタップがあると安心です。
音漏れ
これも現地に行ってみないと分からない点です。
たまに普通の話し声が聞こえてきてしまうような、壁が薄すぎる会議室があるので、要注意です。残念ながら、そういう会議室に出会ったときには、2度と利用しません。
自分が話している内容が隣に聞こえてしまうと周りに迷惑です。
逆に周りのセミナーの声が響いてきてしまうと、講師として話すことに集中できませんし、参加者も気が散ってしまいます。
ただ、隣でやっていたセミナーが、たまたま大声で騒がしいケースもあるので、難しいところなのですが。（1度だけクレームを入れたことがあります）
時計
会議室内に時計があるかどうかを確認します。
またその時計と本当の時刻が合っているかどうかも確認しておきます。
休憩を取る場合など、どちらの時刻を基準とするのか伝えないと、参加者が混乱してしまいます。
講師によっては、キッチンタイマーのような時計を置いて進行の管理をしているようです。特に日頃から腕時計をしない人は時計に注意しておきましょう。
自販機・トイレ
参加者に案内するにも自販機とトイレの場所は確認しておきます。セミナーの満足度は内容だけでなく、こういう案内を含めてトータルなものになりがちです。会場の雰囲気がブランドイメージに直結するのと同じです。
なので、自販機やトイレが分かりにくい場合には、場所を案内すると良いでしょう。
大企業の会議室が借りられれば・・
最後に、大企業の会議室などを借りられる機会があれば、ぜひ活用させてもらいましょう。
コストも抑えられますし、設備などが充実しまくっているからです。（設備面のチェックポイントは同様です）
私も某大企業の会議室を借りてセミナー登壇したことがありますが、やはり格調高い感じになりました。私の周りにも、借りる企業の社員だけ参加者無料（or 値引き）にすることで、会議室を借り続けている人がいます。
大企業とつながりがある人は、良い選択肢の1つです。
ただ、業務時間外や土日は入館手続きがセキュリティの関係で厳しくなることが多いので、その辺りのすり合わせは必要です。
次回は、講師をする際の「時間が足りない・余った」を防ぐための時間管理方法です。
- 会議室を借りる前に、できる限りの設備をチェックする
- 初めて行く会場は、早めに入って、現地でしかできない設備チェックを行う
- 継続的に借りやすい場所かどうか？を確認する
- 会場を含めた全体が、会社のブランドに影響する
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【編集後記】
今週は比較的スケジュールにゆとりがあります。
この間にやりたかったことを、キッチリ前に進めます。
（腰痛を治しつつ・・）
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