セミナー

セミナーでは事前入金が原則

セミナーを自社で主催できるようにするための連載中です。
自社でセミナーができるようになると、選択肢が増え、ビジネスを優位に進めることができるようになります。

  1. セミナー主催できるとビジネスに幅・深さをつくれる
  2. セミナーを開催するための全体の流れと企画
  3. セミナーの告知と集客で知っておきたいポイント

今回は代金をもらう部分です。
セミナーそのものを事業とするときには、避けては通れない、重要なところです。

どのタイミングでお金をいただくのか?

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セミナーでは事前入金が原則

もうタイトルの通りなのですが、セミナーでは事前入金を原則とします。
前もってお支払い頂き、当日は参加者のお名前をいただくのみが良いです。
理由は以下の通りです。

会場でお金のやり取りは混乱を招く

セミナー開催に慣れていない会社にとって、会場でのお金のやり取りは混乱を招きます。
お釣りがなくならないように気を配ったり、領収書を発行したりなど、それだけで受付時に1人確保しなければなりません。

人員の限られた中小企業にとって、それではセミナーを開く負担が重くなってしまいます。

余談ですが、業務改善の基本の1つは、業務の順序を適切に並べること。
セミナー当日の運営と、入金のタイミングをずらすことで、当日の運営をスムーズにこなすことができます。

なお、どうしても領収書や請求書が必要という会社には、別の日に発行すればよいでしょう。(紙である必要はなく、PDFで十分ですので)

講師が講師らしく振舞えるように

当日、お金をいただく際に、人員が足りなくて講師がやり取りをしてしまうと、お客様が興ざめします。それに受付時にバタバタしていたら、講師は自分が話す内容に集中できません。

お客様にとっても、講師にとっても、当日にお金はやり取りしない方が良いのです。

ドタキャン防止

当日までお金をいただかないと、どうしてもドタキャンが発生してしまいます。セミナーが始まってみないと何人参加するのか分からないのは、講師も非常にやりにくいものです。

ドタキャンを防止する意味でも、事前に入金してもらった方が安心です。

ちなみにセミナー・研修業界では事前入金が当たり前に行われています。
ですから、「サービス提供前にお金をいただくなんて・・」と怖れる必要はありません。

顧客への案内方法

次にお客様への入金案内についてです。

Webフォームからの自動応答メールを送信する

前回お伝えしましたように、受付はWebフォームが最適です。

セミナーの告知と集客で知っておきたいポイント「セミナーを開きたいけど、告知と集客ってどうやるの?」セミナーを主催する上で、最も大変なのが告知と集客。この記事ではそのポイントをご紹介します。どこで・どんな内容で告知するか?そして集客する際に必要なマインドとは?...

このWebフォームからの受付時に、自動応答メールで入金方法を案内するのが、最も効率的です。

ブログで一般的に利用されているWordpress(このブログもWordpressです)では、「Contact Form 7」というWebフォームが有名です。このフォームでは、お客様からの申し込みに対し、自動でメール応答することができます。

その他の有名なWebフォームは大体、自動メール応答に対応しています。(Googleフォームはちょっと面倒ですが)

入金時にメール通知があるサービスを使う

お客様から入金があったのかどうか、適宜確認するのは面倒です。例えば銀行振込してもらったかどうか?を知るために、毎日、銀行口座にログインして確認するのは手間が掛かります。

そのためメールなどで通知してくれるサービスを使うと良いでしょう。ネット銀行なら振込があったときにメール通知してくれます。あるいは会計ソフトと銀行口座を自動連携しておけば、会計ソフトで口座の動きを見るだけです。

またクレジットカードなどの場合も同様です。
私は現在、クレジットカード決済・コンビニ決済・Paypal決済には Stores.jp を利用していますが、こちらでも決済が行われるとメール通知で気づきます。

期限を過ぎたら淡々と催促

たまに入金期限を過ぎてもお支払い頂けないお客様が出てきます。多くの場合は、単に忘れているだけですので、期限を過ぎたら、淡々と催促を行います。

2度ほど催促しても反応が無い場合には、参加する気がなくなったと判断して良いでしょう。万が一、入金せずにセミナー会場に来てしまった場合には、入金されていないので参加をお断りします。

上述の通り、現地でのお金のやり取りは避けたいですし、催促を無視して堂々と来るような人は「お客様面(づら)」するケースが多いので、まともに相手をすると疲弊してしまいます。

入金方法は顧客に合わせて

なお、入金方法は顧客に合わせて準備します。

法人向けの場合には、銀行振込とクレジットカードがあれば、ほぼ困りません。
個人向けの場合には、さらにコンビニ支払や、その他キャッシュレスにも対応した方が良いケースが増えます。

ただ、多様に対応するほど、運営に手間が掛かりますので、ある程度のところで止めておいて良いと思います。小売店のように取引頻度が高いものでもありませんので。

私の場合は、法人・個人と取引がありますが

  • 銀行振込
  • クレジットカード(VISA、Master、AMEX)
  • Paypal
  • コンビニ支払

に対応しています。上述の通り、銀行振込以外は全て Stores.jp にて対応しています。

セミナーをフロントエンド(他の商品・サービスを案内)する位置づけの場合には、無料とするケースも多いです。その場合は今回の記事はいったんスルーしておいて結構です。

次回はセミナー当日、講師としての「話し方」についてです。

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まとめ
  • セミナーは事前入金が原則
  • Webフォームから自動メール応答、入金確認も仕組み化する
  • お客様に合わせて支払方法を用意する



【編集後記】
昨日・一昨日は自宅にこもって仕事していました。
おかげで溜まっていた仕事を進めることができました。
今日は久しぶりに終日外出です。


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渋屋 隆一
プロフィール
マーケティングとIT、そしてデータを使った「売れ続ける仕組みづくり」「業務改善」が得意。コンサルティングや研修・セミナーで中小企業の経営支援をしています。元IT企業でエンジニア→マーケティング。中小企業診断士。
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