タスクをチームで共有・管理するときのポイント

リモートワークが進むにつれて、個々人のタスク進捗状況をチームで共有する必要が出てきました。
今回は、チームでタスクを共有し、お互いの状況を把握しやすくするポイントをまとめました。

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1つのタスクは2時間以内

1つ目のポイントはタスクの大きさ（長さ）です。
大きなタスクのままでは、進捗状況が把握できません。
細かく分解するのですが、「最大でも2時間程度」にまで分解することを勧めています。

「提案書作成」に 3日間かかるとしましょう。
この場合、「提案書作成」というタスクのままでは大き過ぎます。
丸1日、提案書作成に集中したとしても、その進捗状況が分からないからです。

大きなタスクに対して「進捗33%」などと見ることがあります。
でも、こんな数字はいい加減で、実際には進んでいなかった・・という悲劇を見たことがあるのではないでしょうか？

最大でも2時間までにするのは、その日のうちにステータスが変わるからです。

その日にミーティングなど他の仕事が入ったとしても、2時間程度のタスクであれば、ステータスが変わります。
その動きを共有できるので、個人タスクは最大でも2時間単位まで分解するのです。

「提案書作成」の例で言えば

というようにタスク分解できるはずです。

もちろん言うまでもなく、プロジェクト全体として見たときには、個人タスクまで共有すると細かすぎることがあります。
個人タスクまで共有するのは、狭い範囲で十分です。
本当に個人レベルのタスクまで共有する必要があるのか？は、常に確認しておきましょう。

例えば、自律的に仕事ができるメンバーであれば、個人タスクまで共有する必要はありません。
もう少し大きな単位（例：成果物）で進捗共有しておけば十分でしょう。

リアルタイムに更新する

2つ目のポイントは、タスクの進捗状況をリアルタイムに更新することです。

1週間ごとに週報などを出していたら、タスク管理になりません。
例えば、お客様との商談を終えたら、その時点でタスク状況を更新します。（遅くとも、その日のうちか翌朝まで）

そのためには、アポイントやミーティング直後に、タスク更新分の15分を最初から予定に組み込んでおきます。

余談として一例を挙げますと・・
私は公的機関での企業支援の仕事を行う際などに、このルールを適用しています。
企業支援（社長とのミーティング）が終わったら、すぐに報告書を書いてしまいます。

公的機関の職員の方には「仕事が早い」と喜んでいただけます。
私としては、原則（マイルール）にしたがって、即時共有（リアルタイム）しているだけなのです。

手間がかからないツールが前提

3つ目のポイントです。
リアルタイムで共有するためには、手間がかからない方法を選ぶ必要があります。

「自分のタスクは紙の手帳などで管理したい」という方もいらっしゃるかもしれません。
そういう方にとっても負担にならない方法でないと、全員のタスクを共有することができません。

例えば、チーム全員のタスクを1枚のエクセルで管理すると

というような手間が発生します。
このような手間を少なくしない限り、タスク共有はうまくいきません。

どういうやり方だと手間がかかり、逆にかからないのか？
それは業務内容や個々のITリテラシーによって変わります。

• パソコンを常に開いている仕事なのか？
• 移動が多い仕事なのか？（その場合はスマホアプリやWebでの共有が好ましい）
• どんなITツールを使っているか？（Microsoft 365、Google Workspace、サイボウズOffice、kintoneなど）
• リモートワーク中心の人がいるか？

「お勧めのタスク管理ツールはありますか？」と良く聴かれるのですが・・
残念ながら、そのチームごとの状況を聴かない限り、お勧めできないです。

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【編集後記】
タスク管理ツールは、結構「沼」だと考えていまして。
私自身、自分のタスク管理だけでも、数年おきにツールを変えているような状態です。
（プロジェクトに参加する場合は、そちらのツールを利用）

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