業務プロセス

業務プロセスは、目的によって制約条件が変わる

前回は業務プロセスとは何か?業務プロセスが持つ特徴をご紹介しました。

業務プロセス(ビジネスプロセス)とは何か?業務プロセスの見える化とか生産性向上とか、色々と言われています。AIだRPAだと騒がれている現実もありますが、まずは自社の業務プロセスに正面から向き合うことが、本当のスタートです。では、業務プロセスとは何なのでしょう?その特徴や忘れてはならないことをご紹介します。...

今回は業務プロセスを復習しつつ、制約条件があることをお伝えします。

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業務プロセスには親子関係がある

前回はオムレツでしたが、今回はカレーです。

家庭でカレーをつくるためには、材料を切る・炒める・煮るというプロセスがあります。前の手順が終わらないと、次の手順に進めません

さらに、料理することは、カレーをつくる(夕食を食べる)という全体のプロセスから見ると、あくまでも一部です。その前後には、買い物もありますし、片付けもあります。

このように1つの業務プロセス(料理)が、全体プロセス(夕食)の一部になっていることは良くあることです。このとき、夕食全体が親プロセス、その一部である料理は子プロセスになります。

経験豊富な人ほど、全体プロセスを担うようになり、逆に経験が浅い人ほどプロセスの一部を担います。ちなみに我が家では、私は片付け担当になることが多いです(笑)

業務プロセスには制約条件がある

あらゆる業務プロセスには、制約条件があります。同じく家庭でカレーをつくることを考えても、以下のような制約条件があるのではないでしょうか。

  • 帰宅してから30分以内でつくらなければならない(共働き家族あるある)
  • 子どもが小さいから甘口は別にしなければならない
  • コストは1,000円以内(実際には月の食費で見ているでしょうが)
  • アレルギーがあるので、〇〇は使わない
  • 使える人手は自分だけ

一般の業務プロセスでも、以下のような制約条件があります。

  • 期限(いつまでに終える必要があるのか)
  • コスト
  • 使える人手・設備

上司など、仕事を頼む側は、わざわざ毎回制約条件を詳細に伝えません。ですから仕事を頼まれる側は、不明ならば、制約条件をちゃんと確認しておく必要があります

  • いつまでに終える必要があるか?
  • この件で使って良い費用はいくらか?
  • 他部署や外注を頼って良いか?
  • 設備やシステムを使って良いか?

こういう確認を、仕事を頼まれた時点でできる人は優秀だと感じます。逆に、例えば期限を確認しないまま仕事を進めてしまって、上司から催促されたりするのは、まだまだ半人前ということです。(期限を伝えない上司側にも問題がありますが)

ちなみに、上司ではなく、顧客から頼まれたとするならば、どうでしょう?
期限は確認する必要がありますが、その他については、受注金額から自社で判断する必要があります。

制約条件は目的で変わる

前回お伝えしたように、業務プロセスには目的があります。同じ家庭でつくるカレーであったとしても、

  • 共働き家族が、平日に食べる日常のカレー(手早く・健康に)
  • 週末に新婚さんが趣味でつくる、記念日カレー(ふたりの時間・記念日をお祝い)

のように、色んな目的があるでしょう。

当然ですが、目的が変わると使える予算も時間(制約条件)も変わってきます

前者は30分・1,000円が制約条件になるかもしれません。後者は2時間で3,000円も使うかもしれません。しかも1人ではなく、2人でつくります。

余談ですが、我が家で100グラム1,000円以上の高級肉とワインでビーフシチューを振る舞ったら「んなもん、美味しくなるに決まっている」と言われたことがあります。どうやら制約条件を超えてしまったようでした。。

まとめ
  • 業務プロセスには、親子関係がある
  • 目的によって、制約条件が決まる
  • 制約条件にしたがって、業務プロセスを決める必要がある

この連載の目次です。

  1. 業務プロセス(ビジネスプロセス)とは何か?
  2. 業務プロセスは、目的によって制約条件が変わる(←今回はここ)
  3. 業務プロセスを見える化(可視化)する3つのメリットとは?

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