IT・システム全般

大事なデータのバックアップを行っていますか?

大事なデータのバックアップを取っていますか?
いざというときに、バックアップがないために悲劇に遭うことがあります

<スポンサードリンク>



バックアップがないことの悲劇

データのバックアップを取っていないことで、色んな悲劇が起きます。
いくつか例を見てみましょう。

操作ミスで消してしまう

一番やりがちなのは、操作ミスでファイルを消してしまうことです。
人間、誰しもミスはおかすもの。私も年に数回はやらかしています。。

ファイルそのものを消してしまうことも、中身のデータだけを消してしまうことも。
あるいは間違ったデータで上書きしてしまうこともあるでしょう。

デスクトップパソコンを使っていて、編集中に電源が落ちることもあります。
それまでの編集が大きければ大きいほど、ショックを受けます・・
そんな経験を何度かしてから、私はもうノートパソコンしか使わなくなりました。

このような場合は、ファイル1つだけを、バックアップから復旧できるとベストです。

パソコンが壊れてデータが復旧できない

今度はパソコンやスマホそのものが壊れてしまった場合です。
データがその端末にしか入っていなければ、残念ながら復旧は困難です。
(特殊な復旧サービスもありますが、相応の時間とお金が掛かります)

パソコンやスマホは電子機器ですから、いつ壊れるか分かりません。
端末にしかデータが入っていない状態は、避けるべきでしょう。

ファイルがウイルスなどで破壊される

パソコンがウイルスなどに感染した場合も同様です。
どの範囲まで被害を受けているのか分からない場合は、パソコンが壊れたときと同じで、全体的な復旧が必要になります。

仮に壊れたファイルが特定できている場合は、そのファイルだけを復旧することもあります。

バックアップの方法

バックアップがないことによって、大変な目に遭うことはお分かりいただけたでしょうか。
ここからはバックアップの方法をお伝えします。

データの保管場所はクラウドにする

データをできる限り端末に溜めずに、クラウドを利用します。
常にクラウドでバックアップを取っている状態にするのが、基本です。

パソコンの場合、内部の「マイドキュメント」などではなく、DropboxやGoogleドライブなど、クラウドストレージにファイルを置きます。

こうするとパソコンが壊れてもファイルはクラウドにあるので保護できます
しかも、古いバージョンも保管されているので、操作ミスしても過去のファイルに戻せます

「いつでもどこでも働ける」を実現するクラウドストレージ「どこでも働ける環境」をつくるにはデータが場所に縛られないことが大切です。そのためにはクラウドストレージを活用するのが最適。この記事ではパソコン内部やNASにデータを保存するのと比べて、クラウドストレージが優れている点をご紹介します。...

また、メールはGmailを使って、同じくパソコンにダウンロードしないようにします。
このような運用に慣れていくと、パソコンもスマホも、ディスク容量が小さく済むのがメリットです。

なお、DropboxやGoogleドライブなど、クラウドストレージそのものが壊れることを懸念する場合は、別のクラウドストレージなどにバックアップしておきます。例えば、DropboxのバックアップをGoogleドライブでとります。

ただ、大量の動画ファイルがあるなど、容量の大きいファイルを抱えている場合には、NASを購入してバックアップするのも、1つの手です。私のお客様ではQNAPを使っていたことがあります。

クラウド(SaaS)のデータ

その他、クラウド型のアプリケーションを利用していることがあるでしょう。

  • 顧客・案件管理
  • 会計ソフト
  • 生産管理
  • POSレジ
  • ECサイト

などなど、現在は様々なアプリケーションがクラウド化されています。

可能な限り、自動・定期的にバックアップを取得しておきましょう。
例えば、私は顧客・案件管理をZoho CRMで行っていますが、隔週でバックアップを取る設定にしています。

会計freeeはこのような設定がないので、定期的に手動でバックアップを取って、ファイルをダウンロードしています。

その他データ

その他にも、失いたくないデータがあるなら、バックアップ方法を調べてみましょう。
「iPhone バックアップ」とか、「写真 バックアップ」などと検索すると、情報が見つかるでしょう。

私の場合は、以下のようなものがあります。

  • メモ
    「Evernote」というクラウドアプリでメモを取っています。
  • スマートフォン
    今はAndroidで、自動的にバックアップを取っています。
    (設定→システム→バックアップ→Googleドライブへのバックアップ)
  • 写真
    スマホで撮った写真は、GoogleフォトとAmazonフォトの双方に自動バックアップしています。
  • 本ブログ
    「BackWPup」というプラグインを用いて、バックアップしています。

流れていくデータは追いかけ過ぎない

バックアップで大切なことは、何が重要なデータかを見極めることです。
全てのデータがバックアップできれば良いですが、バックアップにもコストは掛かります。
やることが増えると大変ですし。

重要ではないデータは、あまり固執しすぎない方が良いでしょう。
例えば、メールやチャットは、数ヶ月~1年分のデータがあれば十分ではないでしょうか。

もし過去のメールを検索しないと仕事がまわらないのだとすると、それは業務プロセスの設計自体が誤っている可能性が高いです。

流れていくフロー・データと、蓄積すべきストック・データを振り分けて、後者をバックアップ取るようにしましょう。

まとめ
  • 重要なデータはバックアップがないと悲劇に見舞われる
  • クラウドにデータを置くことが基本
  • フローとストックを見極めて、ストックをバックアップする



【編集後記】
ずっと学校が自宅待機な息子ですが、時間割を組んで動く習慣が少しずつ身についてきました。気づいたら私よりも先に、昼食の準備を進めてくれていました。


メルマガ『経営は100種競技!』を毎日配信しています。
マーケティングやITを身につけたい。
ビジネスを楽しみたい。
変化・成長したいというビジネスパーソンにお読みいただいています。

渋屋 隆一
プロフィール
マーケティングとIT、そしてデータを使った「売れ続ける仕組みづくり」「業務改善」が得意。コンサルティングや研修・セミナーで中小企業の経営支援をしています。元IT企業でエンジニア→マーケティング。中小企業診断士。
\ Follow me /