システム企画時には、期待効果が算出しにくいツール・システムもある

新たなツールやシステムを導入・活用する企画を立てる際、一般的には期待される効果を算出します。丸1日かかっていた作業が30分で終わるようになれば、削減された時間と時間単価の掛け算が、得られる効果です。

しかし、全てのツール・システムが、このように期待効果を算出できるわけではありません。この記事では、期待効果が算出しにくいツールやシステムの代表例として、コミュニケーションツールをご紹介します。

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Contents

コミュニケーション・ツール（Slack）とメールの違い
コミュニケーションツールの文化
だから期待効果を「算出」するのは難しい

コミュニケーション・ツール（Slack）とメールの違い

コミュニケーションツールあるいはコラボレーションツールと呼ばれていますが、今まで利用してきたメールとは、かなり異なります。最近、急激に広がっているSlackを例に取ると、このような画面です。

（Slackのページより）

これを従来のメールと比較すると、どうなるでしょうか？

（浅田さんより遠藤さんにメール）
遠藤さん

お疲れ様です。浅田です。

例の新企画の件ですが、進捗は予定通りでしょうか？

以上、よろしくお願いいたします。

（さらに署名がついていたりする）

（遠藤さんより浅田さんのメールに返信）
浅田さん

お疲れ様です。遠藤です。

お問い合わせの件、予定通り進捗しております。
こちらがスケジュールの詳細です。（添付ファイル）

以上、よろしくお願いいたします。

（さらに署名が・・略）

無駄に文章が長いですね・・
書く方も読む方も疲れますし、さらにメールだと以下のような手間が掛かります。

相手のメールアドレスを入力しなければならない（自動入力は事故が起こりやすいのでNG）
関係者が多い場合にはCCを追加したりメーリングリストを活用したりする

Slackを導入することで、このような手間を減らすことができます。その時間・単価から導入効果を無理矢理算出することもできますが、それはSlack活用の本質ではありません。（Slackに限らず、他のコミュニケーションツールも同様です）

比較した通り、メールに比べるとSlackはカジュアルです。スマホからでも気軽に投稿できる長さです。コミュニケーションが必要なときに、サラッとできてしまいます。メールだと「書くの大変だから後で・・」となりがちですが、それを回避しています。

コミュニケーションツールの文化

またSlackは基本的にオープンです。メールのように1対1の概念ではなくて、常に関係者に見えるところでコミュニケーションします（ダイレクトメッセージという1対1の機能もありますが、あまりSlackの本質ではないので、使うのを嫌がる人もいます。）。

要するに、同じプロジェクトを進めている仲間に対して、隠し事をするな！もっとオープンにやろうぜ！というわけです。もちろん、「飯いこーぜ！」とかはプライベートチャンネルやダイレクトメッセージでやりとりするのでしょうが・・

再度、Slackの画面を見てみましょう。

赤線で囲ったところ、重要です。1つの拍手と8つの星がついています（リアクションと言います）。それだけの人が、新企画がスケジュール通りに進んでいることを称賛しているわけです。関係者全員が見ているところでやりとりをするからこそ、それを見た人たちが、直接は関係なくとも、リアクションをすることで、自らの意思を伝えているのです。

この拍手のようなアイコン（絵文字）は、標準で用意されていますが、自分で作成することもできます。私は仕事柄、色んな組織のSlackに入れてもらっていますが、会社やコミュニティによって、「それらしい」アイコンがあるのが面白いです。LINEで絵文字を使う人は、イメージが湧きやすいのではないでしょうか。

思わずクスっと笑ってしまったり、ほわっと和ませてもらったり。絵文字そのものが、組織文化を示しているのです。カスタムの絵文字を全くつくらない、という組織文化もあります。お堅い組織とか・・笑

このように、コミュニケーションツールの導入は、手間を省く云々よりも、組織のコミュニケーション文化そのものを変革しようとする取り組みなのです。