ツール活用

同じ作業が何度も発生するのは「マスタ」を活用していないから

同じような作業が何度も発生することはありませんか?
例えば、見積時に入力した顧客名を、請求書作成時に打ち直しするなど。
このような無駄が発生してしまうのは「マスタ」(あるいはマスターデータ)の概念を知らないからです。

エクセルやワードなど、基本的なITツールを使いこなす(=無駄な作業を繰り返し発生ささない)ためにも、マスタは重要です。

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マスタを活用できないとどうなるか?

マスタ(マスターデータ)とは何か?を説明する前に、マスタを活用できないとどうなってしまうのでしょうか?
結論から書きますと、以下の通りです。

  • 同じような作業(データ入力、コピー&ペースト)が何度も発生する
  • 人間の手作業なのでミスが発生する

毎回、個人情報を書かせる無駄

一例を挙げます。
私が3ヶ月毎に通っている歯医者があります。
自宅から一番近いので通っていますが、毎回、問診票を書かされるのがメンドウでなりません。

氏名・住所・生年月日・年齢・電話番号などを、毎回毎回、書かされるのです。
これは顧客の立場から見ると、非常に面倒くさいです。
それに公の場で何度も個人情報を書かされると「この医院(会社)の情報セキュリティ体制は大丈夫なんだろうか?」と不安になります。

診察券を出しているのですから、診察券に紐づくデータは医院側で管理してくれれば良いのです。生年月日は変わらないですし、その他の要素も保険証と紐づければ変わっているかどうかは確認できるはずです。

少なくとも、毎回書かせる理由は全くありません。

何度も同じデータをコピー&ペーストする羽目に

もう少しビジネス寄りの例を挙げます。

多くの会社で使っている見積書・請求書・納品書など。
マスタを活用できないと、これらを何度も何度も入力したり、コピー&ペーストする羽目になります。

赤線で囲ったところです。
これを毎回、手作業で入力することにより、無駄&ミスが生み出すことになります。

  • 見積を作成する際に入力し(それ以前に顧客情報は獲得しているにも関わらず)
  • 納品書や請求書を作成する際にも入力(あるいはコピー&ペースト)
  • 次の取引があったときには、このエクセルファイルをコピー&ペースト
    (お客様の部署名が変わっていて、お詫びする羽目になるなど)

図にすると、こんな感じになります。

書類(見積書・納品書・請求書)をつくるたびに、人手が必要になります。
同じお客様の情報を入力するのに、これは非常に大変です。
当然、コストが余計にかかりますし、余計なミスが生まれることでサービス品質にも悪影響を及ぼします。

マスタを活用して、業務を効率化する

これを防ぐためには「マスタ(マスターデータ)」を活用します。

  • 同じデータは2度と入力しない・させない
  • コピー&ペーストを禁止

逆に言えば、同じデータを何度も入力したり、コピペしている時点で無駄があるということです。

マスタを活用すると、見積書・納品書・請求書の例は、このような形に変わります。

見積書・納品書・請求書、それぞれの書類に書かれる顧客情報は、手入力しません。
上の方にある円柱のようなもの(マスタ)を参照するだけです。

社内には顧客情報を1つしか持ちません。
「顧客マスタ」と言います。

見積・請求だけでなく、あらゆる書類を作成する際、マスタを参照するようにします。
したがって、人間は1ヶ所しかないマスタをメンテナンスすれば、常に正しい情報を維持することが可能になります。

エクセルで顧客マスタを作成したときは、下図のようになります。

  • 会社名
  • 部署名
  • 担当者名
  • 担当者メールアドレス
  • 郵便番号
  • 住所
  • 電話番号

のようなものを1列ずつ列挙したものです。

※厳密には、取引先(会社)に複数の社員(個人)が紐づきますので、取引先と連絡先でマスタを分けることが多いです。

マスタについては、こちらの記事もご覧下さい。

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では、それぞれの書類からどうやってマスタを参照するのか?
利用するツールによって、方法は変わります。
続きは別の記事でご紹介します。

まとめ
  • 無駄な繰り返し作業が発生するのは、マスタ(マスターデータ)を使っていないから
  • それにより、時間(コスト)・ミス(品質)に悪影響を及ぼす
  • マスタを利用することで、効率よく・ミスなく書類を作成できる



【編集後記】
最近、眠りが浅いようで困っています。
我が家は風が良く通るので、普段、寝るときにはエアコンを入れません。
試しにエアコン入れて寝てみようかと。。


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渋屋 隆一
プロフィール
マーケティングとIT、そしてデータを使った「売れ続ける仕組みづくり」「業務改善」が得意。コンサルティングや研修・セミナーで中小企業の経営支援をしています。元IT企業でエンジニア→マーケティング。中小企業診断士。
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