前回、30人規模までのスモールビジネスにおけるIT活用ステップをご紹介しました。
多くの企業は、レベル1からレベル2の間にいます。
この記事では、レベル2に到達するために、やっておきたいことをお伝えします。
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Contents
現時点のIT活用度はどの程度か？
前回の記事で、IT活用の3つのステップをご紹介しました。
多くの中小企業はレベル1から2の間に属していることが多いようです。
（3に至っている企業は、ほぼ見たことがありません）
レベル1の特徴をいくつかピックアップすると以下の通りです。
- 社長（経営者）がITを理解していない
- IT担当者がいない
- 業務は紙が中心のため、リモートワーク（在宅勤務）は不可能
まず、社長自身がITを理解していません。
エンジニアのように深い理解をするということではなく、ITを活用するとビジネスにどんな可能性があるか？を理解していないのです。
ITは「怖い」「分からない」「怪しい」と感じているため、色んな理由をつけてITから距離を置いています。そこまで極端ではないとしても、自分ひとりではIT活用を推進できないのに、誰に聞けば良いのか分からない状態の社長も多いようです。
ITに可能性を感じていないため、IT担当者を割り当てることが「コスト」になってしまいます。ITを理解して、可能性を感じることができれば、担当者を割り当てることが「投資」に変わっていきます。
IT担当者を割り当てたら、最初に取り組むべきは「紙をなくす」ことです。
レベル1の企業は、紙とハンコで業務が回っているため、非常に生産性が低く、リモートワーク（在宅勤務）の対応も出来ないからです。
ITを使いこなす組織をつくる社長の行動
ここからは、レベル2（ITを使いこなす組織）になるための、具体的な施策をご紹介します。まずは社長がやるべきことからです。
ITと経営の関係を学ぶ
技術的なことよりも、まずはITを活用することで経営に与えるインパクトを知りましょう。そのためには、身近な事例を多く知ることが、最も有効です。
一般的な中小企業の事例が多いので、IT経営マガジン「COMPASS」は個人的にお勧めです。Webで事例を探しても良いですし、四半期に1回届く冊子を申し込んでも良いでしょう。
自社と同業の事例だけでなく、別業界の動きを知ることで、いいアイデアが得られることもあるでしょう。そういう意味では、大企業や先進企業の事例を見ることも、お勧めしています。
社長自身のIT環境を整える
次は、社長自身がITを使うことです。
そのためにパソコン、スマホを準備します。（ガラケーは止めましょう）
印刷を他人に任せ、
スケジュール管理も人任せ、
自分ではメールを打たず、電話するだけ。こんな昭和な経営者・管理職は、
在宅勤務になって、どう過ごしているのでしょうか？立場に関わらず、自分の身の回りのITツールを使いこなすことは、当然の時代です。「分からない」は通用しません。
— 渋屋 隆一💡中小企業のデータ・IT活用 (@giraffe_duck) April 15, 2020
ご自身のスケジュール管理や、ミーティングの調整など、自分で行います。
そして、自分のスケジュールを社内に公開します。
「社長、いつも会社に居ないけど、何やっているのか分からないよね」
という状態をなくします。
（もちろん、明かせない予定があるときには、非公開にすれば良いでしょう）
そして、スマホを持ったら、基本的に電話禁止です。
電話は相手の時間を突然奪うので、集中力を妨げるなど、生産性低下の原因です。
（事前に時間調整をした上で、電話するなら良いのですが）
記録が残らないので、曖昧なコミュニケーションになりがちでもあります。
チャットやWeb会議でコミュニケーションできるようにしていきましょう。
リモートワーク（在宅勤務）を推進するにも、必要なことです。
IT担当者を割り当てる
続いて、IT担当者を割り当てましょう。
社長自身がパソコンやスマホの調達から、壊れたときのサポートまでしていたら、あっという間に時間が足りなくなってしまいます。それでは本末転倒です。
最初は業務内容を知るために社長がやることもあるでしょうが、早いうちにIT担当者を割り当てることをお勧めしています。
最初は専任ではなく、今やっている業務に追加する兼任の形からスタートするでしょう。
業務量が増えてきたら、専任担当を割り当てると良いです。
そうすることで、「うちの会社もIT活用を進めていく」という意思を示すことにもなります。
社内から紙と電話をなくす
社長自身がITツールを使い始め、IT担当者をアサインしたら、社内から紙と電話をなくせないか？チャレンジしていきましょう。
始めにお伝えしますが、そう簡単なことではありません。
ITツールを使いこなせないという問題だけでなく、「今までのやり方がいい」「変わりたくない」という人間の本能とぶつかるからです。
紙をなくす（ペーパーレス化）
社長の行動でスケジュールの共有をお勧めしたのは、会社全体でスケジュールという「データを共有すること」に慣れて欲しいからです。
個々人が紙の手帳でスケジュールを管理していたら、非常に不便です。
ホワイトボードに行先を書いている例を見かけますが、外出先から予定が確認できないなど、無駄が発生してしまいます。
データを共有することに慣れてくると、様々な業務をデータ化できるようになります。
- 顧客データ
- 商品データ
- 商談データ
- 会計データ
これらを、担当者ごとに持つのではなく、全社的に共有します。
それによって、業務プロセスが整備され、効率的に業務をまわせるようになっていきます。
電話をなくす
お客様などからの電話を突然なくすことはできません。
しかし、社内同士の電話は減らしていくことができます。
先述の通り、チャットとWebミーティングを使っていきます。
そんなに難しいことはありません。
例えばLINEは子供からお年寄りまで使えるツールです。
チャットもできますし、相手を身ながら行うWebミーティングも行えます。
ただ、Webミーティングは画面を共有するなどができるZoomを使った方が良いでしょう。こちらも難しくありません。
今までITに無縁だった方々も、コロナ禍において一気に使い始めています。
現時点で社内にITツール類が何も無いようでしたら、パソコンとスマホを準備した上で
- G Suite（グーグルが提供するグループウェア）
- Zoom（Webミーティング）
の2つを、まずは活用してみてはいかがでしょうか。
- ITを使いこなす組織になる最初は、社長がIT活用事例を知ること
- 紙と電話をなくせるように、ITツールを活用していく
- 反発もあり、そう簡単ではないため、社長のリーダーシップが必要
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【編集後記】
プログラミング（Python）と数学を並行して学び始めました。
以前からやりたかったものの、今まで何となく手を付けてこなかった2つを同時に学べて楽しいです。
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