IT・システム全般

静岡県中小企業団体中央会さま主催「IT活用セミナー」に登壇しました

2月24日、静岡県中小企業団体中央会さま主催にて、「ITツール活用セミナー」を行いました。
この記事では、その中身をご紹介します。

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参加者へのアンケート結果

せっかくのオンラインセミナーですから、投票機能を利用して参加者のIT活用状況をうかがってみました。
(オンラインセミナーは、対面型のセミナーよりも飽きやすいので、こうやって参加してもらうことで興味関心を高める効果も狙っています)

参加者は20名以上いらっしゃいましたが、回答頂けたのは18名。

IT入門セミナーの位置づけだったので、まだまだ使えてない人が多いかと思いきや、予想以上に使えている人が多かったです。
オンラインセミナーだと使える人しか参加できない、というハードルが、まだまだあるのかもしれません。

IT活用状況

1つ目はIT活用状況です。
具体的な基準があるというよりは、参加者自身として、どのように感じているか?を回答頂きました。

自己評価では、「少しは活用できている」という方が最多でした。

顧客とのコミュニケーションツール

続いて顧客とのコミュニケーションツールです。

トップはメール、続いて対面です。
電話・FAXも根強いですね。。
個人的には電話・FAXを、早くビジネスの場面から無くしたいと考えています。

一方、Webミーティングやチャットはゼロでした。

クラウドの認知度

本セミナーでは、クラウドのITツールを徹底的に使うことをお勧めしました。
そのため前提としてクラウドをご存じかどうか?をヒアリングしました。

大半の方が認識はされていました。
もちろん、セミナーでは説明もさせて頂きましたが、予想以上に多くの方が既にご利用されていました。

Zoomセミナーなので、皆さんセミナー中にクラウドを使っているんですが(笑)

使ったことのあるツール

プライベートを含めて使ったことがあるものを選んで頂きました。

ここは全員、Webミーティングは選んで頂きました(笑)
チャットはプライベートでLINEの利用率が高いだろうと予想していた通り。
スケジュール共有やクラウドストレージが、思った以上に利用されていました。

スマホでの音声認識入力

今回は中央会さま主催のセミナーということで、組合の理事・事務局の方からの参加が多いだろうと予想しました。(実際、そうでした)

以前に組合様の支援をしたとき、ご高齢の理事が多くて、スマホでのフリック入力に苦戦されていました。
その際に音声認識入力を教えたところ、これが大ヒットだったので、ここでも確認してみました。

こちらも思っていた以上に使っている方が多かったです。
セミナー本編では、私が実際にスマホを使って音声認識入力を行うところを、ご覧いただきました。

デモ中心のセミナー

本セミナーの特徴は、デモを多めに設定したことです。
実際に動いているものを見ていただいた方が、理解が進むからです。

Webフォーム

1つ目はWebフォームです。

中小企業・組合で紙書類がなくならないのは、Webフォームを使わないからです。
(それだけではありませんが)
ペンで書くということをなくす。最初からデジタルで入力してもらう。
それをデモ用のフォームで実際に体験して頂きました。

対顧客や、対役所など、紙書類がやりとりされる場面は残りますが、少なくとも社内・組合内で紙書類をやりとりするのは止めましょう!ということで、最初に紹介しました。

同じように文書(Googleドキュメント)、表計算(Googleスプレッドシート)、フォルダ(Googleドライブ)についてもデモでご紹介しました。
皆さん、ガンガン書き込んで下さったので、同時に10名以上で編集されるところをご覧いただけました。

カレンダー共有

続いてカレンダー共有です。

仕事で手間が掛かることの1つが日程調整です。
頻繁にやり取りする方であれば、カレンダーを共有した方が速いです。
空いている時間を見つけて、そこにスケジュール確保依頼を出すだけ。

実際に組合様で利用された実績のお話しをしつつ、Googleカレンダーの画面を見ていただきました。

ITツールを活用して業務改善するときの2パターン

今回、事前に頂いた質問がありました。

ある建設業の方が、LINEを使って写真や図面の共有をされているそうです。
今はLINEで送られてきたものをプリントアウトし、手書きで追記して、スキャンしてから再度LINE送るという手間が発生しているそうです。

このご質問に限らず、このような業務改善を行うときには、大きく2つのパターンがあります。

  1. 今までのやり方を大きく変えず、無駄を省く方法
  2. その業務の目的に立ち戻り、やり方そのものを変える方法

まずはイメージしやすい1点目の方法をお伝えしました。
口頭で説明するよりも、実際に観てもらった方が速いので、こちらも動画で。
ついでに動画をYouTubeにアップしてみました。

図面はネットから拾ってきた適当なものです。
このように直接デジタルで編集してしまえば、プリントアウト・スキャンの手間が省けますね。

そして2点目、そもそもなぜ写真や図面をやり取りするのか?
LINEやり取りしたら、特定のファイルを探すのは大変ではないでしょうか?
間違って更新前のファイルを開いてしまうことなどもありそうです。

そもそも論に立ち戻り、適したツールを探してみたら実際にありましたので、ご紹介してみました。

まとめ

デモの前にITツールを活用する上で知っておいて頂きたいことを40分ほどかけてお伝えしました。
その後にデモ、Q&A受付という流れでした。

2時間のなかで変化をつけたので、参加者も集中しやすかったのではないでしょうか。
(Zoomウェビナーで実施したため、参加者のお顔を拝見していません。なので本当に集中されていたかは分かりませんが・・)

まとめ
  • 静岡県中小企業団体中央会さま主催のITツール活用セミナーに登壇しました
  • まずはITツールを活用する上での必要知識を
  • 後半はデモを中心に行い、実際に動いているITツールをご覧いただきました



【編集後記】
今日は大手システムインテグレーターにて企業研修に登壇。
資料作成講座の2日目です。


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渋屋 隆一
プロフィール
マーケティングとIT、そしてデータを使った「売れ続ける仕組みづくり」「業務改善」が得意。コンサルティングや研修・セミナーで中小企業の経営支援をしています。元IT企業でエンジニア→マーケティング。中小企業診断士。
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