名刺管理、できていますか？
顧客の情報は、売上を獲得するための重要な資産です。本記事では、名刺管理の4ステップをご紹介します。
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ステップ1：紙の名刺のまま、個々人が管理する
最初は紙の名刺のまま管理する方法です。顧客の情報は個々人の管理に任されています。
- 名刺専用クリアファイルに入れる
- 回転式名刺ホルダーに入れる
どのような形で管理するのが良いかは、人によって好みがあるでしょう。
私も新卒から数年間は専用のクリアファイルに入れていましたが、10数年前からデジタル化しました。
物理的なファイル・ホルダーは、必ず一杯になってしまうときがくるので、そのたびに再度仕分けが発生するからです。また、同じ人から新しい名刺をもらうたびに、その方の名刺を探して交換するという物理的な作業が発生するのも嫌でした。
言うまでもなく紙ですので、溜まれば溜まるほど、場所を取ります。ただでさえ手狭なことが多い中小企業のオフィスに、場所を取るものはできる限り避けた方が良いでしょう。
また、社内で共有することが難しいのが問題です。組織全体で紙の名刺を管理できれば良いのでしょうが、それを上手くやっている組織を見たことがありません。
ステップ2：スマホアプリ（無料）でデジタル化する
次のステップはデジタル化です。様々な方法がありますが、一番簡単なのは、スマホアプリで名刺を撮影することでしょう。これは「Eight」というアプリで撮影しているところです。（名刺じゃなくて近所のフィットネスクラブのカードですが 笑）
撮影が終わると自動で文字認識をして、データ化（デジタル化）してくれます。アプリの中で「あいうえお順」「会社名順」などに並び替えをして一覧表示したり、名前や会社名で検索することもできます。これはあいうえお順で並べたときです。
名前を選択すると、そのままタップして電話をかけることもできますし、メールを送信することもできます。紙の名刺をもとに自分で入力すると面倒な上に、間違い電話・メール誤送信の元になります。これなら間違いも減って安心・楽チンです。
ただ、この状態ですと、あくまでも個人が便利になっただけです。組織としては顧客情報を共有できていないのが難点です。
なお「Eight」の場合は、相手もEightを使っていると、相手が自分の名刺を更新すると、情報が更新されます。知らぬ間にお客様が昇進・転勤・転職したときにも便利です。
ステップ3：スマホアプリ（有料）・他のツールで管理する
ステップ2で得たデジタル化のメリットを組織全体に広げていきます。有料版のアプリにすると、社内全体で情報を共有することができます。「Eight」の場合は「企業向けプレミアム」があります。
- 「担当営業が外出時に、顧客に電話する必要が出たのだが、連絡先が分からない」
- 「顧客に一斉メールを送信する担当者が、営業に聞かないと顧客のメールアドレスが分からない」
という「顧客情報の属人化」から脱却することができます。
このステップまで進むと、ようやく顧客情報を組織の資産になり始めます。ただ、このような情報の共有だけに費用を払いたくないという場合には、このステップを飛ばして、ステップ4に進みましょう。
ステップ4：CRMで管理する
ステップ3までは基本的に名刺情報のみの共有でした。第4ステップではCRM（顧客関係管理のシステム）に名刺情報を登録し、その上で案件情報・過去の取引情報・顧客に関わるタスクなどの付随情報を追加していきます。
ここまで来ると、顧客情報を売上につなげることができます。
- 売上の期待値や商談の状況を経営者が把握する
- 顧客や商談の情報をCRMで共有し、ルーチン的な日報や営業ミーティングをなくす
- ある条件を満たした顧客にメールを送信する
- 最近取引のない顧客を抽出する
- 優良顧客だけに特別なご案内をする
- 昨年、展示会に来てくれた方に、次回の展示会を案内する
- タスクの期日が近づいたら担当者に通知する（タスク管理）
売上につなげるというと、新規顧客獲得のイメージが強くなりますが、必ずしもそうとは限りません。過去に取引があった、あるいは商談はあったけど取引に至らなかった顧客との関係性を活かすことの方が、効率は良くなります。
今、貴社はどのステップにあるでしょうか。現在の状態を確認して、より顧客情報を活かせるように見直してみましょう。
- 顧客情報の活用は4つのステップからなる
- 名刺によくある問題は「紙（アナログ）の限界」「属人化」
- これらの問題を解決するためにデジタル化して、組織で顧客情報を活かす
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