神奈川産業振興センターにて登壇したセミナーのレポートです。今回は第3回です。
＜スポンサードリンク＞
自社のIT環境チェックリスト
初回は働き方改革を行うための3つの要素、
2回目は働き方と生産性向上の関係について、お伝えしました。
この後、いくつかの話を行いましたが、そこは割愛。
参加者の皆さまに問題意識を持っていただくため、自社のIT環境チェックを行っていただきました。
- オフィスに出勤しないと仕事がまわらない（オフィスワーク）
- 大切な文書は紙の書類として存在する
- 社内の承認や、契約書類はハンコが中心
- 見積は会社に戻らないと作成できない
- 顧客や取引先、社内との連絡は電話が中心
- ミーティングは対面でしか行われない
- 同じ会社の人の予定・どこにいるかがすぐに分からない（スケジュール）
- 名刺はもらった本人しか利用できない
「その通り」と思う人は1点、「そんなことはない」人は3点。
全体として点数が低いほど、IT活用できていません。
この8つに特別な意味があるわけではなく、
私が日々、中小企業を観させていただく中で、
IT活用ができていない企業の一般論を並べただけです。
既に十分にIT活用している企業であれば、ほぼ全ての項目で3点を取るでしょう。
逆にIT活用できていない。スマホやパソコンが使えない企業だと合計10点以下になるでしょう。
仕事内容によって多少は変わりますが、せめて20点以上はとって頂きたいです。
20点未満の場合には、IT活用が遅れてしまっていると認識いただくと良いと思います。
なお本セミナーでは、自社の記入をしてもらった後、周りの方と意見交換をしていただきました。10点強くらいの会社が多かったようです。
IT導入・活用の3ステップ
ITを導入・活用していくには、大きく3つのステップがあります。
社内でITを使う
1つ目は社内でIT使うことです。
いきなりお客様に関係するところで利用すると、失敗したときのインパクトが大きくなってしまいます。
したがって慣れないうちは、お客様から見えない業務をITで効率化します。
例えば日報の共有、日商の計算、経費精算など社内で無駄の多い業務をIT化することで、スムーズに業務が行えるようにします。
なお、どこから止めたら良いのか分からない場合は、電話とFAXを禁止にしてみましょう。これらのツールはビジネスで使うには、無駄しかありません。
最初は反発があるかもしれませんが、現代のツールに慣れてしまうと、こんな化石みたいなモノを使う気が失せるはずです。
外に向かってITを使う
続いてお客様に向かってITを活用します。
レジをタブレット型のスマートPOSレジに変更したり、ホームページやメルマガの活用を行ったりします。
お客様とWebやSNS上でやり取りすることが増えるかもしれません。
社内だけで利用していた頃に比べると、どの情報を社外に公にして良いか？など、
判断基準が磨かれていくでしょう。
今まで以上に組織のITリテラシーが上がっていきます。
そしてお客様に対して活用することによって、顧客満足度が上がります。
直接的に売上やリード（見込客）の増加につながるのです。
ビジネスそのものの変革
3つ目は、ビジネスそのものをITを前提としたものに置き換えます。
これは難易度が高いので、本セミナーでは、ほぼ解説しませんでした。
まずはチェックリストも見つつ、改善できるところ（社内業務）からIT活用してみましょう。
- 自社のIT環境をチェックリストで確かめてみる
- IT活用を進めるには、自社内→お客様に向かって→ビジネスそのものの変革の順で進める
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
メルマガ『経営は100種競技！』を毎日配信しています。
マーケティングやITを身につけたい。
ビジネスを楽しみたい。
変化・成長したいというビジネスパーソンにお読みいただいています。
