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「時間が余る・足りない」を防ぐ、セミナー講師の時間管理法

セミナー講師として登壇するときの不安は「時間管理」。

大幅に時間が余ってしまった・・
あれ?全く時間が足りない。どうしよう・・

こんな不安をお持ちの方も多いのではないでしょうか?
セミナー時に上手く時間管理をするための方法をまとめました。

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ストーリーラインを決めておく

まずは時間管理以前のことではありますが、基本的なストーリーの流れは決めておいた方が良いでしょう。多くのセミナーは、

  1. 講師の自己紹介
  2. セミナーの目的(このセミナーを通じて、何を得るのか?)
  3. 問題提起
  4. ノウハウ提供
  5. まとめ

というような流れになっています。
慣れないうちは、この流れをそのまま利用しても良いでしょう。
私は自分で主催するセミナーは、基本的にこの流れです。

この流れの中で、自己紹介は何分(何時何分まで)、目的は何分(何時何分まで)と目安を決めておきます。「問題提起」と「ノウハウ提供」が本編ですので、これらが最も長いです。長すぎる場合は、もう少し分割して、時間をチェックする場所を設けておくことも。

そして章をまたぐときには、意図的に間を開けて、時間を確認します。
このタイミングで水を飲んだりすれば、喉も潤せて、一石二鳥です。
参加者にとっても自然な間ですし、一度、頭を整理する時間にもなります。

このように随所で時間を確認すれば、セミナーの最後の最後になって「時間が足りない」と気付くようなことがなくなります。ちなみに企業研修などでは企画時点で、進行時間の目安を付けたカリキュラムを求められることが多いです。

コンテンツは多めに作成する

セミナーや研修で一番怖いのは、時間が余り過ぎたときです。余ってしまうと、よほどのアドリブを利かせない限り、どうしようもありません。一方、時間が足りない場合には、一部のコンテンツを割愛することで、何とかまとめることができます。

したがって、コンテンツ(パワーポイントのスライド)は多めに作成しておくと良いでしょう。少し時間が足りないかな?くらいに作成しておいた方が、余裕を持つことができます。

その中で、いくつかの「捨てスライド」を決めておきます
予定の時間通りに進んだら、そのスライドは飛ばす・さらっと流すのです。
最初から捨てスライドは「参考資料」として後ろに置いておき、「余談ですが・・」と付け加えて話す方法もあります。

いずれにせよ、そうやって時間を調整すると、上手く決められた時刻に収めることができます。

時計は目立つところに

人前で話すのに慣れないうちは、話すだけで精一杯です。
考えながら必死に話しますから、気づけば時間が過ぎていたということも。

そのため、特に慣れないうちは、時計は目立つところに置いておきましょう。
時計が視野に入ると、一瞬でも時間を確認するようになるからです。
ここまでの話も、時計が見えることが前提ですので。

投影用パソコンのすぐ横に時計をセットする人が多いです。
腕時計を外して、置いている人も。

部屋に時計があるとは限らないので、事前に準備しておくと困りません。

スライド1枚当たりの時間を把握する

最後に、ある程度の経験が必要になる方法ですが、スライド1枚当たりの時間を把握します。

私の場合は主催セミナーで1枚3分、外部セミナー・研修で1枚2分程度です。
90分の主催セミナーでは30枚前後のスライドになることが多いです。
外部セミナーだと、40~45枚前後になります。

主催セミナーの方が長いのは、参加者のレベルが上がるから。
スライドの抽象度を上げて、話す内容を参加者の反応に応じて変えているからです。
少人数セミナーだからできることですね。

ちなみに、講師によって1枚のスライドにかける時間は全く違います。
早い人も遅い人もいます。良し悪しはありません。

自分にとってリズムの良いペースを見つけていただければと思います。
なお、参加者が飽きない程度に、スライドを変えた方が良い、と私は考えています。
(ずっと同じスライドで変化がないと、眠くなってしまいがち)

なお、言うまでもなく、スライドによって1枚の時間は大きく変わります。
あくまでも平均ですが、これを把握できると、90分セミナーで何枚くらいのスライドを準備すると良いのか?などが分かるようになってきます。

最後の最後に。
慣れないうちほど、事前に話す練習をしてみましょう。
想定していた時間通りに話せないことが多いので、自分でチェックするのです。

ぜひ試してみて下さい。
少し慣れれば、時間の長いセミナーほど、時間調整は楽になります。

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まとめ
  • アジェンダ(目次)と、時間をあらかじめ決めておく
  • コンテンツを多めに準備して、捨てるところを決めておく
  • 時計を目立つところに置いて、自然に目に入るように



【編集後記】
今日はいつもより少し早く、自然に目が覚めました。
寒いのは苦手ですが、せっかくなので、そのまま起床。
おかげで仕事が前倒しで進んでいます。


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