業務プロセス

業務プロセスの順番を変えるだけで、仕事が早くなる

業務を改善する4つの原則として、なくす・一緒にする・入れ替える・シンプルにするがあります。この記事では、「入れ替える」の具体例をご紹介します。

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業務改善の4原則(ECRSの原則)

業務のデジタル化・オンライン化が進むなど、業務プロセス見直しの必要性を感じている組織は多いのではないでしょうか。

業務を見直すためには有名なECRSの原則と呼ばれるものがあります。
詳細はこちらの記事をご覧ください。

業務プロセス改善の思考法「引っ越しに伴う住民票の異動」から考える業務プロセスを改善するには鉄板とも言える流れがあります。その最初は、その業務の目的を明確にすること。その上で、ECRSの原則を活用して、業務を改善していきます。1. 無くせないか? 2. 一緒にできないか? 3. 入れ替え・代替できないか? 4. 簡素化できないか?です。...

なくす・一緒にする・入れ替える・シンプルにする
この順番で業務を改善してみると、成果が上がりやすいと言われています。

私の場合は、まずなくせないか?を確認した後、一緒にする・入れ替える・シンプルにするは同時に考えるようにしています。

請求書確認のタイミングを早めただけで早期決算が可能に

具体例として、業務プロセスの順番を「入れ替える」ことで、早期決算が可能になることをご紹介します。

何かを仕入れる場合をイメージして下さい。
改善前の業務の流れは下図のようでした。

発注したものが届く(入荷)までは問題ありません。
しかし、入荷後に問題があります。

仕入先から請求書が送られてくるまで、何もできずに業務が停滞してしまいます。
請求書を送り忘れる仕入先があった場合には、催促して送ってくるまで、待つことにも。
請求書が届いた後も、納品書と突き合わす作業が必要です。
(納品書を探すだけで苦労することもあるでしょう)

先に仕入計上してしまえばどうなるでしょうか?

仕入先から請求書が届くのを待つ必要もなく、すぐに仕入計上できます。
入荷直後ですから、納品書を探すまでもありません。
ここまで月内に終えておけば、早期決算ができるのではないでしょうか。

順番を入れ替えるだけで、業務がスムーズに流れる例です。

業務プロセスを変えられない理由

こんな簡単な話なら、なぜ今までやらなかったのか?

そういう疑問が出てくると思います。
いくつか理由があります。

業務プロセスを見直す習慣がない

1つ目の理由は、業務プロセスを見直し・改善する習慣がないことです。
長年やっているプロセスですから、関係者全員が「そういうもの」と思い込んでいます。
2つ目の理由よりも、こちらが圧倒的に多いでしょう。

しかし他社の事例を見たり、第三者から指摘されることで、
「何でこんな無駄なやり方をしているのか?」
気づくことができます。

システムの制限

2つ目の例は厄介です。
使っているシステム(ITツール)の制限で、業務プロセスを変更できないことがあります。
この事例で言えば、仕入計上金額と支払金額を別々に扱わず、項目が1つしかないシステムの場合です。

するとシステム上、仕入計上と支払を分離することができません
結果として改善前の請求書を待つ業務プロセスにせざるを得なくなってしまいます。
他業界を参考につくられたパッケージの場合、このように合わない点が出てくることがあります。

システムの設定を変えて改善できれば良いのですが、そうでない場合は大変です。
パッケージベンダーさんは、この辺りの改善をスピーディーに行っていただきたいです。

また利用者としては、このような業務の流れに合わせたテストを一通り行ってから、利用する商品を選定したいところです。

まとめ
  • 業務プロセスをチェック、止める・一緒にする・入れ替える・シンプルにする
  • 購買の例、請求書確認と支払計上を入れ替えるだけで早期決算が可能に
  • 業務改善の文化がない、利用しているシステムの制限が障害になることもある



【編集後記】
とある学びの場に参加することにしました。
課題図書・感想文があるのですが、ギリギリに申し込んだため、締切がすぐに。。
週末に何とかやり切ります。


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渋屋 隆一
プロフィール
マーケティングとIT、そしてデータを使った「売れ続ける仕組みづくり」「業務改善」が得意。コンサルティングや研修・セミナーで中小企業の経営支援をしています。元IT企業でエンジニア→マーケティング。中小企業診断士。
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