業務プロセスをまとめるときの考え方

業務プロセスを整理したり、一部をシステム化するときには、業務プロセスをまとめる必要があります。私がお客様の業務を分析してまとめるときの考え方をお伝えします。

業務プロセスとは何か？については、こちらの記事をご覧下さい。

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Contents

業務プロセスをまとめることで得られること

業務プロセスをまとめることで、様々なメリットが得られます。

この3つについては、こちらの記事でご紹介しました。

その他には「システム化の対象となる部分を明確にする」ことも、業務プロセスをまとめることの目的になります。何をシステム・ツールで行うのか？行わないのか？を明確にすることで、システム設計がやりやすくなります。

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業務プロセスをまとめるときに難しいのは、抜け漏れをなくすことです。

現場の方からヒアリングをすると、目の前の細かな業務ばかりをまとめることになりがちです。しかしそれでは、抜け漏れが出てしまうことが多くあります。そのため、個々の業務を細かく整理する前に全体を一覧にすることが大事です。

これは我が家の「夕食」に限った業務プロセス（笑）です。
しかし実際には「家事」全般があり、その中に「食事」、そして「夕食」があるはずです。

この例では業務を大・中・小に分けています。
実際には、もっと階層が深くなることも多いです。
大項目は経営層や組織全体で把握するもので、深くなるほど個人に紐づく細かな業務になっていきます。

必要に応じて、階層を深くしていきます。

例えば個人として無駄を減らして生産性を向上させる場合は、自分の業務を最低でも1時間単位、できれば15分単位くらいまで分解すると良いでしょう。
組織全体に対する改善の場合には、そこまでは細かくしません。

我が家の夕食（大項目）の例では、中項目は以下の4つです。

料理・片付けには小項目の業務があります。

これら縦軸に対して、横軸は以下の項目があります。

目的：あらゆる業務には目的があります。目的が書けない場合は、その業務は不要なのかもしれません。
開始条件：何かの状態変化（顧客への訪問を終えた）や、定期（月末になったら）など
終了条件：何をしたらその業務プロセスを終えられるのか
制約条件：使えるお金や時間・期限など、業務には制約条件があることが多いです
担当者：その業務の主担当者です
承認者：承認を必要とする業務の場合には、その承認者を明確にします
アウトプット：終了条件に近いものですが、システム設計をする場合には、データだけで良いのか？Wordなどへの出力が必要なのか？紙の帳票が必要なのか？など、よりアウトプットの形式までハッキリさせておく必要があります。

この点についての詳細は、次回の記事をご覧下さい。